Administración del Sistema

1. Alcance

• Configuración de procesos

• Controlador de comportamientos

  • Configuración transversal

• Seguridad

  • Captcha & SSL

  • Roles y accesos

  • Usuarios y permisos

  • Auditoria

• Procesos Automáticos

  • Tareas

  • Crones

• Listas de chequeo

• Integraciones

1.1. Cobertura del Software

• Configurador inicial

• Seguridad

  • Acceso sistema

  • Roles & Access

  • Configuración de Usuarios y Roles

    • Listado de usuarios

    • Listas restringidas

  • Auditoria

• Sistema de cálculos

  • Cierre de calendario

  • Crones opcionales

• Revisión de calidad de datos

• Integraciones

2. Definiciones

…

3. Funcionalidades destacadas

• Permisos y roles

• Auditorías

• Seguridad

4. Condiciones

Para la adecuada utilización de las funcionalidades del SW es necesario tener definido previamente los elementos técnicos y/o de negocios, tales como:

5. Funcionamiento

…

6. Elementos configurables

Los siguientes son los elementos para configurar en el SW:

• Permisos y roles

• Auditorías

• Seguridad

6.1. Configuraciones Principales

• Initial setup

  • Master Clear

  • Basic setup

  • Territory

  • Customers

  • Orders

  • Configure catalogs.

  • Logistics

  • Payments

  • Quick start: access permissions

  • Returns

  • Integrations

  • Issues

  • Party

  • Colors

  • Interaction

  • Permisos

  • Products

• System Processes

  • Tasks

  • Processing Triggers

  • Version

  • Environment Variables

  • Currency

  • Document Ranges

  • Sequences

  • Functions Per Strategies

  • Functions

  • Rule Engine Processes

  • Document Features

  • Checklist

  • Inconsistency Groups

  • Integrations Settings

  • Copy Database

• Security

  • Roles

  • Dashboard Manager

  • Schedule

  • Audit Manager

  • External integrations

  • Processing Audit

6.2. Configuración de Módulos Relacionados

…

6.3. Configuración del Módulo

6.3.1. Configuración Inicial

Todos los configuradores de este bloque o sección tienen en común que son guías para realizar, por primera vez, de manera fácil y rápida, todas aquellas configuraciones iniciales necesarias para que el software comience a funcionar.

6.3.1.1. Borrado General

Este configurador se encarga de realizar un borrado masivo de acuerdo al componente o módulo seleccionado.

Permite eliminar:

• Solo imágenes

• Todas las características

• Características e información

6.3.1.2. Configuración básica

Este configurador permite realizar las parametrizaciones necesarias del sistema. Una de las configuraciones que se encuentran son:

• Configuración de la moneda

• Configuración del logo

• Configuración de roles y usuarios

• Configuración de campañas

En este directamente se encuentra la acción para configurar, al dar click se visualizarán las configuraciones necesarias de acuerdo con el proceso. Este permite configurar de forma fácil, rápida y entendible siguiendo los pasos listados para un correcto funcionamiento y configuración.

6.3.1.3. Territorio

Este configurador permite realizar las parametrizaciones para todos los flujos necesarios del territorio y zona geográfica. Para un correcto funcionamiento y parametrización es importante realizar según el paso a paso indicado, de lo contrario es posible que no queden configuraciones correctas, ya que hay módulos que dependen de configuraciones previas.

En este se encuentran parametrizaciones como:

• Configuración de división política y territorial

• Asociaciones necesarias como moneda a una zona en específica

6.3.1.4. Clientes

Este configurador permite realizar las parametrizaciones para todos los flujos necesarios de los clientes. Para un correcto funcionamiento y parametrización es importante realizar según el paso a paso indicado, de lo contrario es posible que no queden configuraciones correctas, ya que hay módulos que dependen de configuraciones previas.

Adicional, se pueden configurar las variables de entorno que se encuentren relacionadas con esta parametrización

En este se encuentran parametrizaciones como:

• Configuración de tipos de documentos

• Configuración de contratos

• Configuración tipos de archivos permitidos

6.3.1.5. Pedidos

Este configurador permite realizar las parametrizaciones para todos los flujos necesarios de los pedidos, como configuración de impuestos, etc.

