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1. Alcance

El alcance de este proceso es mostrar cómo hacer seguimiento de las metas, los cumplimientos, crecimiento del plan de carrera, o ya sea para evaluar las reglas definidas para el pago de las comisiones y de incentivos

• Comisiones

  • Calendario

  • Plan de carrera

  • KPI

  • Bonos

  • Gestión

  • Cálculo de comisiones

  • Resultados

• Compensación

  • Planes de carrera

  • Comisiones

  • Incentivos

• Monitoreo y gestión

• Soporte y gestión interna

• Análisis y reportes

1.1. Cobertura del Software

• Comisiones

  • Calendario

    • Ciclo comercial

    • Ciclos adicionales

  • Plan de carrera

    • Títulos de calificación

  • KPI (Indicadores)

    • Alimentación

    • Volúmenes

  • Bonos

    • Dinero

    • Puntos

    • Premios

    • Etiquetas (medallas)

  • Gestión de comisiones

    • Gestión Indicadores

    • Cálculo de rank pago

    • Cálculo de comisiones (opcional: Anticipo)

    • Cálculo de comisiones (Final ciclo)

    • Ajuste de comisiones

    • Validación comisiones

    • Aplicación rank honorífico

    • Pago de comisiones

  • Resultado de comisiones

    • Liquidación (general: KPI, Bonos)

    • Extracto (por persona)

    • Visualización de información detallada desde consulta centralizada

• Incentivos

  • Estrategias comerciales basadas en reglas

  • Cupones

  • Bonos/Notas

  • Descuentos

  • Productos gratis (kit)

  • Incentivos adicionales

    • Fletes

• Fidelización

  • Ganar

    • Programa de puntos

      • Catálogo

      • Reglas

    • Referidos

      • Incentivos / Objetivos

  • Monitorear

    • Extracto

    • Consulta

      • Referidos

      • Puntos acumulados

    • Vencimiento

      • Caducidad en tiempo

  • Redimir

    • Programa de redención de puntos

    • Canje de puntos a cuenta corriente

• Soporte

  • Gestión de incidentes

  • Gestión Interna

• Análisis

  • Reportes

  • Tableros dinámicos

    • Estadísticas de venta

    • Comportamiento de mi red

2. Definiciones

Es fundamental conocer las principales funcionalidades que ofrece el sistema, para realizar una buena gestión de comisiones y otorgamiento de incentivos a la fuerza de ventas.

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La compresión de red permite ejecutar la inactivación de las personas en la red y pasar sus comisiones a otra persona que le correspondan.

3. Funcionalidades destacadas

• Gestión de comisiones: desde la plataforma se puede realizar la gestión, manejo y análisis total a las comisiones, KPI, plan carrera y adicional generar reportes para realizar gestión interna.

• Incentivos y fidelización: Se puede ejecutar múltiples estrategias y reglas, las cuales permiten otorgar ciertos beneficios o poder tener un mayor crecimiento en la red por medio del aumento de stencil y retención de clientes.

• Gestión de incidentes: S4DS ofrece una herramienta de reporte y control para que los incidentes del cliente queden registrados y así mismo tener un manejo en tiempo real de la gestión de ellos.

• Reportes y tableros dinámicos: Los reportes y tableros dinámicos le permiten a la fuerza de ventas realizar una gestión masiva de datos en algún tema en específico por medio de la generación de archivos o desde la visualización en la pantalla de la información necesaria.

4. Condiciones

Para la adecuada utilización de las funcionalidades del SW es necesario tener definido previamente los elementos técnicos y/o de negocios, tales como:

• Plan de carrera: se debe de definir condiciones de cómo y cuándo se van a evaluar las reglas de negocio o de compensación.

• Plan de compensación: se debe de definir el plan de pagos o de compensación para la fuerza de ventas, cada cuanto y como se realizará dicho pago.

• Establecer periodos de campaña: se debe de tener claro, el inicio y fin de cada campaña o ciclo de venta, con esta información se realiza la evaluación del plan de compensación.

• Definir tipos de monedas e incentivos: el sistema permite tener múltiples monedas depende del país, por esta razón es importante tener claro qué monedas se van a utilizar y a su vez el plan de incentivos que se va a manejar.

