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1. Alcance
El alcance de este proceso es mostrar a más detalle las diferentes funcionalidades que tienen los consultores para realizar una correcta gestión de los pedidos, conocer cómo atender diferentes situaciones que ocurran y ver toda la información necesaria a mayor detalle, ya sea para tomar pedidos propios o a terceros.
Tomar pedidos.
Conocer las diferentes formas de gestionar pedidos.
Estadísticas.
Gestión por información específica (filtros).
Conocer los diferentes estados por los que pasa un pedido.
Entendimiento de ejecución de reglas durante el proceso de pedidos.
Análisis y mejora.
1.1. Cobertura del Software
Creación de Pedidos.
Front.
Web.
Bot.
Backoffice.
External.
WS.
Files.
Backend.
Gestión de Pedidos.
Estadísticas por estados.
Filtrado y búsqueda de pedidos con pendientes.
Gestión de pedidos (editar, cancelar, pagar).
Estado de los pedidos.
Diseño estados & reglas.
Procesamiento y liberación.
Validaciones, reglas y manejo de pendientes.
Aplicación de reglas de pricing y ofertación.
Programa de fidelización e incentivos.
Liberación (tesorería y crédito).
Desmantelado y Cancelación.
Análisis y mejora.
Pedidos.
2. Definiciones
¿Qué es estado del pedido?
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Un backorder es un pedido que no ha sido finalizado, este puede ser debido a una devolución o cuando no han sido finalizados (pedido en borrador).
3. Funcionalidades destacadas
Diversas formas para realizar pedidos: Los pedidos pueden ser realizados a través de diferentes medios, contando con las mismas funcionalidades, permitiendo una mayor flexibilidad y agilidad durante estas.
Gestión de Pedidos: Es posible realizar una muy buena gestión y control de los pedidos, desde que son digitados hasta su despacho, desde la plataforma contamos con una serie de funcionalidades que se encargan de procesar y tener la información de los pedidos por estado, para poder tomar decisiones o planes de acción en caso de ser necesario.
Registro de auditorías: Desde la plataforma se cuenta con la opción de acceder a las auditorías para facilitar la gestión en los pedidos y conocer los diferentes flujos y procesos por los que ha pasado o que lo han afectado.
Comentarios en los pedidos: Al momento de gestionar es importante hacer seguimiento de novedades o sugerencias que se puedan aplicar en el pedido, ya sea por parte de los clientes o de los consultores.
Múltiples reportes y widgets: se cuenta con varios reportes que ayudan a la gestión de pedidos, para conocer los pedidos por estados, valores, entre otra información.
4. Condiciones
Para la adecuada utilización de las funcionalidades del SW es necesario tener definido previamente los elementos técnicos y/o de negocios, tales como:
Definir los tipos de pedidos: establecer cuáles tipos de pedidos podrán ser aplicados a los pedidos. Ejemplo: pedidos tipo web, tipo Backoffice, tipo micrositio, tipo chatbot, etc.
Definir los estados de la orden: Establecer qué estados serán aplicados a los pedidos (Nuevo, Validación de pago, liberado, etc.)
Condiciones para realizar un pedido: Establecer cuáles serán los flujos y el orden de estos cuando se toma una orden (Ofertas, checkout, catálogo, online, contra entrega, etc.)
Establecer las reglas para la ejecución durante el proceso de un pedido: Establecer las reglas que serán integradas en los pedidos (nivel de servicio, monto mínimo, valor del flete, etc.)
Definir el alcance de accesos de la fuerza de ventas: Permisos a fuerza de ventas/consultores para realizar acciones adicionales a los pedidos (cancelar, editar).
5. Funcionamiento
5.1. Journey
Carla en Operaciones es la encargada de realizar la gestión de los pedidos y verificar que estos puedan seguir el flujo correspondiente.
Carla podrá realizar pedidos propios o a terceros
Durante o después de la creación de pedidos, es muy importante realizar una gestión óptima para evitar cualquier tipo de inconvenientes o solucionar dudas en caso de que se presenten.
Para una gestión más ágil se puede realizar por medio de:
Filtros
Estadísticas
Auditorias
Para que los pedidos puedan ser finalizados correctamente y entregados, estos deben pasar por procesamiento de validaciones, reglas (en caso de que se encuentren configuradas).
Gestionar la liberación de los pedidos o en caso tal Carla podrá editar o cancelar el pedido dependiendo de los roles y accesos otorgados por la compañía.