Adicionalmente, se pueden configurar las variables de entorno que se encuentren relacionadas con esta parametrización.

6.3.1.6. Configurar catálogos

Este configurador permite realizar las parametrizaciones para todos los flujos necesarios de los catálogos. Para un correcto funcionamiento y parametrización es importante realizar según él paso a paso indicado, de lo contrario es posible que no queden configuraciones correctas, ya que hay módulos que dependen de configuraciones previas.

Adicional, se pueden configurar las variables de entorno que se encuentren relacionadas con esta parametrización

En este se encuentran parametrizaciones como:

• Asociación de SKU

• Asociación de calendario

• Todas las configuraciones necesarias para los productos

6.3.1.7. Logistica

Este configurador permite realizar las parametrizaciones para todos los flujos necesarios de logística. Para un correcto funcionamiento y parametrización es importante realizar según él paso a paso indicado, de lo contrario es posible que no queden configuraciones correctas, ya que hay módulos que dependen de configuraciones previas.

Adicional, se pueden configurar las variables de entorno que se encuentren relacionadas con esta parametrización

En este se encuentran parametrizaciones como:

• Costo de envío

• Bodegas

6.3.1.8. Pagos

Este configurador permite realizar las parametrizaciones para todos los flujos necesarios de pagos. Para un correcto funcionamiento y parametrización es importante realizar según él paso a paso indicado, de lo contrario es posible que no queden configuraciones correctas, ya que hay módulos que dependen de configuraciones previas.

Adicional, se pueden configurar las variables de entorno que se encuentren relacionadas con esta parametrización

En este se encuentran parametrizaciones como:

• Métodos de pago

• Asociación de pago a una zona geográfica

• Configuración de pagos externos

6.3.1.9. Inicio rápido: permisos de acceso

Este módulo permite realizar rápidamente, por primera vez, las configuraciones de páginas de inicio, correspondientes para cada uno de los roles de usuario.

6.3.1.10. Devoluciones

Este configurador permite realizar las parametrizaciones de devoluciones, como estados de devolución, opciones para el cambio de pedidos, etc. Adicional, se pueden configurar las variables de entorno que se encuentren relacionadas con esta parametrización

6.3.1.11. Integraciones

Este configurador permite realizar las parametrizaciones de variables de entorno que sean importantes para la configuración de este proceso.

6.3.1.12. Incidentes

Este configurador permite realizar las parametrizaciones para todos los flujos necesarios de novedades. Para un correcto funcionamiento y parametrización es importante realizar según él paso a paso indicado, de lo contrario es posible que no queden configuraciones correctas, ya que hay módulos que dependen de configuraciones previas.

Adicional, se pueden configurar las variables de entorno que se encuentren relacionadas con esta parametrización

En este se encuentran parametrizaciones como:

• Categorías de incidentes

• Criticidad

• Canales

6.3.1.13. Evento

Este configurador permite realizar las parametrizaciones de eventos, como agendamiento, tipos de evento, etc. Adicionalmente, se pueden configurar las variables de entorno que se encuentren relacionadas con esta parametrización.

6.3.1.14. Colores

Este configurador permite realizar las parametrizaciones y personalización del sitio web como los colores de fondo, color general del sitio, etc. Adicionalmente, se pueden configurar las variables de entorno que se encuentren relacionadas con esta parametrización.

6.3.1.15. Interacción

Este configurador permite realizar las parametrizaciones y personalización de interacción, como plantillas, notificaciones, etc. Adicional, se pueden configurar las variables de entorno que se encuentren relacionadas con esta parametrización

6.3.1.16. Permisos

Este configurador permite realizar las parametrizaciones para todos los flujos necesarios de permisos. Adicional, se pueden configurar las variables de entorno que se encuentren relacionadas con esta parametrización

En este se encuentran parametrizaciones como:

• Accesos por páginas

• Acceso según el rol

6.3.1.17. Productos

Este configurador permite parametrizar, a manera de guía o paso a paso, por primera vez, todos los elementos necesarios para poder empezar a crear productos, desde acá y desde el administrador de productos en el Backoffice.

