Tabla de Contenido | ||||||||||||||||||||||
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1. Alcance
Anteriormente, se ha previsualizado las opciones de registro que tiene un consultor, el alcance de este proceso es mostrar a más detalle las diferentes funcionalidades que tienen los consultores para unirse a la compañía o gestionar a las personas que se unen a ella y a su red.
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Administración fuerza de ventas
Entrada/Formulario
Sitio corporativo
Sitios replicados
Chatbot
Backend Corporativo
Opciones extras al formulario:
Opción de kit de inicio
Opción de compra especial por primera vez
Contrato
Campos extendidos
Documentos adjuntos
Validación cobertura territorial
Gestión interna de registros
1.1. Resumen
Formas del registro como consultor
Opción Únete
Backoffice
Chatbot
Funcionalidades extras al registro
Kit de inicio
Reglas
Contratos
Información adicional requerida
Campos extendidos
Archivos
Medios de activación e inactivación de consultores
1.2. Cobertura del Software
Administración de la red
Inscripción / Registro
Entrada/Formulario
Autoatención
Sitio corporativo
Sitios replicados
Chatbot
Backoffice del consultor
Backend Corporativo
Opciones extras al formulario
Opción de kit de inicio
Opción de compra especial por primera vez
Contrato
Campos extendidos
Documentos adjuntos
Validación cobertura territorial
Gestión interna
Activación / Inactivación
Activación
Workflows
WebService
Reglas de negocio
Estados Comerciales
Inactivación
Estados Comerciales
Forzado Individual
Forzado Masivo
WebService
2. Definiciones
Es fundamental conocer a más detalle las funcionalidades que ofrece el sistema con respecto a la reclutación de más personas para que se unan a la red de un consultor y a su vez entrar más en el tema de la gestión interna necesaria a realizar por parte del área comercial.
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Es una integración con el servicio de ubicación de Google (Google Places) el cual permite autocompletar los campos de dirección y ubicación, en este caso en el formulario de registro, este comportamiento pueda activarse o desactivarse. Dependiendo del modelo de negocio de la compañía o el alcance funcional en los registros.
3. Funcionalidades Destacadas
3.1. Inscripción / Registro de Consultores
Registro
Uso de diferentes formas de registro de consultores: Existen diversas formas para registrar los consultores, como el sitio web y sitios replicados (únete a la compañía), a través del portal de consultores (backoffice) y el portal administrativo (backend).
Aplicación de opciones extras en el registro: Según el modelo de negocio de la compañía y como se deseen manejar los registros de consultores, se ofrecen algunas opciones que permiten un registro más personalizado, acoplándose a las necesidades de la compañía y el proceso de identidad de marca, como:
Términos y condiciones
Habilitación de la aceptación de términos de Habeas Data para la autorización de datos personales.
Habilitación de aceptación de Términos y condiciones del servicio al momento de registro.
Integración Google
Captcha: Habilitación de protección anti-robots (Captcha) para el registro de consultores y clientes.
Google Address: Habilitación del proceso de Google Addresses para que se ayude a completar los datos de país, estado, ciudad y código postal automáticamente.
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Correo electrónico: Se pueden configurar diferentes plantillas que se pueden utilizar para confirmar diferentes eventos que se presentaron en el sistema (registro, pedido, cartera).
3.2. Activación e Inactivación
Diferentes medios de activación e inactivación de consultores: La compañía puede activar o inactivar al personal de ventas de acuerdo con su desempeño o análisis de condiciones.
4. Condiciones
Para la adecuada utilización de las funcionalidades del SW es necesario tener definido previamente los elementos técnicos y/o de negocios, tales como:
Modelo de vinculación: que tipo de formulario se va a emplear (compra de kits, formulario únete), sitios donde se pueden registrar (Web, contáctenos, Backoffice, chatbot).
Modelo de aplicación de reglas para la activación o registro del consultor: Definir las diversas opciones de aplicación de reglas en los registros (según el modelo de negocio, si aplica).
Alcance de los contratos: Definir los contratos que serán solicitados a los usuarios y requerimientos de aprobación (es necesario, no es necesario).
Esquema de campos requeridos en la vinculación: Definir campos requeridos para el registro de consultores, según el modelo de negocio y necesidades de la compañía.
Definir la clasificación de los estados comerciales: Establecer cuáles son los estados comerciales por los que se clasifica la fuerza de ventas.
5. Funcionamiento
5.1. Journey
David del área de comercial se encarga de gestionar las personas que hacen parte de la compañía, validar su estado y si es el caso encargarse de activarlas o desactivarlas del sistema (dependiendo de las necesidades).
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Registro
David podrá ayudar a realizar el registro de nuevos consultores a través de la opción
Convierte en un social seller
Directamente desde su administrador en donde además podrá gestionar a todas las personas de su red.
