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Tabla de Contenido
Tabla de Contenido | ||||||||||||||||||||||
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1. Alcance
Anteriormente, se ha previsualizado las opciones de registro que tiene un consultor, el alcance de este proceso es mostrar a más detalle las diferentes funcionalidades que tienen los consultores para unirse a la compañía o gestionar a las personas que se unen a ella y a su red.
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Administración fuerza de ventas
Entrada/Formulario
Sitio corporativo
Sitios replicados
Chatbot
Backend Corporativo
Opciones extras al formulario:
Opción de kit de inicio
Opción de compra especial por primera vez
Contrato
Campos extendidos
Documentos adjuntos
Validación cobertura territorial
Gestión interna de registros
1.1. Resumen
Formas del registro como consultor
Opción Únete
Backoffice
Chatbot
Funcionalidades extras al registro
Kit de inicio
Reglas
Contratos
Información adicional requerida
Campos extendidos
Archivos
Medios de activación e inactivación de consultores
1.2. Cobertura del Software
Administración de la red
Inscripción / Registro
Entrada/Formulario
Autoatención
Sitio corporativo
Sitios replicados
Chatbot
Backoffice del consultor
Backend Corporativo
Opciones extras al formulario
Opción de kit de inicio
Opción de compra especial por primera vez
Contrato
Campos extendidos
Documentos adjuntos
Validación cobertura territorial
Gestión interna
Activación / Inactivación
Activación
Workflows
WebService
Reglas de negocio
Estados Comerciales
Inactivación
Estados Comerciales
Forzado Individual
Forzado Masivo
WebService
2. Definiciones
Es fundamental conocer a más detalle las funcionalidades que ofrece el sistema con respecto a la reclutación de más personas para que se unan a la red de un consultor y a su vez entrar más en el tema de la gestión interna necesaria a realizar por parte del área comercial.
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Es una integración con el servicio de ubicación de Google (Google Places) el cual permite autocompletar los campos de dirección y ubicación, en este caso en el formulario de registro, este comportamiento pueda activarse o desactivarse. Dependiendo del modelo de negocio de la compañía o el alcance funcional en los registros.
3. Funcionalidades Destacadas
3.1. Inscripción / Registro de Consultores
Registro
Uso de diferentes formas de registro de consultores: Existen diversas formas para registrar los consultores, como el sitio web y sitios replicados (únete a la compañía), a través del portal de consultores (backoffice) y el portal administrativo (backend).
Aplicación de opciones extras en el registro: Según el modelo de negocio de la compañía y como se deseen manejar los registros de consultores, se ofrecen algunas opciones que permiten un registro más personalizado, acoplándose a las necesidades de la compañía y el proceso de identidad de marca, como:
Términos y condiciones
Habilitación de la aceptación de términos de Habeas Data para la autorización de datos personales.
Habilitación de aceptación de Términos y condiciones del servicio al momento de registro.
Integración Google
Captcha: Habilitación de protección anti-robots (Captcha) para el registro de consultores y clientes.
Google Address: Habilitación del proceso de Google Addresses para que se ayude a completar los datos de país, estado, ciudad y código postal automáticamente.
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Correo electrónico: Se pueden configurar diferentes plantillas que se pueden utilizar para confirmar diferentes eventos que se presentaron en el sistema (registro, pedido, cartera).
3.2. Activación e Inactivación
Diferentes medios de activación e inactivación de consultores: La compañía puede activar o inactivar al personal de ventas de acuerdo con su desempeño o análisis de condiciones.
4. Condiciones
Para la adecuada utilización de las funcionalidades del SW es necesario tener definido previamente los elementos técnicos y/o de negocios, tales como:
Modelo de vinculación: que tipo de formulario se va a emplear (compra de kits, formulario únete), sitios donde se pueden registrar (Web, contáctenos, Backoffice, chatbot).
Modelo de aplicación de reglas para la activación o registro del consultor: Definir las diversas opciones de aplicación de reglas en los registros (según el modelo de negocio, si aplica).
Alcance de los contratos: Definir los contratos que serán solicitados a los usuarios y requerimientos de aprobación (es necesario, no es necesario).