Finalmente, Carla tendrá diversas opciones para realizar monitoreo a las ventas y pedidos realizados. Adicionalmente, podrá generar reportes de información según un tema en específico
Facturas
Pedidos
Pedidos cancelados
6. Elementos configurables
Los siguientes son los elementos para configurar en el SW:
6.1. Configuraciones Principales
Crear los tipos de pedidos a manejar
Configuración de los estados de los pedidos
Configuración del wizard de order entry para cada tipo de fuente del pedido (E-commerce, Backoffice)
Máquina de estados para el procesamiento de pedidos.
Pasos del procesamiento
6.2. Configuración de Módulos Relacionados
Configuración de calendario comercial (ciclo / campañas)
Configuración de Mailplan y Mailgroup
Configuración de Catálogos
Listas de precios según el rank o las reglas establecidas por la compañía
Configuración de Métodos de pagos
Configuración de las condiciones de pagos
Configuración de los tipos de créditos
Reglas para asociación de ofertas en el pedido.
Configuración del estado de pedido para picking (Integraciones)
Habilitación de desmantelado automático de pedidos en draft (Variable de entorno)
Estado en que los pedidos pueden ser editadas y en cuáles se deben bloquear (Variable de entorno)
Visibilidad o no del carrito de compras. (Variable de entorno)
Visibilidad de comentarios y documentos en los pasos del pedido. (Variable de entorno)
Configuración de credenciales del BOT
Configuración de usuario para integraciones
Crones de procesamiento / Processing Triggers
Elaboración de reglas para el procesamiento de pedidos
Configuración de reglas de incentivos.
Configuración de reglas asociadas a cada paso de validación para hacer fluir el pedido (Liberación, validación de pagos - cupo de crédito).
6.3. Configuración del Módulo
6.3.1. Workflow
Desde este administrador se podrán configurar los pasos que tendrán los flujos de pedidos.
Por ejemplo, algunos flujos podrán incluir el paso de ofertas, mientras que otros flujos lo podrán omitir. Ó algunos flujos podrán unificar los pasos de dirección y pagos en uno solo, mientras que otros podrán tenerlos de manera individual, es decir como dos pasos separados.
6.3.2. Estados del pedido
Para un mayor control y manejo de los pedidos es importante tener diferentes estados definidos en la compañía. Cada uno de los estados de pedido representa la situación exacta de un pedido, y las acciones que, por lo tanto, ya se realizaron o se están realizando.
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Máquina de estados para el procesamiento de pedidos.
Configuración del estado de pedido para picking (Integraciones).
Crones de procesamiento / Processing Triggers.
6.3.3. Máquina de estados
El procesamiento de pedidos es el flujo de validaciones por las cuales puede pasar un pedido desde su creación, hasta su facturación.
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Para configurar el procesamiento de pedidos se debe de tener configurado previamente:
Estados de los pedidos.
7. Alcance detallado
Para cualquier compañía es importante conocer los diferentes medios donde se pueden crear los pedidos.
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Configuraciones previas
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7.1. Ingreso de pedidos
La creación de pedidos puede ser realizada a través de:
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Configuraciones previas
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7.2. Gestión de pedidos
Es un proceso diseñado en el sistema para controlar todo lo que ocurre en los pedidos desde que llegan a la compañía hasta que se finaliza todo su ciclo.
7.2.1. Estadísticas por estados
Para toda compañía es importante identificar y saber cómo se está comportando el ciclo de venta y los pedidos por cada estado definido.
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Gráficas
Widgets
Reporte de archivos planos
7.2.2. Histórico de comportamiento
Para las compañías es importante ver un paralelo o comparativo del comportamiento y estado de los pedidos.
S4DS cuenta con gráficas, las cuales permiten visualizar las métricas de los estados de pedidos, mostrando si hubo un aumento, reducción o equivalencia de pedidos con respecto a los ciclos/campañas previas y actuales.
7.2.3. Filtrado y búsqueda de pedidos
Los filtros permiten realizar una búsqueda específica sobre una determinada información. Y así mismo facilitar la gestión y seguimiento de los pedidos.
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Estado
Zona territorial
Periodo de tiempo
El canal por el que se realizó la orden
Entre otros (SKU, facturado a, moneda, etc.)
7.2.4. Gestión de pedidos (editar o cancelar)
Se cuenta con la opción de editar o cancelar pedidos, teniendo siempre presente que este se debe encontrar en el estado válido para poder ejecutar dicha acción (esto es definido según la configuración previamente establecida por la compañía).