Adicional David también podrá comentarle a los demás los beneficios que pueden tener al registrarse y hacer parte de la compañía
Recibir un obsequio por su primera compra (depende de lo definido por la compañía)
Opciones adicionales de registro
Para poder registrarse necesitan enviar cierta información requerida para llegar a aprobación de la compañía antes de unirse como distribuidores.
Aceptación de contratos
Envío de documentos
Información adicional en el registro
Activación / Inactivación
Para que David pueda realizar una buena gestión del personal que hace o hará parte de la compañía, una de las opciones es verificar quienes usan o no el sistema y poder administrar esto internamente
Aprobación de registros
WebService
Estados comerciales
Carga de archivos con la información correspondiente de los usuarios
(tabla)
5.2. Esquema
Los siguientes son aspectos técnicos que permiten entender la relación de los datos y posibilidades que se tienen para configurar de formas diferentes el módulo de registro.
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A continuación, se presenta un gráfico con las principales entidades de datos que se relacionan.
Para S4DS hay una información de personas (um_persons), que es común para cualquier tipo de relación que tenga con el modelo de negocio (usuario interno, administrador, cliente, consultor / distribuidor).
Las otras tablas asociadas extienden la información de esas personas dependiendo de su tipo.
La entidad um_customers tendrá la información extendida comercial de cada persona.
La entidad um_users define el acceso que una persona tendrá dentro de la plataforma S4DS.
6. Elementos Configurables
6.1. Configuraciones Principales
Configuración de contratos que serán solicitados para el registro (si aplica)
Configuración de campos extendidos o campos adicionales. (si aplica)
Configuración de los tipos de documentos a adjuntar (si aplica)
Configuración de los estados comerciales
6.2. Configuración de Módulos Relacionados
Configuración CMS todo acorde al contenido (Marketing)
Configuración de roles y permisos
Configuración de Divisiones políticas
Configuración de Divisiones territoriales
Configuración de plantillas
6.3. Configuración del Módulo
6.3.1. Documentos Adjuntos
Este administrador permite configurar los archivos necesarios que se subirán al momento de realizar el registro de la fuerza de venta.
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Para configurar los documentos adjuntos debe ir al administrador de “Documentos Adjuntos” ubicado en el “Administrador de procesos”, abrir la modal para crear un nuevo registro o de editar uno existente, diligenciar todos los campos de la modal, y guardar los cambios.
Al realizar la configuración de archivos adjuntos permite que en otros flujos se visualicen correctamente como:
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Módulo de consultores
Porcentaje de perfil
Editar la información de un consultor
6.3.2. Contratos
Este administrador permite configurar los contratos necesarios. Ya sea en el momento de que una persona quiera hacer parte de la organización, deba aceptar documentos legales como términos y condiciones, o cualquier otro asunto legal que la compañía considere relevante.
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Para configurar los contratos debe ir al administrador de “Contratos” ubicado en el “Administrador de procesos”, abrir la modal para crear un nuevo registro o de editar uno existente, y diligenciar todos los campos de la modal, los cuales definen el país, y el rank a quienes se les mostrará, y la página en la cual se mostrará, el contrato.
Para crear un contrato es necesario tener previamente creado y configurado:
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Estos contratos son visibles en diferentes partes como:
Registro
Módulo Consultores
Contratos desde consulta 360
Reporte Textos Legales
En este módulo se listan las personas que han aceptado los contratos
6.3.3. Configuración de los Estados Comerciales (piñón)
Esta funcionalidad tiene el fin de asignarles un estado comercial al cliente dependiendo de su actividad en cada campaña, la compañía parametriza en el administrador de campañas de inactivación cuáles serían los posibles Estados que tendría cada cliente.
Para configurar las campañas de inactivación se debe ingresar al administrador de campañas de inactivación, ubicado en el administrador de procesos, abrir la modal de crear o de editar un “estado comercial”, y diligenciar los campos de la modal con los cuales se define luego de cuántas campañas inactivas el nombre del estado comercial de un usuario cambiará y por cuál nombre cambiará.
6.3.4. Segmentos de Cliente
La segmentación de los clientes permite clasificar a la fuerza de ventas o clientes de la compañía, según su pedido promedio y el número de campañas en las cuales toman los pedidos.
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Segmentación a través metas.
Segmentación de acuerdo con el kit de inicio comprado.
Segmentación a través de reglas.
6.3.5. Motivos Lista Negra
Al momento de crear un registro en la “Lista negra”, diligenciando los campos de la modal, encontraremos un campo llamado “Reason”, el cual despliega un listado de opciones para poder diligenciar el campo eligiendo una de esas opciones. Pues bien, las opciones que allí se muestren dependerán de las opciones que se configuren previamente en este módulo llamado “Motivos de lista negra”.
6.3.6. Lista Negra
Una lista negra es una base de datos de personas que se consideran prohibidas o excluidas por algún motivo, como, por ejemplo, por el incumplimiento de los términos de servicio. Una lista negra puede usarse para bloquear el acceso de ciertos usuarios al software, impidiéndoles su uso, ayudando así a protegerlo de usos indebidos.