5. Funcionamiento

5.1. Journey

David del área comercial, se encarga de gestionar las personas que hacen parte de la compañía, una vez se haya realizado el proceso de registro y gestión de la red.

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• Administración del plan de compensación

  • Calendario Comercial

  • Plan de carrera

  • KPI (Indicadores)

  • Bonos Gestión de comisiones

  • Resultado de comisiones

  • Históricos

• Incentivos y Fidelización

  • Ganar

    • programa de puntos y referidos

  • Monitorear

    • extracto y consulta

    • "Redimir: Estrategias comerciales basadas en reglas

    • Regalos, descuentos, etc.

    • Programa de redención de puntos

    • Cupones

    • Bonos/Notas"

• Revisa tickets relacionados a comisiones e incentivos

  • Gestión de incidentes

  • Revisa reportes

• Reportes

  • Clientes por estado: activos, inactivos, etc.

  • Tableros dinámicos

  • Estadísticas de venta

  • Comportamiento de mi red

6. Elementos configurables

6.1. Configuraciones Principales

• Configuración Máquina de Estados

  • Configuración del wizard

  • Creación de categorías para la máquina de estados

    • Diario

    • Mensual

    • Anual

  • Creación de los tipos de máquinas de estados

  • Configuración de pasos de la máquina de estados

    • Integrar Red

    • Calcular Indicadores

    • Integrar Indicadores

    • Devolver proceso de Indicadores

    • Calcular Rank

6.2. Configuración de Módulos Relacionados

• Configuración de roles y permisos de los usuarios

• Definir las fechas de los ciclos o de las campañas

• Configurar los productos que se pueden canjear por puntos

• Configuración de Continuidad de rangos

• Reglas de plan de carrera (Cálculo de rank)

• Habilitar o deshabilitar los KPI y hacerlos visibles (Comercial dashboard/ Resumen de liquidación / indicadores)

• Configuración de monedas

• Asignación de volumen comisionable y calificable en los productos del catálogo

• Configuración de puntos otorgados y puntos para redimir en el catálogo

• Configuración de cupones

• Asignación de widgets y reportes a un rol deseado

• Configuración de plantillas

• Creación y configuración de los ranks (igual)

• Configuración de reglas (si aplica)

  • De Rank

  • De compensación

  • Otorgamiento de bonos

  • Otorgar puntos

  • redención de premios - bonos

• Workflow de compensación

• Crear el Plan de carrera

• Definir y configurar sistemas de intercambio de puntos a monedas y viceversa

• Liquidación de comisiones

• Definición de diferentes reglas para incentivos

• Listado de indicadores de comisiones

6.3. Configuración del Módulo

Los clientes dependiendo de su plan de compensación y su promesa de valor a la fuerza de ventas puede requerir ejecutar algunos procesos para liquidar comisiones, bonos u otros incentivos en diferentes periodicidades.

El sistema permite la ejecución de procesos dentro del proceso general de comisiones por separado, pueden ser ejecutados procesos en una base diarios, mensual y anuales. Puede haber procesos que se calculen diarios, pero puede haber otros que se calculen mensuales, por esto se da la posibilidad al cliente de configurarlo de acuerdo con la necesidad.

6.3.1. Creación del wizard

El wizard es el que nos permitirá poder tener diferentes flujos para cada máquina de estado, ejemplo: un paso para calcular indicadores solo en la máquina mensual etc. ya que a este se le pueden configurar diferentes pasos y serán únicos para cada máquina.

6.3.2. Creación de categorías para la máquina de estados

Las máquinas de estados las asociamos a una categoría de issues de manera que este en conjunto con el wizard nos permite ir pasando por diferentes flujos para cada máquina.

6.3.3. Creación de los tipos de máquina de estados

Actualmente, se soportan los 3 tipos de máquina de estados, esto permitirá que tanto el cliente como la configuración de cada proceso sea más fácil, estos tipos nos permiten poder hacer diferentes flujos para cada cierto tiempo, es decir, cálculo de indicadores diarios se configuraría en la máquina de estados diaria y los procesos mensuales o anuales no se verán afectados por esto.

