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1. Alcance

El alcance de este usuario que hemos denominado “Consultor Autoatención” (también conocido en la industria como vendedor, distribuidor, asociado) dentro de la plataforma consiste en realizar la gestión de su propio negocio, capacitarse, realizar ventas, comisionar y escalar constantemente su negocio dentro de la compañía. Algunas de las opciones que el consultor autoatención tiene dentro de la plataforma y que luego detallaremos dentro de este mismo documento:

• Registro de consultor.

• Manejo del perfil personal.

  • Micrositio (sitio web personal).

• Entrenamiento.

  • Academia / LMS.

  • Metas.

  • Archivos de usuario.

• Administración de Pedidos.

• Agenda personal.

• Vista 360 & seguimiento.

• Comisiones y plan de carrera.

• Seguimiento Personal.

• Comunicaciones.

• Gestión de prospectos (leads - CRM).

1.1. Cobertura del SW

El enfoque es el seguimiento personal (autoatención) del distribuidor:

• Registro.

  • Contratos en el registro.

    • Formas de aceptación.

• Entrenamiento.

  • Metas/guías.

  • Archivos y materiales de apoyo.

  • Academy.

• Ventas.

  • Seguimiento a pedidos.

  • Pedidos por Backoffice.

• Agenda

  • Eventos.

  • Complemento al negocio.

• Incentivos.

  • Metas.

  • Inicio rápido.

• Seguimiento personal.

  • Consulta 360.

    • Perfil personal.

    • Pedidos y Facturas.

    • Incidentes.

    • Saldo.

    • Puntos.

    • Comisiones.

      • Plan de carrera.

      • Indicadores.

      • Evolución.

      • Extracto.

      • Billetera (conversión).

        • Puntos.

        • Comisión.

        • Dinero (cuenta corriente).

      • Indicadores.

      • Referidos.

• Comunicaciones.

  • Comentarios en los pedidos.

  • Inbox.

  • Mensajes (línea de tiempo).

  • Redes Sociales.

• Gestión de Leads - CRM.

2. Definiciones

Es fundamental conocer las principales funcionalidades que ofrece el sistema para realizar una buena gestión interna de los consultores y de las personas que hacen parte de la red. Esto permitirá un mejor entendimiento de las diversas opciones para realizar seguimiento personal e impulsar el desempeño de las ventas. 

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Es el reporte(s) de los movimientos de las cuentas consolidadas o que administra cada representante.

3. Funcionalidades destacadas

3.1. Vinculación y entrenamiento

• Múltiples formas de vinculación como consultor: una persona que desee unirse a la compañía y comenzar como distribuidor podrá realizarlo a través de diferentes medios (sitio web replicado y corporativo, Backoffice, backend o chatbot).

• Impulso de carrera a través de entrenamiento personal: existen robustas funcionalidades para entrenar a la fuerza de ventas e impulsar al máximo el desempeño en el área de ventas. (Metas/guías, Archivos y materiales de apoyo, academia/LMS)

3.2. Ventas

• Diversos medios para realizar pedidos: los pedidos pueden ser realizados por los consultores a través de diferentes medios que ofrecen las mismas funcionalidades y calidad de experiencia en su canal de preferencia (chatbot, sitios web replicados, sitio web corporativo, backend y Backoffice).

• Creación y seguimiento de pedidos a terceros y propios: para mayor efectividad y en caso de requerir apoyo en la creación o seguimiento de un pedido, es posible que el consultor tome pedidos en nombre de sus clientes o por los consultores de su red misma, puede realizar sus propios pedidos por los diferentes canales.

• Control de actividades y compromisos en la agenda: los consultores pueden crear eventos e invitar a los clientes o personal de la empresa, para realizar charlas, promocionar eventos, etc.