6.3.2. Procesos de sistema

6.3.2.1. Tareas

En este módulo se pueden visualizar las tareas o acciones que esté realizando el software; y desde aquí se pueden cancelar o desactivar esas tareas que estén en estado activo o nuevo, es decir ejecutándose o en cola, pendiente por ejecutar, en caso de que alguna tarea esté tardando demasiado tiempo en finalizar.

6.3.2.2. Eventos de Procesamiento

Este módulo permite configurar y planificar la ejecución de tareas de manera automatizada, sin necesidad de que sean ejecutados por un usuario manualmente, por ejemplo, el envío de autoresponders, registro de órdenes en modo autoenvío, etc.

Esto se define a través de las expresiones cron, las cuales son el equivalente de expresiones regulares para seleccionar fechas, instantes de tiempo o periodos manejando la precisión del tiempo.

Adicional, los crones de procesamiento pueden ser ejecutados manualmente, pasándolos como parámetro en la URL.

Ejemplo: Nombre del sitio web / InitDataServlet?Job=Nombre del procesamiento

En este se configura información relevante como:

• Definición de tiempo en el que se va a ejecutar

• Expresión de procesamiento automático

6.3.2.3. Versión

Este módulo es solamente informativo y en él se podrá consultar cuál es la versión más reciente del software, es decir la que se está usando. Al igual que el histórico de versiones anteriores.

6.3.2.4. Variables de Entorno

Una variable de entorno permite realizar la configuración del sistema de acuerdo a las necesidades de la compañía. Estas pueden cambiar la visualización de los módulos y su contenido, dependiendo del valor que contengan, así mismo como modificar su comportamiento de acuerdo con el valor asignado.

Este administrador permite configurar las variables de entorno que el sistema contiene por defecto para el funcionamiento del software

En este se configura información relevante como:

• Agrupación por proceso.

• Valor de la variable de entorno

Además, este administrador permite crear, modificar y eliminar variables de entorno, a su vez se puede exportar y crear las variables de entorno de forma masiva a través de un archivo plano. Para crear una variable de entorno no es necesario tener configuraciones previas.

Adicional, se encuentra con la acción de AVATAX, esto con el fin de probar la conexión con esta integración según los valores en las variables de entorno parametrizadas para consumir el servicio.

Nota: Avatax es un software de impuestos sobre las ventas que automatiza los cálculos de impuestos y el proceso de declaración de impuestos.

Variables de entorno del sistema

6.3.2.5. Monedas

Este módulo permite realizar la configuración de múltiples monedas correspondientes a un país en específico, esto permite una mayor flexibilidad al momento de asignar un valor, ya sea a un producto, puntos, etc.

Existen tres tipos de monedas, cada tipo de moneda puede afectar diferentes funcionalidades del sistema.

• Dinero: La funcionalidad principal donde este tipo de moneda se encuentra involucrado es en todo el proceso de un pedido, desde su inicio hasta su facturación, entre otros.

• Puntos: La moneda de puntos es utilizada para incentivar a los clientes o fuerza de ventas y promover las ventas.

• Comisiones: El tipo de moneda de comisiones se utiliza para pagar las liquidaciones de los clientes.

Además, este administrador permite crear, modificar y eliminar monedas. Para crear una moneda no es necesario tener configuraciones previas.

Al realizar la configuración de una moneda permite que otros flujos se configuren correctamente como:

• Divisiones Políticas

• Asignación de productos al catálogo

• Costo de producto

Visualización de los tipos de moneda

6.3.2.6. Rangos de Documentos

Es la funcionalidad para crear los consecutivos de los documentos creados. Por este medio se puede cambiar la resolución de las facturas, los rangos para los documentos y los prefijos, eliminar y crear nuevos rangos.