6.3.4. Configuración de pasos

Los pasos son los procesos el cual puede ejecutar cada máquina de estados

• Integrar Red

• Calcular Indicadores

• Integrar Indicadores

• Devolver proceso de Indicadores

• Calcular Rank

7. Alcance detallado

7.1. Comisiones

Las comisiones son un medio que permite a la compañía incentivar, motivar y pagar a la fuerza de ventas por la gestión realizada con la fuerte interacción que han tenido con la compañía.

7.1.1. Calendario

El calendario sirve para gestionar y definir procesos de liquidación de comisiones de acuerdo con un periodo de tiempo definido. El proceso de comisiones para un consultor está directamente relacionado con el calendario comercial que haya definido la compañía.

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Una vez se finalice el tiempo definido previamente en el calendario, el administrador se encargará de ejecutar el proceso que realiza el cálculo de la comisión, lo que hace que a cada persona se le relacione el total a pagar.

7.1.2. Plan de carrera

Los planes de carrera en una compañía pueden asemejarse a una serie de escalones que deben ir alcanzando los consultores para obtener ciertos beneficios de comisiones o de control de territorios. Estos escalones son lineales de tal forma que una persona va pasando de un nivel a otro secuencialmente al alcanzar ciertas condiciones que cada compañía define.

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Los títulos alcanzados por los consultores también se tienen en cuenta para el pago de comisiones y pueden ser usados para asignar listas de precios de los productos.

7.1.2.1. Títulos de calificación

Los títulos se utilizan para segmentar a la fuerza de ventas y/o asignarle un título para identificar cómo efectuar los pagos basados en las estrategias comerciales definidas por la compañía.

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• Rank pagos: con este rank se realiza todo el tema de liquidación y pagos de las comisiones y puede variar según el resultado y la meta.

• Rank honorífico: Es el rango más alto alcanzado en la historia de la persona.

• Periodo de gracia: Es normal que algunas empresas les dan a los distribuidores más tiempo para lograr los objetivos o las metas antes de bajarlos de categoría. S4DS tiene la capacidad de configurar este período según las necesidades del negocio.

7.1.2.2. Reglas de otorgamiento de rank

Se usa para establecer un rango de un consultor o un cliente del negocio de acuerdo a las condiciones de la regla.

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7.1.3. KPI (Indicadores)

En el sistema se configuran, miden, monitorean y se usan los KPI para ejecutar todas las reglas del plan de compensación.

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• Volumen personal: Suma de los valores comisionables o calificables de las ventas personales.

• Volumen de grupo: Suma de los volúmenes personales de la red teniendo en cuenta las normas comerciales de la empresa (Exclusión del volumen personal en la cabecera de la red, Exclusión de generaciones, exclusión de volúmenes por debajo de un margen mínimo).

• Volumen total: Suma de los volúmenes personales de la red teniendo en cuenta las reglas de negocio de la empresa (Exclusión del volumen personal).

• Volúmenes por nivel: Suma de los volúmenes personales de los consultores en un determinado nivel de la red, teniendo en cuenta las reglas de negocio de la empresa.

• Volúmenes generacionales: Suma de los volúmenes del grupo por generación. Una generación sube de nivel cuando se encuentra dentro de otra generación.

7.1.3.1. Cálculo de KPI

Para el cálculo del KPI se debe definir la unidad de medida (puntos, # de personas, moneda) que lo compone y la fuente de donde se toma esta unidad de medida. Lo anterior es requerido tanto para calcular el volumen calificable como el volumen comisionable.

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• Valor calificable (VQ): valor del producto consultor con IVA, pero sin tener en cuenta el descuento

• Valor comisionable (VC): valor del producto precio público con IVA menos el valor del descuento

7.1.3.2. Visualización de KPI

La visualización de los KPI es de gran importancia para la fuerza de ventas, ya que por este medio pueden estar monitoreando en tiempo real cómo van los indicadores, esto con el fin de tener planes reactivos y planes de acción para poder alcanzar las metas.

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• Pantalla de la red (Genealogía → Consultants)

• Pantalla de comisiones (Commissions → manage commissions)

• Consulta centralizada (Comercial dashboard)

7.1.4. Bonos

Para una compañía es muy importante remunerar a la fuerza de ventas con incentivos o premios por los objetivos logrados o alcanzados.

