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1. Alcance

El alcance de este proceso es mostrar las diferentes opciones y procesos por los que se transcurren para la solicitud y otorgamiento de créditos, el manejo de saldos y proceso de cobro, para de esta forma poder realizar una buena gestión y tener los movimientos de saldos al día. Este alcance abarca lo siguiente:

• Crédito

  • Solicitud

  • Otorgamiento

  • Evolución

  • Saldos

  • Cobranza

  • Análisis y mejora

1.1. Cobertura del Software

• Crédito

  • Solicitud

    • Información básica

    • Codeudores

    • Archivos

  • Workflow de otorgamiento

    • Pasos

    • Cola de atención

    • Responsables

  • Evolución

    • Calificación

      • Semáforo

    • Reglas

  • Saldos

    • Consulta

    • Reportes

    • Condonación masiva

  • Cobranza

    • Consulta

    • Llamadas/gestión

    • Compromisos y Seguimiento

• Análisis

  • Widgets

  • Reportes de crédito y cobranza

2. Definiciones

¿Qué es crédito?

El crédito es una operación financiera, una forma de préstamo de dinero físico o virtual, ambos abarcan el compromiso de devolver dicho dinero de forma gradual o en un solo pago.

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Es el proceso que se realiza para lograr el pago por un producto, servicio o cancelación de una deuda. Ese pago puede hacerse antes, durante o después de recibir el producto o servicio, según se haya pactado entre las partes interesadas.

3. Funcionalidades destacadas

Desde el sistema se tiene varias funcionalidades que le ayudan al área de crédito y cartera con todo el proceso de otorgamiento y cobranza

• Solicitud de crédito/ registró: desde la plataforma se puede configurar el formulario de afiliación con los campos e información necesarios para la empresa, a su vez se puede definir el proceso de aprobación de dichos registros.

• Manejo cupo de crédito: se puede configurar reglas para que el sistema realice el aumento del cupo de forma automática, evaluando las condiciones establecidas por la empresa. (orden promedio, consecutividad, segmentación)

• Gestión de cobranza: en el sistema se tiene varias formas de consultar el saldo pendiente y a su vez registrar múltiples opciones de la gestión de cobro, así ayudando a la recuperación de la cartera pendiente

• Extracto de información de crédito: se cuenta con diferentes reportes de crédito y cobranza que ayudan a la gestión rápida de este.

4. Condiciones

Para la adecuada utilización de las funcionalidades del SW es necesario tener definido previamente los elementos técnicos y/o de negocios, tales como:

• Campos requeridos para la solicitud de crédito: Definir cuál será la información requerida y necesaria al momento de solicitar un cupo de crédito.

• Políticas para aumento y aprobación de cupos de crédito: Definir cuáles son las políticas que se deben tener en cuenta al momento de otorgar o aumentar el cupo del crédito.

• Estrategias de gestión de cobro: Definir la estrategia para la gestión de cobranza, tipos de cobranza y método de contacto (llamada, email).

5. Funcionamiento

5.1. Journey

Robert es analista de crédito y Alejandro es analista de cartera de la compañía, ambos desde su rol buscan la forma para minimizar el riesgo financiero y flujo de caja de la compañía. Por esta razón, para ellos es indispensable contar con un sistema que les permita la facilidad de aplicar estrategias, formas de comunicación para el cobro y de esta manera poder estar al día en todos los puntos financieros y económicos de la compañía.

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• Asegurar los diferentes métodos de cobro permanente de su cartera vencida. Desde que el cliente tiene 1 día de atraso de lo que ha sido previamente definido por la compañía.

• Notificación a los clientes con cartera pendiente con la información del saldo en mora y días de vencimiento, utilizando diferentes medios establecidos por la compañía.

• Escalar la cartera a la agencia de cobro para realizar la debida gestión de estas.

• Mantener los indicadores en un estado óptimo, mostrando información por edad de cartera.

• Realizar ajustes con notas débito y crédito según sea el caso.

6. Elementos configurables

Los siguientes son los elementos para configurar en el SW:

6.1. Configuraciones Principales

• Configuración de tipos de cobro (llamada, correo electrónico, mensaje de texto).

• Configuración de categorías de cobro.

6.2. Configuración de Módulos Relacionados

• Configuración del Mail Group (está relacionado con la cartera en la facturación)

• Configuración del Mail Plan (está relacionado con la cartera en la facturación)

• Configuración del calendario (está relacionado con la cartera en la facturación)

• Configuración de tipo de documentos requeridos para adjuntar

• Asignación de widgets y reportes a un rol deseado

• Configuración de clientes en la lista restringida por morosidad

• Configuración de razón final de la gestión de cobranza (no atendió, compromiso, etc.)