Ejemplo: el prefijo de FM lo podemos cambiar por MF o por lo que necesitamos

Para poder configurar los rangos es necesario tener configuraciones previas

• Tipos de documentos

6.3.2.7. Secuencias

En el software existen tablas o procesos que manejan ID ó números autoincrementales, como por ejemplo el personID de usuario ó el número de pedido. El inicio de estos números no depende de los ya existentes en sus correspondientes tablas, sino que son configurados en la pantalla secuencias.

Es decir: existen dos campos, el nombre ó ID de la secuencia, el cual no es editable, y el valor actual o descripción, el cual sí es editable desde el administrador de secuencias. Desde este campo se define desde cuál número se iniciará el conteo autoincremental. Por ejemplo, si escribes en la descripción de la secuencia ORDER_NUMBER el número mil, quiere decir que los nuevos pedidos quedarán con números a partir del mil como el 1001, 1002, etc.

Las secuencias no se pueden crear ni tampoco eliminar, ya que estas son definidas por defecto en el sistema, estas son:

• ORDER_NUMBER: Esta secuencia es usada en la toma de pedidos sea por carga o ajuste.

• SEQ_OR_INCONSISTENCY: Esta secuencia es usada en el registro de inconsistencias.

• RE_EXE_HEADER_SEQUENCE: Esta secuencia es usada en los procesamientos tanto de liquidaciones como de comisiones.

• UM_PERSONS_ID: Esta secuencia es usada al momento de registrar una persona al sistema, ya sea como usuario, consultor, comprador o vendedor.

• SEQUENCE_MESSAGE_LOT: Esta secuencia es usada al momento de enviar un mensaje desde el software.

6.3.2.8. Funciones Por Estrategias

6.3.2.9. Conjunto de Datos de Reglas

6.3.2.10. Funciones

Este administrador permitirá configurar los parámetros de las funciones, las cuales se verán reflejadas al momento de configurar las reglas.

6.3.2.11. Procesos de Reglas

En este módulo se podrá parametrizar el listado de los procesos en los cuales se ejecutan las reglas, los cuales se verán reflejados, en el campo “Process Name”, en la modal al momento de crear una regla. Asignar un proceso a una regla tendrá la intención de agrupar las reglas por los procesos en donde se ejecutan, para luego poder filtrar y hallar más fácilmente alguna regla requerida.

6.3.2.12. Características de documentos

Aquí se configura información de contacto de la compañía según cada país correspondiente, la cual luego se verá reflejada autocompletando diversos documentos como por ejemplo facturas.

6.3.2.13. Check List

En este módulo se encuentra la lista de los diferentes procesos de la plataforma, y el resultado de cada uno, si se encuentran fallas, crítico, ok. Esto de una forma muy visual, ayudando al funcionario a corregir errores que pueden estar afectando el proceso y funcionamiento del sistema

Por este módulo se puede visualizar y en algunos casos solucionar el problema. Para el funcionamiento del módulo check-list es necesario tener configuraciones previas:

• Grupos de Inconsistencias

6.3.2.14. Grupos de Inconsistencia

Los grupos de inconsistencias es la agrupación de procesos y subprocesos para que estos salgan en el check-list, y de esta forma se puede tener la información de una forma más organizada en la plataforma.

En este se configura información relevante como:

• Nombre

• Descripción

Además, este administrador permite crear, modificar y eliminar grupos de inconsistencias, a su vez se puede exportar y crear grupos de inconsistencia a través de archivos planos. Para crear un grupo de inconsistencia no es necesario tener configuraciones previas.

Al realizar la configuración de una categoría de cobro permite que otros flujos funcionen correctamente como:

• Checklist

6.3.2.15. Parametrización de Integraciones

Este administrador tiene como objetivo principal que la empresa pueda parametrizar el comportamiento de sus integraciones, permitiendo realizar el cambio de valores tales como el Nombre de la integración, el Formato de Fecha, la(s) posibles Extensiones del Archivo, la Exportación Múltiple, el Tipo de Integración y la División Política (país) al que pertenece.

6.3.2.16. Copiar Base de Datos

6.3.3. Seguridad

6.3.3.1. Administrador de Roles

Este módulo permite gestionar el acceso y las acciones que se vayan a realizar en el software, ya sea añadir o remover permisos para ingresar a ciertos módulos, los reportes que se pueden visualizar, etc.