Los bonos son incentivos adicionales para entregar a los integrantes de la fuerza de ventas el resultado de su valor comisionable.

7.1.4.1. Tipos

• Dinero
  Son Bonos/comisiones entregadas en dinero, Esto es totalmente configurable en la regla que otorga cada bono/comisión. Puede ser cualquier moneda que tenga el cliente configurado, ya sea COP, USD, EU, MXN, etc.

• Puntos
  Son Bonos/comisiones entregadas como tipo puntos, el movimiento que se otorga es tipo puntos. Esto es totalmente configurable en la regla que otorga cada bono/comisión. Este bono se asigna a los puntos generales del consultor al que se le asignó el bono.

• Premios
  Son Bonos/comisiones entregadas en Premios. Se asigna un incentivo o premio como pago de la comisión.

• Etiquetas (medallas)
  Se puede segmentar a la fuerza de ventas con campos extendidos (segmentación) mediante la configuración de una regla basados en los indicadores de comisiones. Ejemplo: Menciones especiales que cada compañía crea como el Club Elite, Club del millón.

7.1.4.2. Cálculo y Otorgamiento

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• Condiciones de otorgamiento: Rank X y cumple un mínimo número de vinculaciones

• Otorgamiento: a quienes cumplan las condiciones anteriores otorga el 4% de las ventas

• Cálculo: hallar el valor resultante del 4% de las ventas

7.1.5. Gestión de comisiones

Comprende la realización de una serie de actividades para lograr que se calculen y se otorguen las comisiones de forma correcta, tales como:

7.1.5.1. Verificación de la red

Verificar que la red se encuentre correctamente definida, es decir, que solo tenga una persona como padre de la red y que no existan referencias circulares para poder hacer la gestión de:

• Visualización de KPI

• Cálculo de comisiones

• Visualización de comisiones pagadas y pendientes

• Generación de reportes

• Visualización del extracto

7.1.5.2. Gestión Indicadores

Dependiendo del plan de compensación se analiza qué indicadores se deben prender o apagar para el correcto cálculo de las comisiones. Estos indicadores permiten en tiempo real ver el comportamiento de la fuerza de ventas. Entre los principales indicadores se encuentran:

• Volúmenes personales

• Volúmenes grupales

• Volumen de red

• Volumen total

• Activos por red

7.1.5.3. Cálculo del rank pago

Para poder liquidar las comisiones de las personas, lo primero que debe ocurrir es que se ejecuten las reglas que asignan o modifican los rangos de los consultores para poder partir de ahí y calcular el resto de KPI asociados a la comisión.

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7.1.5.4. Cálculo del anticipo de comisiones

Después de evaluar el rango (primer paso del procesamiento de liquidaciones), el sistema permite realizar solo un anticipo de las comisiones (Es el pago que se realiza antes que se finalice el ciclo comercial). Desde el administrador de comisiones se puede realizar este proceso para proceder con el pago al asesor.

7.1.5.4.1. Cálculo de comisiones (Final ciclo)

Después de evaluar el rango, se evalúa las demás condiciones establecidas en las reglas para que el sistema calcule el valor del pago de la comisión. Es el proceso más utilizado en la plataforma es donde al inicio del nuevo ciclo se calculan y pagan las comisiones del ciclo anterior.

Ejemplo: El 02 de marzo se pagan las comisiones de febrero.

7.1.5.5. Ajuste comisiones

Las notas débito y crédito son documentos o comprobantes mediante los cuales se realizan ajustes a una cuenta de terceros. Se pueden generar movimientos generales (débito/crédito) para otorgar o retirar comisiones por ajustes.

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• Nota débito: Es un comprobante que la empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota.

• Nota crédito: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.

7.1.5.6. Validación comisiones

La validación ejecuta el proceso de comisiones para comprobar que lo que va a pagar el sistema si es correcto. Esto se puede validar contra el reporte de liquidación, si la validación es la correcta se ejecuta el proceso de pago.

7.1.5.7. Aplicación rank honorífico

El rango honorífico es alguna regla a partir del rango pago, creada para el desarrollo de estrategias comerciales.