7.2.5. Seguimiento a comentarios
Desde el módulo de pedidos se pueden realizar comentarios a un pedido específico. Estos comentarios se adicionan desde el detalle del pedido y pueden ser visibles desde el resumen del pedido. Esto permite identificar si hay sugerencias mientras se tomaba la orden o dudas para resolverlas en un futuro.
7.3. Estados de los pedidos
Para un mayor control y manejo de los pedidos es importante tener diferentes estados definidos en la compañía. Cada uno de los estados de pedido representa la situación exacta de un pedido, y las acciones que, por lo tanto, ya se realizaron o se están realizando.
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Evaluar el nivel de servicio de los productos, esta se configura previamente al inicio del ciclo o campaña.
Evaluar la cartera.
Analizar si cumple con algunas de las reglas establecidas desde el área de mercadeo y así asignárselo dentro del pedido.
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Configuraciones previas
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7.4. Procesamiento
El procesamiento de pedidos es el flujo de validaciones por las cuales puede pasar un pedido desde su creación, hasta su facturación.
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Configuraciones previas
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7.4.1. Validaciones, reglas y manejo de pendientes
En esta parte se puede revisar los pedidos que no se procesaron automáticamente, los pedidos que quedaron pendientes o en proceso, se pueden reprocesar para que se evalúe de nuevo si cumplen con las reglas o condiciones establecidas o forzar para que siga el proceso.
7.4.2. Aplicación de reglas de pricing y ofertación
Las estrategias comerciales y de mercadeo en toda compañía toman un gran papel en cuanto a toda su gestión comercial y crecimiento.
S4DS tiene la funcionalidad para evaluar las ofertas creadas al momento de digitar los pedidos, si este cumple con las condiciones establecidas, en la pestaña de ofertas le habilitará la información de lo que puede solicitar como resultado de la regla creada.
7.4.3. Programa de fidelización e incentivos
S4DS tiene esta funcionalidad de creación de reglas, la cual se evalúa al momento de procesar los pedidos, en donde si el pedido cumple con las condiciones definidas, le asigna el resultado de la regla evaluada.
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Si en la orden se encuentra X producto agregar un vestido de baño gratis.
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7.4.4. Liberación (tesorería & crédito)
En este paso del procesamiento el sistema valida internamente lo siguiente:
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Si cumple con lo anterior el pedido puede ser facturado, en caso de que no cumpla con alguna de las condiciones, el líder del proceso podrá realizar una gestión específica para solventar la novedad por la cual el pedido no pudo ser procesado, o en tal caso, llevar a cabo con la cancelación del pedido.
7.4.5. Desmantelación de pedido
En este paso, una vez el pedido está cancelado o desmantelado, las unidades que se habían asignado previamente al pedido se suman nuevamente al inventario y queda disponible para otro pedido.
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7.5. Funcionalidades y habilitadores
7.5.1. Procesar un pedido en forma manual
Esto implica que el líder debe llevar el pedido por cada uno de los estados, para que el sistema evalúe las reglas que se tienen asociadas a cada estado, en caso de que No se cumpla una regla, el pedido queda retenido en este estado hasta que el líder gestione su cumplimiento y pueda cancelarlo o llevarlo hasta facturación.
Los pedidos se pueden procesar en forma individual o grupal utilizando los siguientes filtros: mailgroup, zona, por cliente, por campaña, por estado, entre otros.
7.5.2. Procesar un pedido en forma automática
Para procesar un pedido en forma automática es necesario tener prendida una variable de entorno (configuración) la cual cuenta con 3 diferentes valores:
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Las inconsistencias están directamente relacionadas con las reglas establecidas previamente con cada uno de los estados, ejemplo, nivel de servicio, pagos (cartera, excedente, pago anticipado), incentivo agotado, etc.
7.5.3. Auditoría de procesamiento
En todo proceso es importante contar con la auditoría de la acción ejecutada, esto con el fin de poder consultar el resultado final y tener un seguimiento de todos los procesos que se han realizado.
Para esto, S4DS cuenta con un módulo de auditoría de procesamiento donde queda el registro y el resultado de todos los procesos y acciones ejecutadas.
7.5.4. Reportes
Para una compañía es muy importante obtener informes para tener acceso a todas las actividades y movimientos en un periodo de tiempo determinado; y a su vez a través de estos, medir el desempeño de las estrategias diseñadas para el incremento de ventas a un nivel más detallado.
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Ventas - facturas
Ventas - cancelados
Reporte de pedidos
Para continuar con la capacitación en la plataforma de S4DS accede al módulo Sesión 10: Crédito.
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