• Gestión de comisiones como incremento de indicadores de desempeño: el consultor podrá validar y hacer seguimiento a las comisiones que le serán otorgadas, de esta manera esto ayuda a mejorar diversos indicadores de desempeño de las ventas y del personal (plan de carrera, Indicadores, evolución personal y de la red)

• Acceso a billetera y conversión de monedas: los consultores pueden realizar todo tipo de transacciones (canjear puntos, comisiones, dinero) desde la plataforma, con el fin de ayudar al crecimiento del negocio del cliente.

• Ganar y obtener incentivos a través de metas de negocio: los consultores pueden ganar incentivos como remuneración por el cumplimiento de los logros de las metas otorgadas y las personas referidas que han llegado a la compañía.

3.3. Seguimiento

• Consulta Centralizada, seguimiento 360°: el seguimiento del negocio es vital para tomar planes de acción, con esta funcionalidad le permite al consultor acceder a múltiple información de las personas de la red o información propia.

• Diferentes medios de comunicación: estas funcionalidades permiten a los consultores estar en constante contacto con los clientes y fuerza de ventas, para anuncios generales, promociones, etc.

• Invitación y gestión de Leads: Los consultores podrán hacer manejo de los prospectos o posibles clientes de la compañía, invitando y atrayendo a la mayor cantidad posible de leads para mantener una buena tasa de personas interesadas en los servicios que ofrece la compañía.

4. ​Condiciones

Para la adecuada utilización de las funcionalidades del SW es necesario tener definido previamente los elementos técnicos y/o de negocios, tales como:

• Plan de contenidos: definir el enfoque y el objetivo necesario que se va a abarcar en el contenido.

• Esquemas gráficos: definición del customer journey mmap del usuario para definir los elementos visuales con los que el usuario interactúa para unirse a la compañía.

• Modelo de vinculación: tipo de formulario se va a emplear (compra de kits, formulario únete), sitios donde se pueden registrar (Web, contáctenos, Backoffice, chatbot).

• Alcance de funcionalidades de interacción que aplican al modelo de negocio: definir las funcionalidades disponibles por el sistema a usar.

• Qué medios de comunicación se van a manejar: definir medios de contacto con los clientes (email, formulario de contáctenos, líneas de atención, etc.).

• Objetivo y alcance funcional de los consultores: acorde al modelo de negocio, definir qué tipo de acciones pueden realizar los consultores y cuáles son las funcionalidades que pueden abarcar.

• Alcance del plan de carrera: definir cómo se clasifican los consultores y cuál es el objetivo del mapa vial según el plan de alcance que tendrán.

5. ​Funcionamiento

5.1. Journey

Ahora pasamos al mundo del Consultor Junior Juan Carlos. 

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• Entra al sitio web de la compañía y allí se registra 

• Juan Carlos tendrá acceso a su sitio replicado.

• Juan Carlos comienza a promocionar su sitio en redes sociales 

• Él continúa navegando en su oficina virtual:

  • Entra al perfil a organizar sus redes

  • Organizar su foto, su información de contacto

  • Revisa los contratos que debe de tener firmados

• Entra a su Backoffice y comienza a capacitarse

• Juan Carlos puede revisar las metas personales.

• Juan Carlos para poder lograr las metas comienza a vender

  • Crear pedidos

  • Agendar citas con sus clientes

• Juan Carlos también puede entrar y revisar sus:

  • Indicadores

  • Sus comisiones

  • Bonos ganados por campaña

• Juan Carlos luego puede consultar su información personal

  • Consultar otras personas debajo de su red, el estado y desempeño que han tenido durante periodos de tiempo

• Adicional, Juan Carlos puede comunicarse con su red directamente

  • Tener interacción

  • Visualizar su inbox para ver las notificaciones

  • Enviar correos y mensajes

• Y finalmente Juan Carlos podrá gestionar información de sus clientes

6. Elementos configurables

Este es un documento de alcance de funcionalidades del Consultor y por tanto en esta sección se expresan una serie de configuraciones que se deberían realizar para poder obtener el alcance que se presenta al Consultor.

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A continuación, se listan los elementos a configurar en el SW:

6.1. Configuraciones Principales

• Configuración CMS y LMS todo acorde al contenido (Marketing).