Esquema de campos requeridos en la vinculación: Definir campos requeridos para el registro de consultores, según el modelo de negocio y necesidades de la compañía.
Definir la clasificación de los estados comerciales: Establecer cuáles son los estados comerciales por los que se clasifica la fuerza de ventas.
5. Funcionamiento
5.1. Journey
David del área de comercial se encarga de gestionar las personas que hacen parte de la compañía, validar su estado y si es el caso encargarse de activarlas o desactivarlas del sistema (dependiendo de las necesidades).
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Registro
David podrá ayudar a realizar el registro de nuevos consultores a través de la opción
Convierte en un social seller
Directamente desde su administrador en donde además podrá gestionar a todas las personas de su red.
Adicional David también podrá comentarle a los demás los beneficios que pueden tener al registrarse y hacer parte de la compañía
Recibir un obsequio por su primera compra (depende de lo definido por la compañía)
Opciones adicionales de registro
Para poder registrarse necesitan enviar cierta información requerida para llegar a aprobación de la compañía antes de unirse como distribuidores.
Aceptación de contratos
Envío de documentos
Información adicional en el registro
Activación / Inactivación
Para que David pueda realizar una buena gestión del personal que hace o hará parte de la compañía, una de las opciones es verificar quienes usan o no el sistema y poder administrar esto internamente
Aprobación de registros
WebService
Estados comerciales
Carga de archivos con la información correspondiente de los usuarios
(tabla)
5.2. Esquema
Los siguientes son aspectos técnicos que permiten entender la relación de los datos y posibilidades que se tienen para configurar de formas diferentes el módulo de registro.
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A continuación, se presenta un gráfico con las principales entidades de datos que se relacionan.
Para S4DS hay una información de personas (um_persons), que es común para cualquier tipo de relación que tenga con el modelo de negocio (usuario interno, administrador, cliente, consultor / distribuidor).
Las otras tablas asociadas extienden la información de esas personas dependiendo de su tipo.
La entidad um_customers tendrá la información extendida comercial de cada persona.
La entidad um_users define el acceso que una persona tendrá dentro de la plataforma S4DS.
6. Elementos Configurables
6.1. Configuraciones Principales
Configuración de contratos que serán solicitados para el registro (si aplica)
Configuración de campos extendidos o campos adicionales. (si aplica)
Configuración de los tipos de documentos a adjuntar (si aplica)
Configuración de los estados comerciales
6.2. Configuración de Módulos Relacionados
Configuración CMS todo acorde al contenido (Marketing)
Configuración de roles y permisos
Configuración de Divisiones políticas
Configuración de Divisiones territoriales
Configuración de plantillas
6.3. Configuración del Módulo
6.3.1. Documentos Adjuntos
Este administrador permite configurar los archivos necesarios que se subirán al momento de realizar el registro de la fuerza de venta.
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Para configurar los documentos adjuntos debe ir al administrador de “Documentos Adjuntos” ubicado en el “Administrador de procesos”, abrir la modal para crear un nuevo registro o de editar uno existente, diligenciar todos los campos de la modal, y guardar los cambios.
Al realizar la configuración de archivos adjuntos permite que en otros flujos se visualicen correctamente como:
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Módulo de consultores
Porcentaje de perfil
Editar la información de un consultor
6.3.2. Contratos
Este administrador permite configurar los contratos necesarios. Ya sea en el momento de que una persona quiera hacer parte de la organización, deba aceptar documentos legales como términos y condiciones, o cualquier otro asunto legal que la compañía considere relevante.
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Para configurar los contratos debe ir al administrador de “Contratos” ubicado en el “Administrador de procesos”, abrir la modal para crear un nuevo registro o de editar uno existente, y diligenciar todos los campos de la modal, los cuales definen el país, y el rank a quienes se les mostrará, y la página en la cual se mostrará, el contrato.
Para crear un contrato es necesario tener previamente creado y configurado:
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Estos contratos son visibles en diferentes partes como:
Registro
Módulo Consultores
Contratos desde consulta 360
Reporte Textos Legales
En este módulo se listan las personas que han aceptado los contratos
6.3.3. Configuración de los Estados Comerciales (piñón)
Esta funcionalidad tiene el fin de asignarles un estado comercial al cliente dependiendo de su actividad en cada campaña, la compañía parametriza en el administrador de campañas de inactivación cuáles serían los posibles Estados que tendría cada cliente.