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• La compañía "X" define como rango honorífico el último rango que obtenga el consultor al cierre del año.

7.1.5.8. Pago de comisiones

Este proceso es muy importante para tener en cuenta cuáles de las personas de la fuerza de ventas se le realizó el pago, con el fin de tener control en casos de que se generen reclamaciones.

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7.1.6. Resultados de comisiones

Para ver los resultados de las comisiones y saber cuánto se debe pagar a cada consultor, S4DS cuenta con el administrador de resultados de comisiones. Adicional, esta información puede ser generada y exportada a través de archivos planos.

7.1.6.1. Listado maestro de liquidación de comisiones

Este módulo permite controlar el estado de las liquidaciones que se desarrollan por campaña. En este se centraliza el acceso a diferentes submódulos que permiten administrar elementos dentro de este proceso como lo son:

• Los indicadores que se activarán para el modelo del cliente

• Los títulos de clasificación que se usarán

• Módulos de administración del pago de comisiones

• Acceso a diferentes reportes asociados

7.1.6.2. Extracto

El administrador de extracto de comisiones permite consultar y exportar la información de las comisiones que se necesitan pagar, esto se puede gestionar para toda la red de un consultor o una persona en específico.

7.1.6.3. ​Visualización de información detallada

Adicional de los reportes, para visualizar la información detallada de los resultados de las comisiones, estas se pueden encontrar en el módulo de consulta centralizada buscando por una persona en específico.

7.1.6.4. Gestión de la red

Existen diversas formas de gestionar la red y gestionar los KPI, para realizar el seguimiento del desempeño de la compañía. Esto se puede realizar a través de Comisión, rank, etc.

Para conocer esta información se puede realizar directamente desde el árbol de la red, en la cual se encuentra información detallada sobre movimientos, incentivos y comisiones sobre determinada persona.

7.2. Incentivos

Los incentivos son aquello que impulsa a la fuerza de ventas a mejorar en ciertas tareas o aspectos. Se puede considerar como un beneficio tras alcanzar una meta. Por tanto, un incentivo es algo que motiva para hacer mejor y más rápido una tarea concreta, mejorando su rendimiento.

7.2.1. Estrategias comerciales basadas en reglas

A través del motor de reglas del sistema se configuran condiciones(reglas) que se evalúan al momento de procesar un pedido y así determinar si se otorga algún producto como regalo y/o descuentos adicionales.

7.2.2. Cupones

Se pueden otorgar cupones por un monto determinado para su futura redención en un pedido.

7.2.3. Bonos (notas)

Se pueden otorgar Notas crédito por un monto determinado para su futura redención en un pedido o disminuir su saldo pendiente en cartera.

7.2.4. Descuentos

Se pueden otorgar descuentos adicionales a los pedidos cumpliendo una serie de condiciones.

7.2.5. Productos gratis (kit)

Se pueden configurar reglas, donde al evaluar ciertas condiciones, si el pedido las cumple se le asigna un producto gratis en la orden o varios de acuerdo con como sea establecido por el cliente.

7.2.6. Incentivos adicionales

Se puede crear una Lista de preseleccionados para que estos sean llamados en reglas y apliquen a descuentos especiales.

Otorgar premios de acuerdo con su segmentación, su estado comercial o su rango.

7.2.6.1. Fletes

Se puede crear reglas el cual omitan el cobro del flete, o este sea por un monto inferior al establecido.

7.3. Fidelización (programa de puntos)

Los planes de incentivos y fidelización permiten mantener interesados y activos tanto a consumidores finales como a la fuerza de ventas de la compañía.

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Al momento de ser acreditados a un usuario, estos puntos pueden ser usados también para redimirse en la compra de productos, otorgamiento de incentivos o asignación de premios, usando el motor de reglas del sistema.

7.3.1. Ganar

Los puntos son un incentivo que la compañía otorga a sus consultores cuando realizan distintas acciones que la compañía define.

Ejemplo: Puntos por incorporación de nuevos miembros a la compañía.

7.3.1.1. Programa de puntos

Uno de los objetivos de los programas de fidelización es mantener la preferencia por la compañía y sus productos tanto por parte de los clientes como de la fuerza de venta.