• Configuración de roles y permisos.

• Configuraciones de comunicaciones acordes al módulo de Marketing.

• Establecer la activación de los sitios replicados a los consultores (si aplica según el modelo de negocio de la compañía).

6.2. Configuración de módulos relacionados

• Establecer los campos requeridos en el registro de un consultor

• Establecer contratos de aceptación

• Configurar variables de entorno para el funcionamiento de aceptación de contratos.

• Establecer redes sociales y contenido del sitio replicado

• Configurar niveles de ranks para segmentación

• Establecer guías y contenido de entrenamiento

• Determinar plantillas para el envío de correos electrónicos al crear o modificar un ticket.

• Configurar las divisiones políticas y zonas 

• Establecer las conversiones de monedas a usar en el sistema (comisiones)

7. Alcance detallado

7.1. ​Registro

Juan Carlos quiere convertirse en consultor, para ello primero debe registrarse y ser parte de la compañía e iniciar como distribuidor. Existen diversas formas de vincularse, de acuerdo con el sitio en que se realiza, por ejemplo:

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Nota: Estas formas de registro como consultor se explican a mayor detalle en el módulo comercial - registro

7.1.1. Contratos en el Registro

7.1.1.1. Aceptación en el registro

En una compañía puede ser muy importante la aceptación de contratos por parte de los usuarios antes de utilizar los servicios y/o beneficios de la compañía. 

Por esta razón, S4DS ofrece la posibilidad de aceptar los términos y condiciones definidos y configurados por la compañía para un registro exitoso, el contrato puede ser desplegado en una caja de texto o en un link para su lectura y aceptación.

7.1.1.2. Aceptación en mi perfil (contratos)

Cuando hay actualizaciones de los acuerdos y contratos, o nuevos contratos acordes a distintas condiciones, estos estarán disponibles para su revisión y aceptación en la sección de perfil, donde se muestran los contratos que fueron aceptados y los que se encuentran pendientes por aceptar.

7.1.1.3. Aceptación en el login (popup)

Pasado cierto tiempo cuando el usuario inicie sesión, si este aún no ha aceptado algún contrato requerido por la compañía, se puede restringir el acceso de la persona a la plataforma. En este caso en el login será expuesto el contrato a la espera de su aceptación para poder acceder al sistema.

7.2 Landing page shortcuts

Juan Carlos una vez registrado y dado de alta en el sistema accede a su Backoffice personal en el cual al iniciar sesión va a aterrizar en una página que le permitirá navegar fácilmente, allí va a encontrar:

• Accesos directos: 

  • Juna Carlos podrá encontrar a un solo click pantallas importantes del sistema para gestión de su negocio

• Buscador inteligente: 

  • A través de éste, Juan Carlos puede buscar cualquier tema que desee acceder rápidamente, puede buscar por número de pedido y el sistema lo llevará al detalle de esa orden, o puede buscar por el nombre de un producto y el sistema lo llevará al catálogo, puede también buscar por el nombre de alguien específico y el sistema lo llevará a la consulta 360 de esta persona. Juan Carlos con tan solo describir en la barra del buscador y obtendrá la información relacionada.

• Widgets/Reportes en pantalla:

  • En esta pantalla Juan Carlos también tendrá acceso a pequeños widgets que le van a dar información relevante de su negocio, él podría ver los pedidos por tipo, los mejores de su red, las ventas en modo de gráfica en tiempo real y muchos otros datos más que le permitirán hacer una radiografía inmediata de su negocio.

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7.3. Entrenamiento

Juan Carlos es nuevo en el negocio y le gustaría aprender más acerca de las ventas y de cómo aumentar su desempeño en la compañía. Para esto, S4DS ofrece diferentes opciones para entrenarse acordes al nivel e intensidad.