• Configuración de métodos de pago

• Configuración de los días de vencimiento o plazo del crédito otorgado

• Reglas de asignación de cupo dinámico por comportamiento

• Workflow de revisión de solicitud crédito

• Asignación de cupo por defecto

• Reglas de asignación de cupo

6.3. Configuración del Módulo

6.3.1. Tipos de cobro

Este configurador permite a la empresa establecer el método de comunicación con el cliente para informarle del pago que debe efectuar para liquidar sus deudas con la compañía.

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Estos tipos de cobro luego se verán reflejados en el administrador de “Cobros”, en el campo “Tipo” de la modal de “Registrar gestión”.

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6.3.2. Categorías de cobro

El módulo de categorías de cobro facilita la clasificación de las gestiones de cobro según el resultado obtenido con cada cliente. Al registrar una gestión de cobro, el usuario debe indicar el resultado y planificar la próxima actividad de seguimiento.

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Estas categorías de cobro luego se verán reflejadas en el administrador de “Cobros”, en el campo “Categorías” de la modal de “Registrar gestión”.

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7. Alcance detallado

7.1. Solicitud

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Una vez se cumplan los requisitos de referencias y archivos, el consultor puede solicitar la revisión del cupo, la cual iniciará un flujo de aprobación.

7.2. Otorgamiento

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• Cuáles son los pasos para el otorgamiento

• Las Colas de atención y responsables

7.3. Evolución

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• Los rangos pueden ser usados para asignar flexiblemente el cupo como por ejemplo darle como cupo el doble del valor promedio de pedidos por campaña.

• También podría definirse que los pedidos no sean bloqueados para ciertos rangos de pago y si se retengan para otros.

7.4. Saldos

El saldo representa el balance entre facturas, más las notas débito, pagos y notas crédito, en unidades monetarias y representa el dinero que debe el consultor a la compañía o si tiene un saldo a favor por alguna devolución.

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• Consulta centralizada del consultor

  • En este se puede exportar todos los movimientos relacionados con esa persona

• Al iniciar un pedido

• Al realizar el pago de un pedido

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• Dashboard de reportes

  • Cartera - total

  • Saldo consolidado

  • Reportes de cartera detallada (solo si tiene saldo > 0 o deuda con la compañía)

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7.5. Cobranza

La gestión de cobro es una actividad desarrollada por el área encargada, la cual gestiona el cobro y el recaudo del saldo pendiente de los clientes.

El módulo de gestión de cobranza que tiene S4DS permite a la compañía llevar un registro del proceso de cobranza a los clientes que presentan mora en los pagos de las facturas.

7.5.1. Consulta

Es importante realizar una buena gestión al momento de validar y realizar los cobros de pagos pendientes, por esta razón este módulo permite visualizar la información de la factura del pedido, el pago total, lo que se ha pagado y el pago pendiente, para que de esta manera se pueda tener sincronía con lo que debe la fuerza de ventas.

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• Cartera - riesgo

• Cartera - cobro

• Cartera total

• Cartera detallada

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7.5.2. Llamadas/Gestión

Cuando el área de cobro o cartera se contacta con la fuerza de ventas para realizar el proceso de cobro, es importante mantener un registro de las gestiones realizadas durante este procedimiento.

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• Método usado para contactarse (llamada, reunión, visita)

• Categoría (no se contacta, niega la deuda, etc.)

• Fecha de compromiso

• Observaciones

7.5.3. Compromisos y Seguimiento

Cuando el área de cobro o cartera se comunica con el cliente y de este proceso queda como resultado un compromiso con fechas definidas, es importante hacer un seguimiento para validar el cumplimiento de este compromiso.

Por esto, S4DS tiene la gestión de cobro en el cual se puede registrar los compromisos acordados con el cliente y a su vez este queda en el flujo de trabajo, con el fin de ayudar a realizar seguimiento a estos compromisos.

7.6. Análisis

Son muy importantes para tener control de todas las variables del negocio, y desde S4 se puede tener toda la información desde la pantalla o mediante generación de reportes.

Para el análisis de la información se cuenta con diferentes tipos de consultas y reportes tales como:

7.6.1. Tableros dinámicos

Los widgets permiten acceder a información o indicadores de forma rápida y visual. Conteniendo información de diferentes componentes para acceder a ellos de manera resumida.

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7.6.2. Reportes

La recopilación y análisis de información es fundamental para la entidad comercial, ya sea para detectar áreas críticas u oportunidades en el mercado, y así mismo realizar seguimiento a varios puntos referentes a las ventas.

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• Crédito

  • Reporte de stencil

  • Reporte de clientes

• Cartera

  • Saldo consolidado

  • Cartera - Riesgo consolidado

  • Cartera - Total

  • Cartera - resumen de cobranza data

  • Cartera - Movimientos

  • Cartera - Detallado

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