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El programa de puntos se puede configurar a través de:

7.3.1.1.1. Catálogo

En el catálogo cada producto define dos campos para ser usados en el programa de fidelización:

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Para la acumulación de puntos se usará el valor que tenga configurado cada producto en el catálogo en el campo de Points.

7.3.1.1.2. Reglas

Otro medio para configurar el acumular puntos es por la ejecución del motor de reglas, el cual podrá evaluar prácticamente cualquier variable del sistema para definir si otorga puntos a determinadas personas.

Ejemplo: Un uso práctico de esto es darle puntos extra a las personas que han comprado en conjunto dos productos específicos y que su rango esté en determinado nivel.

7.3.1.2. Referidos

El sistema tiene la opción de capturar y almacenar la información de la persona quien trajo la inscripción de la persona nueva, con esta información se puede hacer entrega de incentivos y puntos adicionales en las campañas.

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• Consecutividad del referido en X campañas

• Monto de pedidos por campaña o ciclo

• Por cada referido se puede entregar un incentivo

7.3.1.2.1. Incentivos/Objetivos

Definición y reglas para otorgar premios o gratificaciones no monetarias que se otorgan a una persona por alcanzar los objetivos y metas planteadas por la compañía. Algunos ejemplos:

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Actualización de Guías de chequeo en metas, Porcentaje cumplimiento de metas asignadas.

7.3.2. Monitorear

La plataforma brinda opciones a la fuerza de venta para monitorear la información de los puntos, a través de:

7.3.2.1. Extracto

Se puede generar el reporte con la información de los puntos por cliente, desde el módulo de consulta centralizada en la opción de puntos.

7.3.2.2. Consulta

En el módulo de consulta centralizada tenemos la opción que nos permite hacer seguimiento a:

• Referidos

• Puntos acumulados

7.3.2.3. Vencimiento

Desde la plataforma se tiene la posibilidad de configurar el vencimiento de puntos según las políticas de cada compañía.

Esta información se puede exportar por diferentes reportes que se tienen en la plataforma.

7.3.3. Redimir

Los puntos se pueden redimir a través de las estrategias comerciales basadas en reglas, redención de puntos y canje de puntos a cuenta corriente.

7.3.3.1. Programa de redención de puntos

Es posible seleccionar productos del catálogo y configurarlos con el parámetro Redeem Points, lo cual permitirá que el cliente que cumpla con los puntos necesarios para adquirir el producto, lo añada a su pedido y le sea posible pagarlo con sus puntos.

7.3.3.2. Canje de puntos a cuenta corriente

La funcionalidad Wallet es un módulo de la plataforma S4DS que permite a los clientes y fuerza de venta canjear sus puntos, ya sea por dinero, por productos o por comisiones.

• Permite transferir puntos o incluso cambiar el dinero que se tiene de un tipo de moneda a otro, en el caso de que manejen varias monedas

• Permite intercambiar comisiones por puntos.

• Intercambiar puntos por comisiones

7.4. Soporte

7.4.1. Gestión de incidentes

Para una compañía es fundamental tener un control de todo lo que esté sucediendo con su negocio, las novedades presentadas, su estado y quien los atiende, etc.

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• Gestión de la red

• Activación/inactivación

• Comisiones

• Incentivos

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7.4.2. Gestion Interna

S4DS ofrece distintas formas para realizar gestión en soporte, ya que esto es uno de los puntos más valiosos dado que se trata de ofrecer un buen servicio a todos los usuarios que usan el sistema.

7.5. Análisis

Son muy importantes para tener control de todas las variables del negocio, son de mucha importancia y desde S4 se puede tener toda la información desde la pantalla o mediante generación de reportes.

Para el análisis de la información se cuenta con diferentes tipos de consultas y reportes tales como:

7.5.1. Tableros dinámicos

Los widgets permiten acceder a información o indicadores de forma rápida y visual. Conteniendo información de diferentes componentes para acceder a ellos de manera resumida.

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7.5.2. Reportes

La recopilación y análisis de información es fundamental para la entidad comercial, ya sea para detectar áreas críticas u oportunidades en el mercado, y así mismo realizar seguimiento a varios puntos referentes a las ventas.

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