Para crear un registro en esta lista, se debe llenar una modal con varios campos, entre ellos el campo “Reason”. Este campo muestra un listado de opciones que se pueden seleccionar para indicar la causa del bloqueo. Estas opciones se definen previamente en el módulo “Motivos de lista negra”, donde se pueden agregar, modificar o eliminar las razones disponibles. De esta manera, se puede personalizar el listado según las necesidades de la compañía.
6.3.7. Campos Genéricos
A diferencia de los campos específicos, básicos o principales, de un formulario de registro, los cuales son aquellos que se pueden utilizar para recoger información básica de los usuarios que se registran en una página web, como por ejemplo el nombre, el correo electrónico o la contraseña. Los campos genéricos o extendidos son aquellos que permiten personalizar el formulario de registro con opciones adicionales o secundarias, como la dirección, el teléfono, la fecha de nacimiento o los intereses. Estos campos pueden ayudar a segmentar mejor a los clientes y ofrecerles un servicio más adaptado a sus necesidades.
Este módulo permite editar, configurar, parametrizar o personalizar esos campos genéricos o extendidos disponibles, según las necesidades de la compañía, para que se vean reflejados en los formularios de registro de usuarios..
6.3.8. Máscaras de Documentos
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6.3.9. Tipos de Documento
…
6.3.10. Ubicación en Matrix
…
6.3.11. Enrollment con solicitud de crédito
…En este módulo se puede configurar cómo se visualizará la información dentro de los diferentes campos del formulario de registro, según el país.
Las máscaras en el registro aplican para: teléfono, celular, identificación y fecha de nacimiento.
Por ejemplo, se podría definir si las fechas de nacimiento se verán separada por barra diagonal ó guiones medios:
10/10/1986
10 - 10 - 1986
Ó también si los números de celular se agruparán de a dos o tres dígitos separados por espacios o por guiones medios:
304 535 15 81
304 - 535 - 15 - 81
6.3.9. Tipos de Documento
El sistema de S4DS le permite gestionar de forma eficiente la información de los clientes que se registran con diferentes tipos de identificación. Esto es muy útil si su empresa opera en varios países, donde los tipos de identificación pueden variar. Con el sistema de S4DS, podrá organizar y centralizar todos los datos de sus clientes de manera sencilla y práctica.
En este módulo podrá crear y editar los diferentes tipos de documento de identificación que manejará, los cuales luego se verán reflejados en el formulario de registro.
6.3.10. Ubicación en Matrix
Este módulo permite adicionar manualmente a algún usuario a una parte específica de la matrix o del árbol de red de la compañía.
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6.3.11. Enrollment con solicitud de crédito
Las variables de entorno que se deben tener en cuenta para configurar como prerrequisitos, para la solicitud de crédito en el paso de pago del registro únete, son:
VE ORDER_ENTRY_CREDITREQUEST_SHOW (T/F) con la que se activara la revisión del cupo de la persona para validar si se muestra o no el botón de solicitud de crédito.
VE BUYERREGISTRATION_CUSTOMERTYPE_TO_USE (1 consultant ó 2 buyer) para definir el tipo de cliente que quedará registrado al usar el registro con compra (con KIT).
VE ORDER_ENTRY_CREDITREQUEST_REFERENCES_SHOW (T/F) con la que se condicionará si se muestra la sección de referencias en la solicitud de crédito.
VE ORDER_ENTRY_CREDITCONTRACT_CONFIG para activar la visualización del check de contratos en el popup de solicitud de crédito.
Tiene los siguientes parámetros:Primer parámetro: Activa la visualización (T/F).
Segundo parámetro: Id del contrato.
Tercer parámetro: Link del contrato
7. Alcance Detallado
7.1. Administración de la Red
7.1.1. Inscripción / Registro
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7.1.1.1. Entradas del formulario de registro
7.1.1.1.1. Autoatención para el registro como Cliente y Consultor
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7.1.1.1.2. Backoffice del Consultor
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7.1.1.1.3. Backend corporativo para registro de Consultores
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7.1.1.2. Opciones extras al formulario
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7.1.1.2.1. Kit de inicio / Membresía
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7.1.1.2.2. Compra especial por primera vez
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7.1.1.2.3. Contratos
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7.1.1.2.4. Campos extendidos
…
7.1.1.2.5. Documentos adjuntos (Documentos de pre-registro)
…
7.1.1.2.6. Validación de cobertura territorial (opcional)
…
7.1.1.3. Gestión Interna
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7.1.2. Activación / Inactivación
…
7.1.2.1. Activación
7.1.2.1.1. Workflows
…
7.1.2.1.2. WebService (externo)
…
7.1.2.1.3. Activación por medio de Reglas de negocio
…
7.1.2.1.4. Estados comerciales
…
7.1.2.2. Inactivación
…
7.1.2.2.1. Forzado Individual
…
7.1.2.2.2. Forzado Masivo
…
Para continuar con la capacitación en la plataforma de S4DS accede al módulo …
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