7.3.1. Guías

Una de las guías más usadas es el Inicio rápido o my Fast Start, allí Juan Carlos va a encontrar una serie de actividades que la compañía le sugiere realizar para fortalecer su conocimiento y estar listo para vender y crecer.

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• Pantalla de Eventos

  • La compañía puede habilitar un checklist de actividades que le indiquen a Juan Carlos, cuántas personas mínimas debe invitar, cuántas ventas debe lograr, cuántos eventos al mes debería organizar, etc.

7.3.2. ​Base de conocimiento

Otra forma de capacitarse fácilmente que tiene Juan Carlos es consultando los Base de conocimiento que los encuentra en su Backoffice.  Estos son archivos que la compañía le sube en el sistema, como:

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Juan Carlos puede descargar este material e incluso compartirlo directamente desde su Backoffice con las personas de su Red

7.3.3. ​​Academia (e-learning)

A través de S4 Academy, Juan Carlos puede capacitarse en cursos que publique la Compañía con diferentes niveles de profundidad y estar listo para vender.

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• Publicar utilizando diversos formatos

  • Videos

  • Tutoriales

• Crear dependencia de cursos

  • Acorde al nivel en el negocio o

  • Solo logrando que con unos se liberen otros

• Asignar Tareas

• Comunicación con docentes

• Realizar autoevaluaciones

• Obtener menciones destacadas por los logros

7.4. Ventas

Para Juan Carlos, hacer su gestión de ventas, cuenta con un módulo a través del cual puede consultar el total de pedidos que haya agregado directamente por su Backoffice o las que haya recibido de sus clientes a través del sitio replicado. En este puede realizar gestiones como:

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Esta opción de pagos solo funciona si tienes pedidos pendientes y sin pago relacionado.

7.4.1. Toma de pedidos: Backoffice & Sitio replicado

Desde su portal y/o sitio replicado, el consultor puede gestionar de forma autónoma sus pedidos, también puede revisar información y detalles importantes del pedido, como:

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• Acciones: Acciones sobre un pedido

  • Editar orden

  • Ver el detalle de la orden

  • Solicitar una devolución o Ver devoluciones realizadas

  • Solicitar soporte sobre la orden

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7.5. Agenda

Juan Carlos puede agendar citas comerciales en su calendario y planear todas sus actividades del mes, también puede crear eventos donde invite a sus clientes, ya sea a una locación física o virtual, para mostrar los productos y hacer una labor comercial muy completa con demostraciones que los anime a comprar.

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• Hacer venta por demostración en modelos party plan

  • Invitación de eventos de demostración

  • Habilitar a los hosts de las reuniones para apoyar el proceso (host portal)

  • Invitación de los asistentes

  • Consolidar sitio de compra física y virtual del evento

  • Otorgar los beneficios al host por su participación

• Usar como complemento a su negocio

  • Invitación de reuniones (entrenamiento, vinculación, etc.)

7.6. ​Comisiones

Juan Carlos siempre deseará ver los resultados de su campaña o del ciclo de ventas. Para esto existe un Dashboard que muestra toda la información respecto a las comisiones que ha ganado hasta el momento, mostrando:

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Esta pantalla permite a la fuerza de venta o cualquier usuario que tenga permiso revisar como están las comisiones en el momento, este se actualiza en línea

7.6.1. ​Plan de carrera

Esta gráfica muestra el rango de Juan Carlos y además él podría visualizar actividades que necesita completar para alcanzar el siguiente nivel en la compañía.

7.6.2. ​​Indicadores

Juan Carlos puede ver el detalle de sus indicadores, identificando mediante cuales ventas ganó las comisiones y obtuvo puntos o bonos, entre otros.

7.6.3. ​Evolución

En esta gráfica Juan Carlos puede ver la evolución en meses de sus ventas a través del tiempo.

7.6.4. Extracto (por persona)

Es indispensable para el control de las comisiones e indicadores de cada cliente en su empresa, tener los movimientos transaccionales de los indicadores y movimientos de las comisiones asociadas a cada cliente que tengan en estado válido.