En este se configura información relevante como:

• Clonar roles:

  • Esta función permite duplicar la información de roles anteriores, así permitiendo crear nuevos roles, evitando realizar procesos innecesarios en caso de que tengan accesos similares.

• Página por defecto

• Permisos de páginas

• Asignación accesos

Además, este administrador permite crear, modificar y eliminar roles configurados, a su vez se puede exportar los roles de forma masiva a través de un archivo plano.

Para crear un rol no es necesario tener configuraciones previas. Este es uno de los módulos principales en el sistema, ya que a partir de su configuración puede depender de la correcta funcionalidad de la plataforma.

Permisos para el rol del punto de venta

• PROFILE_SHOW_GOALS_TAB

• PROFILE_SHOW_MICROSITES_TAB

• PROFILE_SHOW_PROFILE_TAB

• PROFILE_SHOW_PUB_ARTICLES_TAB

• RAFFLES_ADMIN

• RAFFLES_EXPORT

• RAFFLES_STATUS

• REPORT_SCHEDULE

• REPORT_SCHEDULE_TABS

• REPORT_VIEW_FILTERS_BY_ADMIN

• REPORT_VIEW_FILTERS_BY_AREA

• REPORT_VIEW_FILTERS_BY_COMMERCIAL

• REPORT_VIEW_FILTERS_BY_WALLET

• REPORT_VIEW_FILTERS_BY_ZONE

• REQUEST_CUSTOMER_TRANSFER

• SEE_ALL_THE_WAREHOUSES

• SEE_DEVOLUTION_COLUMN_ORDERDETAIL

• SELECT_OWN_WAREHOUSE

• SELECT_ZONE_HISTORY

• SHIPPING_VAL_MODIFY

• SHOW_AUDIT

• SHOW_BALANCE_CUSTOMER_SERVICE

• SHOW_BUTTON_CREATE_NEW_PAYMENT

• SHOW_BUTTON_EXPORT_CLIENT_NETWORK

• SHOW_BUTTON_NEW_ORDER

• SHOW_CUSTOMER_DASHBOARD_PAGINATION

• SHOW_DISCOUNTS

• SHOW_MOVEMENTPOINTS_CENTRALIZEDQUERY

• SHOW_PAYMENT_FIELDS

• SHOW_PERFORMACE_INDICATOR_MANAGEMENT

• SHOW_TAB_BENEFITS

• SHOW_TAB_CALENDAR

• SHOW_TAB_COLLECTION_MANAGEMENT

• SHOW_TAB_COMMISSION

• SHOW_TAB_COUPONS

• SHOW_TAB_CUSTOMER

• SHOW_TAB_GOALS

• SHOW_TAB_INVOICES

• SHOW_TAB_ISSUES

• SHOW_TAB_MOVEMENTS_COMMISSIONS

• SHOW_TAB_ORDERS

• SHOW_TAB_PARTIES

• SHOW_TAB_PROMOTIONS

• SHOW_TAB_RECRUITS

• SHOW_TAB_REFERRED

• SHOW_TRAKING

• SHOW_WIDGET_DEVOLUTION

• ST_CUSTOMERSERVICE_PASS

6.3.3.2. Administrador del Panel

Desde este módulo se podrá predeterminar los dashboard, los accesos directos y los widgets que verá cada rol específico en la pantalla principal ó portal.

6.3.3.3. Agendamiento

Desde este módulo se puede programar el envío automático y periódico, de algún reporte en específico, y a ciertos usuarios en específico.

6.3.3.4. Gerente de Auditorí­a

Desde este módulo se pueden realizar diversos filtros de los registros de las auditorías para luego realizar la exportación con el reporte específico de los registros filtrados.

6.3.3.5. Integraciones externas

…

6.3.3.6. Ejecución de Procesos

Desde éste módulo se puede hacer seguimiento y cancelar algunos procesos de auditorías. También se pueden realizar diversos filtros de los registros de las auditorías para luego realizar la exportación con el reporte específico de los registros filtrados.

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