Para configurar las campañas de inactivación se debe ingresar al administrador de campañas de inactivación, ubicado en el administrador de procesos, abrir la modal de crear o de editar un “estado comercial”, y diligenciar los campos de la modal con los cuales se define luego de cuántas campañas inactivas el nombre del estado comercial de un usuario cambiará y por cuál nombre cambiará.
6.3.4. Segmentos de Cliente
La segmentación de los clientes permite clasificar a la fuerza de ventas o clientes de la compañía, según su pedido promedio y el número de campañas en las cuales toman los pedidos.
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Segmentación a través metas.
Segmentación de acuerdo con el kit de inicio comprado.
Segmentación a través de reglas.
6.3.5. Motivos Lista Negra
Al momento de crear un registro en la “Lista negra”, diligenciando los campos de la modal, encontraremos un campo llamado “Reason”, el cual despliega un listado de opciones para poder diligenciar el campo eligiendo una de esas opciones. Pues bien, las opciones que allí se muestren dependerán de las opciones que se configuren previamente en este módulo llamado “Motivos de lista negra”.
6.3.6. Lista Negra
Una lista negra es una base de datos de personas que se consideran prohibidas o excluidas por algún motivo, como, por ejemplo, por el incumplimiento de los términos de servicio. Una lista negra puede usarse para bloquear el acceso de ciertos usuarios al software, impidiéndoles su uso, ayudando así a protegerlo de usos indebidos.
Para crear un registro en esta lista, se debe llenar una modal con varios campos, entre ellos el campo “Reason”. Este campo muestra un listado de opciones que se pueden seleccionar para indicar la causa del bloqueo. Estas opciones se definen previamente en el módulo “Motivos de lista negra”, donde se pueden agregar, modificar o eliminar las razones disponibles. De esta manera, se puede personalizar el listado según las necesidades de la compañía.
6.3.7. Campos Genéricos
A diferencia de los campos específicos, básicos o principales, de un formulario de registro, los cuales son aquellos que se pueden utilizar para recoger información básica de los usuarios que se registran en una página web, como por ejemplo el nombre, el correo electrónico o la contraseña. Los campos genéricos o extendidos son aquellos que permiten personalizar el formulario de registro con opciones adicionales o secundarias, como la dirección, el teléfono, la fecha de nacimiento o los intereses. Estos campos pueden ayudar a segmentar mejor a los clientes y ofrecerles un servicio más adaptado a sus necesidades.
Este módulo permite editar, configurar, parametrizar o personalizar esos campos genéricos o extendidos disponibles, según las necesidades de la compañía, para que se vean reflejados en los formularios de registro de usuarios.
6.3.8. Máscaras de Documentos
En este módulo se puede configurar cómo se visualizará la información dentro de los diferentes campos del formulario de registro, según el país.
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304 535 15 81
304 - 535 - 15 - 81
6.3.9. Tipos de Documento
El sistema de S4DS le permite gestionar de forma eficiente la información de los clientes que se registran con diferentes tipos de identificación. Esto es muy útil si su empresa opera en varios países, donde los tipos de identificación pueden variar. Con el sistema de S4DS, podrá organizar y centralizar todos los datos de sus clientes de manera sencilla y práctica.
En este módulo podrá crear y editar los diferentes tipos de documento de identificación que manejará, los cuales luego se verán reflejados en el formulario de registro.
6.3.10. Ubicación en Matrix
Este módulo permite adicionar manualmente a algún usuario a una parte específica de la matrix o del árbol de red de la compañía.
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6.3.11. Enrollment con solicitud de crédito
Las variables de entorno que se deben tener en cuenta para configurar como prerrequisitos, para la solicitud de crédito en el paso de pago del registro únete, son:
VE ORDER_ENTRY_CREDITREQUEST_SHOW (T/F) con la que se activara la revisión del cupo de la persona para validar si se muestra o no el botón de solicitud de crédito.