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Juan Carlos puede acceder a ver el extracto de sus comisiones del mes, filtrando por campaña para revisar el pago que le realizó la compañía de acuerdo con el plan de compensación.

7.6.5. Billetera (conversión)

El módulo de billetera permite canjear (cambiar) puntos, comisiones y dinero de diferentes maneras:

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• Pedido nuevo:  se redimen por productos que se configuran en el sistema para este funcionamiento.

• Dinero, se debe de configurar una tabla para la conversión, por x puntos x dinero, siendo posible realizar la conversión a una moneda en específico de acuerdo con el valor configurado en el módulo. Esto afecta directamente la cartera del cliente

• El manejo es igual al de los puntos

• Dinero (cuenta corriente)

7.6.6. ​Incentivos

Los incentivos son premios, reconocimientos, regalos, entre otros. Que la compañía ofrece a la fuerza de ventas y los ganan quienes logran cumplir con los objetivos o metas asociados a cada incentivo.

7.6.6.1. Metas

Los incentivos que ofrece la compañía a la fuerza de venta tienen asociado una o varias metas para el logro de estos. Es así como Juan Carlos puede focalizarse en lograr estas metas y así llegar a disfrutar del incentivo ofrecido, tales como:

• Viajes

• Reconocimientos

• Premios

• Entre otros.

7.6.6.2. ​Referidos

Juan Carlos tiene la posibilidad de vincular personas a la fuerza de venta de la compañía, los cuales se denominan "Referidos".  Desde la opción de “Comercial dashboard ”puede consultar todos sus referidos, ver la información detallada de cada uno de ellos y generar un extracto con su información.

7.7. Seguimiento personal

Juan Carlos puede hacer seguimiento 360 a su gestión, es decir, en una sola pantalla tiene acceso a la información más importante de su propio esfuerzo comercial. En el módulo de comercial dashboard podrá consultar y realizar seguimiento a:

• Pedidos

• Facturas

• Novedades

• Indicadores y comisiones

• Balance

• Comunicarse con su líder

• Referidos

• Devoluciones

• Puntos de fidelización

7.8. ​Comunicaciones

7.8.1. ​Comentarios en los pedidos

Los consultores, al crear pedidos, tienen la posibilidad de dejar comentarios anexados a cada pedido con el fin de dejar claridad sobre algún tema ocurrido, en caso de que necesite un tratamiento especial. 

Esta opción se puede habilitar en varios pasos de la orden, incluso en todos, para que el consultor pueda dejar comentarios referentes al pago, envío, o cualquier otro tema. Esos comentarios son visibles para el administrador en el detalle de la orden una vez queda la orden finalizada.

7.8.2. ​​Inbox

Juan Carlos tiene la opción de ir a su inbox para revisar todos los mensajes que él ha puesto o que le han llegado a su timeline, tanto los que ha ingresado en los pedidos como a los que la compañía ha brindado una respuesta.

7.8.3. ​Timeline

Juan Carlos tiene la opción de enviar mensajes a la compañía o a su sponsor a través del timeline o red social interna. Desde allí se pueden adjuntar fotos o links de videos que le llegarán a su vez a ellos a su Backoffice y podrán mantenerse en constante comunicación

7.8.4. ​Redes sociales

Juan Carlos puede conectar su perfil de redes sociales (Facebook, Instagram, LinkedIn) y desde allí manejar todas sus publicaciones, ver quién interactúa con todo el contenido que él ha publicado.

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Adicional a esto, puede programar todo el contenido del mes desde allí para sus redes sociales y así mantener a sus seguidores y clientes de todo su negocio, impulsando productos y compras, invitando a unirse al negocio y mostrando un estilo de vida diferente, a través de contenido de valor.

7.9. ​Gestión de Leads

Juan Carlos tiene la opción de registrar leads (posibles compradores o clientes). Para esto tiene un módulo completo para gestionar desde su Backoffice y administrar la información relacionada para controlar los clientes que hacen parte de la compañía.

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