Tabla de Contenido | ||||||||||||||
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1. Alcance
Una estrategia de Party es una forma de vender productos o servicios a un grupo de personas en un entorno informal. Los Party suelen ser organizadas por vendedores independientes que reclutan a sus amigos, familiares y conocidos para asistir a la fiesta. El vendedor presenta los productos o servicios a los invitados y responde a cualquier pregunta que puedan tener. Los invitados pueden entonces comprar los productos o servicios en el acto o más tarde.
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El módulo de Party en el software S4DS le permite gestionar todo lo relacionado a esta estrategia como fechas y lugares de los eventos, invitados y asistentes, los pedidos tomados y definir y llevar registro de las metas a lograr en cada uno de los eventos organizados desde el módulo de Party Plan.
1.1. Cobertura del Software
Tipos de Eventos
Físicos
Virtuales
Agenda de eventos
Envío de Invitaciones
Gestionar invitados
Gestionar Pedidos
Cumplimiento de metas para el evento
2. Definiciones
¿Qué es un modelo Party Plan?
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El modelo de Party Plan permite a las personas celebrar, compartir y ganar dinero.
3. Funcionalidades destacadas
Metas y listas de chequeo: El sistema tiene la opción de configurar metas para llevar a cabo los eventos con unos objetivos claros.
Se pueden configurar metas o actividades a realizar previo a la fiesta, durante el evento o al finalizar. Con esto garantizamos que el vendedor/organizador del evento pueda tener en mente y no olvide sus objetivos con ell fin de lograr un evento exitoso.
4. Condiciones
Para la adecuada utilización de las funcionalidades del SW es necesario tener definido previamente los elementos técnicos y/o de negocios, tales como:
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Esta plantilla o plantillas se pueden configurar en el software y estarán allí disponibles para el momento los vendedores creen los eventos.
5. Funcionamiento
5.1. Journey
El equipo de Comercial de la compañía ABC LLC, liderado por Ana, necesita realizar diferentes actividades para que la fuerza de ventas pueda lograr sus objetivos de negocio.
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Ana en Comercial se encarga de estos procesos:
Asegurar las ventas por diferentes canales:
Ana junto con su equipo deben asegurar que toda la fuerza de ventas esté constantemente realizando actividades con las cuales puedan incrementar el número de órdenes y aumentando cada vez más sus ventas totales. Para esto Martha y el equipo deben de hacer uso del módulo de party plan de S4DS para habilitar canales de venta que permitan lograr este objetivo, el equipo debe entonces entrar al sistema y asegurarse de:
Definir los tipos de eventos:
Físicos, Virtuales u otros.
Estructurar las plantillas para las invitaciones a los eventos (para esto probablemente trabajen con el equipo de comunicaciones de la compañía)
Definir las metas y las actividades que se les deben de crear a la fuerza de ventas para que logren el mayor beneficio posible de cada evento que se organice.
5.2. Esquema
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6. Elementos configurables
6.1. Configuraciones Principales
Tipos de eventos.
Pendientes.
6.2. Configuración de Módulos Relacionados
Configuración tipos de pedido.
Configuración flujos de pedidos.
6.3. Configuración del Módulo
6.3.1. Tipos de Eventos
En este administrador podrás configurar los tipos de eventos (Party) que la compañía considere necesarios, tales como los presenciales (Home party), los virtuales, u otros temáticos para lanzamientos o temporadas especiales.
Los tipos de eventos que sean acá configurados, luego se verán reflejados en el campo “Party Type” del primer paso del flujo de creación de un nuevo evento desde el administrado de eventos.
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6.3.2. Pendientes
El configurador de pendientes facilita al usuario una manera ordenada de conocer los pasos que debe de realizar en un módulo en específico, en este caso del módulo de eventos.
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Las acciones pendientes de Party se verán reflejadas en la pantalla de gestion de un evento.
6.3.3. Metas
En el piñón de “administrador de procesos”, en el grupo, bloque ó sección de “Incentivos”, podemos encontrar el acceso a la pantalla o administrador de “Metas”; en el cual se puede parametrizar, entre otras cosas, las metas para los eventos o “Parties”.
Estando en “Metas”, para parametrizar las metas de “Party” o evento., debemos usar la barra y el botón de búsqueda para hallar el registro de metas de PARTY, y luego dar click en el ícono del lápiz para editar el registro. (Se abrirá una modal de editar las metas).
Al final de la modal encontraremos una especie de tabla para parametrizar las metas de “Party”. Dicha tabla contiene los campos:
Variable: Es el nombre que se le dará a la meta.
Valor requerido: Es la relación de igualdad (ó desigualdad) respecto al valor de la meta. Es decir, si la meta deberá ser mayor que el valor, menor que el valor ó igual que el valor.
Descripción: Es el valor numérico que tendrá la meta.