VE BUYERREGISTRATION_CUSTOMERTYPE_TO_USE (1 consultant ó 2 buyer) para definir el tipo de cliente que quedará registrado al usar el registro con compra (con KIT).
VE ORDER_ENTRY_CREDITREQUEST_REFERENCES_SHOW (T/F) con la que se condicionará si se muestra la sección de referencias en la solicitud de crédito.
VE ORDER_ENTRY_CREDITCONTRACT_CONFIG para activar la visualización del check de contratos en el popup de solicitud de crédito.
Tiene los siguientes parámetros:Primer parámetro: Activa la visualización (T/F).
Segundo parámetro: Id del contrato.
Tercer parámetro: Link del contrato
7. Alcance Detallado
7.1. Administración de la Red
7.1.1. Inscripción / Registro
…
7.1.1.1. Entradas del formulario de registro
7.1.1.1.1. Autoatención para el registro como Cliente y Consultor
…
7.1.1.1.2. Backoffice del Consultor
…
7.1.1.1.3. Backend corporativo para registro de Consultores
…
7.1.1.2. Opciones extras al formulario
…
7.1.1.2.1. Kit de inicio / Membresía
…
7.1.1.2.2. Compra especial por primera vez
…
7.1.1.2.3. Contratos
…
7.1.1.2.4. Campos extendidos
…
7.1.1.2.5. Documentos adjuntos (Documentos de pre-registro)
…
7.1.1.2.6. Validación de cobertura territorial (opcional)
…
7.1.1.3. Gestión Interna
…
7.1.2. Activación / Inactivación
…
7.1.2.1. Activación
7.1.2.1.1. Workflows
…
7.1.2.1.2. WebService (externo)
…
7.1.2.1.3. Activación por medio de Reglas de negocio
…
7.1.2.1.4. Estados comerciales
…La necesidad del equipo comercial es desarrollar una fuerza de ventas robusta y agregar nuevas personas a la red constantemente.
Toda compañía debe capturar los datos de sus clientes con el fin de que su fuerza de ventas tenga toda la información necesaria para sus actividades comerciales, esto por lo general se realiza mediante un formulario de registro o de inscripción.
Para esto, en la plataforma S4DS es posible registrar:
Clientes
Consultores
Clientes que se quieren convertir Consultores
Consultores que desean continuar solo como Clientes
Consultores inactivos que quieren volver al negocio
Este registro es posible realizarlo a través de:
Los canales de autoatención y autorregistro desde:
El Sitio corporativo
Los Sitios replicados
El chatbot
El Backoffice: Registro que realice un Consultor desde su Backoffice
El Backend: Registro que realiza un área especializada desde el backend corporativo
Los campos y procesos del registro varían de acuerdo con la necesidad de la compañía. El formulario de registro cuenta con las siguientes opciones para capturar los datos del Cliente y/o Consultor.
Formulario Corto (Comprar como invitado): Link del formulario
Formulario Largo: Link del formulario
Chatbot
Archivos planos
Webservices: integración vía API
Backoffice del Consultor
Backend Corporativo
Como parte del registro, la empresa puede diseñar modelos que incluyen
Ser parte de un flujo natural de e-commerce
Ser parte de un flujo de registro con opción adicional de compra de kits y compras promocionales
Aprobación de contratos, brindar documentos que se solicitan, etc.
Al ingresar estar en un flujo de aprobación y verificación de datos
7.1.1.1. Entradas del formulario de registro
7.1.1.1.1. Autoatención para el registro como Cliente y Consultor
…
7.1.1.1.2. Backoffice del Consultor
A través del Backoffice del Consultor, es el mismo Consultor quien puede igualmente registrar nuevos Consultores (requiriendo o no una compra por parte del nuevo consultor) y activar Consultores inactivos.
Registro de Consultores
A través del Registro que realice un Consultor desde su Backoffice
Ver registro de consultor - Backoffice
Activar Consultores inactivos
A través del Backoffice, el Líder de la Red puede activar Consultores Inactivos
Ver activación/inactivación
7.1.1.1.3. Backend corporativo para registro de Consultores
A través del Backend Corporativo, la empresa puede igualmente registrar Consultores (requiriendo o no una compra por parte del nuevo consultor), incluyendo información importante, tales como asociar el patrocinador (líder de la red) y el referente (La persona quién invitó o refirió al nuevo personal al negocio) este puede ser el mismo patrocinador u otra persona, la zona territorial de la persona y su información personal.