Unidad: Determina sí el valor numérico de la meta representará cantidades unitarias o valor monetario.
Las metas que principalmente suelen agregarse son las de:
Cantidad de invitados al evento.
Cantidad de asistentes al evento.
Cantidad de pedidos tomados.
7. Alcance detallado
7.1. Calendario de Eventos
Al ingresar al administrador de eventos se encuentra con un calendario, en el cual se puede visualizar la fecha y la hora de los diferentes eventos programados, tales como Parties, reuniones personales, ó visitas.
Desde allí también podrá ingresar a gestionar lo relacionado a los eventos tipo Party, dando click sobre el evento específico.
Se puede personalizar la visualización del calendario, por mes, por semana, por día o por lista.
7.1.1. Creación de Eventos
En la parte superior derecha encontrará un botón de acciones, entre las cuales se encuentra la de crear un nuevo evento Party.
En el primer paso del flujo de creación de un nuevo party se diligencia un formulario con los campos de información del evento como:
Nombre del evento.
El consultor que organiza el evento.
El anfitrión del evento (puede ser el mismo consultor que organiza el evento u otra persona como alguno de los compradores interesados en el evento, el cual decide ofrecer su residencia para la realización)
La dirección del evento.
La fecha y hora.
La duración.
Y el tipo de evento.
En el segundo paso, se personaliza el mensaje de la plantilla de invitación, la cual será enviada por correo electrónico.
En el tercer y último paso, se valida cómo se visualizará la invitación, el recordatorio y el agradecimiento por la asistencia. Para finalmente aprobar y guardar, creando así el nuevo evento.
7.1.2. Gestionar Evento
Una vez creado un Party, se puede gestionar lo relacionado al evento como:
Seguimiento a las metas de invitados, asistentes y pedidos.
Agregar invitados.
Editar datos del evento como fecha, hora, ó dirección.
Hacer seguimiento a las acciones pendientes de antes, durante y despues del party; y marcar las que vayan quedando realizadas.
Tomar Pedidos a los invitados.
Cerrar el evento.
En éste primer bloque o segmento podemos ver el progreso de las metas que se hayan configurado previamente desde el módulo de “metas” como se indica en el numeral 6.3.3. Metas de este documento.
En este caso, cada que se agregue un invitado al evento, cada que uno de esos invitados acepte la invitación o cada que se le tome un pedido a alguno de los invitados, se llenará de color el porcentaje de la barra de progreso.
En esta sección o segmento de invitados podemos visualizar y gestionar, entre otras cosas:
El agregar invitados, ya sean usuarios registrados o no registrados en el sistema.
Las respuestas a la invitación por parte de los invitados. Un punto verde izquierdo si el invitado aceptó, un punto medio amarillo si el invitado no está seguro o un punto rojo derecho si el invitado rechazó.
La toma de pedidos de cada invitado.
En esta sección de Checklist se verán reflejadas las tareas configuradas previamente desde el módulo de “Pending” tal como indica el numeral 6.3.2. Pendientes de este documento. En esta sección podrá marcar el checkbox de cada tarea que haya quedado realizada exitosamente, para así llevar un control y evitar que alguna de ellas se pase por alto sin realizarse.
7.1.2.1. Agregar invitados
Para agregar invitados al evento se debe dar clic en el botón “Adicionar”, ubicado en la parte superior derecha de la sección de administrar invitados. (se abrirá una modal)
Si el invitado ya está registrado en el software, al comenzar a diligenciar el campo nombre, aparecerá listado, para poder seleccionarlo, y poder autocompletar los demás campos de la modal con la información del usuario. De lo contrario deberá diligenciar manualmente todos los campos de la modal.
7.1.2.2. Toma de pedido a invitados
Para realizar el pedido de un invitado, debes acceder al menú desplegable, ubicado en el extremo derecho del registro del invitado, representado por tres puntos horizontales, y seleccionar la opción 'Órdenes'.
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Esta acción te redirigirá al primer paso del proceso de pedidos.
Si el usuario ya está registrado, esta acción te redirigirá al primer paso del proceso de pedidos. Y a partir de ahí, simplemente sigue los pasos del flujo de pedido, que incluyen la selección de productos, la verificación o el llenado de los datos de envío y la realización del pago, hasta completar el pedido de manera exitosa.
Luego de finalizar exitosamente la toma del pedido, éste se verá reflejado en el bloque o segmento de “Administrar invitados”.
Pero si el usuario no está registrado, la acción de ordenes lo redirigirá primero a un flujo de registro, antes que al flujo de pedido.
Este flujo de registro consta de dos pasos:
En el primero se diligencia el campo correo electrónico.
En el segundo se diligencian el resto de los datos personales como: documento, celular, y contraseña.
Para continuar con la capacitación en la plataforma de S4DS accede al módulo …
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