A través del Registro que realiza un área especializada desde el backend corporativo.
A través del backend un área especializada puede activar Consultores Inactivos: requiere una activación previa en el sistema, sea manual o por carga, para que el consultor inactivo al momento de ingresar al sistema quede nuevamente activo (un administrador activa al consultor).
| Panel | ||
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Configuraciones previas
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7.1.1.2. Opciones extras al formulario
Las opciones extras al formulario permiten a la compañía la gestión de diferentes métodos de registro, estas son opcionales de acuerdo con cómo están definidas las necesidades de negocio de la compañía.
Las siguientes son ejemplos de características que se pueden adicionar al registro.
7.1.1.2.1. Kit de inicio / Membresía
La compañía puede configurar la opción de un registro condicionado a la compra de un Kit de Inicio / Membresía, es decir, quien quiera hacer parte de la fuerza de venta de la compañía, quedará activo una vez haya pagado esta compra.
La compañía puede armar el kit con uno o varios productos de su catálogo de producto o tener un producto virtual que es una tarjeta de membresía.
Esto a su vez permite configurar condiciones de segmentación de plan de carrera (RANKS) especiales, que pueden ser usados luego para el cálculo de comisiones o lista de precios aplicable al consultor que se registre y a través de esta opción.
| Panel | ||
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Configuraciones previas
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7.1.1.2.2. Compra especial por primera vez
Esta opción se configura cuando se desea que durante el proceso de registro se envíe al carrito de compra para que la persona realice una compra con algunas condiciones especiales (ofertas especiales / cupones / descuentos, etc.) que solo aplican en esta Primera Compra.
7.1.1.2.3. Contratos
Los contratos en el proceso de registro permiten a las compañías la opción, de que al momento de que una persona quiera hacer parte de la organización, deba aceptar documentos legales como términos y condiciones, o cualquier otro asunto legal que la compañía considere relevante, sea esto al momento de vincularse a la fuerza de venta o en el desarrollo del plan de carrera del consultor.
La aceptación de los contratos se da por parte del Consultor:
En el Registro
En Mi perfil (contratos)
En el Login (popup)
Las principales características de estos contratos son:
Pueden cargarse múltiples contratos de acuerdo con el país
Cada contrato podría configurarse para un rango de consultor específico.
El consultor debe aceptar los contratos que se hayan asignado en el momento del registro.
El sistema almacena la fecha en que fue aceptado el contrato.
Desde este módulo se puede:
Consultar por un contrato específico
Activar o desactivar algún contrato
Cuáles contratos se tienen activos
Se puede exportar la información de las personas que han aceptado el contrato
| Panel | ||
|---|---|---|
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Configuraciones previas
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7.1.1.2.4. Campos extendidos
Los campos extendidos permiten tener un registro más personalizado y de esta forma obtener más información de la fuerza de venta.
Pueden ser configurados con preguntas adicionales y específicas de las que se desea obtener información, las cuales no están en el formulario de registro. Por ejemplo:
Codeudor
Referencia personal
Referencia comercial
El sistema cuenta con 20 campos extendidos para las personas, los cuales podrán ser usados por el sistema de reglas de S4DS para clasificar las personas por alguno de estos campos.
Estos campos extendidos estos se pueden usar a través de:
Registro de fuerza de ventas
Exportación
Carga de archivos
Administrador
| Panel | ||
|---|---|---|
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Configuraciones necesarias
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7.1.1.2.5. Documentos adjuntos (Documentos de pre-registro)
A través de esta opción es posible capturar archivos requeridos por la organización para completar el registro de la fuerza de venta. Estos se pueden configurar según el modelo de negocio de la compañía.
7.1.1.2.6. Validación de cobertura territorial (opcional)
De manera opcional, cuando el modelo de negocio lo requiere. Al relacionar un patrocinador se valida que tanto el cliente registrado como el patrocinador se encuentren en la misma zona territorial con el fin de llevar un control de que no se registren clientes en zonas que no son de la red (directora, distribuidores).
| Panel | ||
|---|---|---|
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Configuraciones necesarias Previamente se debe configurar:
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7.1.1.3. Gestión Interna
El área comercial puede realizar la gestión interna del personal nuevo que ingrese a la compañía por medio de:
Filtrar las personas nuevas por fecha o estado
Reporte (archivos planos)
Workflow:
Aprobación de registros y documentos adjuntos (Usuarios Pendientes de validación)
7.1.2. Activación / Inactivación
La activación e inactivación está relacionada con los estados comerciales configurados por la compañía, donde las empresas buscan activar o inactivar a los usuarios, tomando en cuenta diferentes características, como la fidelidad de compra de un cliente en la compañía, la actividad que ha tenido un consultor, entre otros factores.
S4DS ofrece diferentes formas de gestionar esto para que así la compañía pueda tener información más clara y segmentada de cómo se comportan sus clientes.
7.1.2.1. Activación
7.1.2.1.1. Workflows
Por lo general, los negocios requieren que haya un flujo de trabajo asociado para activar un nuevo integrante a la fuerza de venta, y para esto la plataforma permite asignar un workflow / flujos de trabajo para que un equipo de personas especializado pueda aprobar o no la activación del nuevo consultor.
Este módulo permite realizar toda la gestión de aprobaciones que la empresa configure para que el nuevo integrante de la fuerza de venta (asesor, emprendedor, consultor, distribuidor) pase los filtros hasta quedar activado.
| Panel | ||
|---|---|---|
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Configuraciones necesarias Para que el proceso de activación e inactivación sea correcto es necesario realizar las siguientes configuraciones.
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7.1.2.1.2. WebService (externo)
Cuando los flujos de aprobación de consultores se realizan en aplicaciones o en procesos externos a la plataforma, existe la posibilidad de integrar el resultado de la activación por medio de WebServices.
Es un servicio externo el cual permite comunicarse directamente con el sistema para obtener información de usuarios o a su vez modificarla. A través de este servicio se pueden crear nuevos registros, modificar sus datos, como cambiar el estado de activación del usuario, entre otros.
7.1.2.1.3. Activación por medio de Reglas de negocio
Los consultores también pueden ser dados de alta por medio de reglas de negocio un poco más complejas y que le dan flexibilidad al negocio para diferentes situaciones.
Es posible configurar reglas de tal forma que un pedido que pase por las ofertas y el cliente lleve determinados productos lo activen automáticamente.
7.1.2.1.4. Estados comerciales
Los estados comerciales se usan como una herramienta adicional de segmentación de clientes, desde una relación comercial o punto de vista donde, de acuerdo con el modelo de negocio, la compañía puede situar a los clientes en estados definidos, a partir de la interacción comercial y/o desempeño que tengan con la compañía.
A través del SW se puede realizar esta gestión para clasificar la fuerza de ventas en torno a la consecutividad en la toma de pedidos o en su falta de interacción comercial con la compañía.
Los estados comerciales se definen con el número de campañas o períodos que un consultor no ha tomado pedido con la compañía y permite también activar automáticamente a consultores que lleven más de un número de campañas sin tomar pedido.
Es importante tener presente que estos estados comerciales se actualizan cada vez que se realiza el precálculo y se realiza el cierre de ciclo, se puede realizar de forma manual o activando un cron.
Para mirar el estado comercial de una persona se cuenta con las siguientes opciones:
Widget de los estados comerciales
Por consulta centralizada
Reporte Stencil
Visualización de históricos
7.1.2.2. Inactivación
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La inactivación de los integrantes de la fuerza de venta es posible realizarla a través de:
Estados comerciales
Forzado individual
Forzado masivo
Webservice (WS)
7.1.2.2.1. Forzado Individual
…El forzado individual se refiere a realizar una inactivación individual de diferentes usuarios en el sistema.
7.1.2.2.2. Forzado Masivo
…El forzado masivo se refiere a inactivar de forma masiva diferentes usuarios en el sistema. Esto se puede realizar a través de cargas de archivos.
Para continuar con la capacitación en la plataforma de S4DS accede al módulo …
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