Comercial - Genealogía

1. Alcance

El alcance de este proceso es mostrar todo lo relacionado con la genealogía y manejo de la red, como se le puede hacer seguimiento, realizar ajustes de esta, traslados, mostrar a más detalle los tipos de redes, visualización de la red a través del árbol de genealogía y sus niveles de profundidad.

• Estructura de la red

  • Tipos de redes

  • Árbol de la red

  • Ajustes a la red

  • Cálculo de la red

• Monitoreo a la red

  • Gestión

  • Consulta

• Segmentación

  • Reglas

  • RFM

  • Kits de inicio

• Análisis y reportes

1.1. Cobertura del Software

• Genealogía

  • Estructura de la red

  • Tipos de redes

    • Sponsor

    • Patrocinio

    • Matrices

  • Árbol de la red

    • Estructura

    • Nivel

    • Generaciones

    • Histórico

  • Ajustes a la red

    • Traslados

    • Compresión

  • Cálculo de la red

• Monitoreo y gestión

  • Gestión de la red

    • KPI

    • Árbol de la red

    • Visualizador de información clave

  • Consulta Centralizada

• Segmentación

  • RFM (Recencia, Frecuencia, Monetario)

  • Kits de inicio

  • Reglas

  • VIP

  • Grupos de Incentivos

• Análisis

  • Tableros dinámicos

  • Reportes

2. Definiciones

Es fundamental conocer las principales funcionalidades que ofrece el sistema, para realizar una buena gestión interna de los consultores y todas las personas que hacen parte de la red. Inicialmente, es de gran valor, identificar los diferentes términos que se utilizan en el sistema para obtener un mejor entendimiento de su finalidad y funcionamiento.

¿Qué es el árbol de la red?

Muestra las personas que pertenecen a la jerarquía del consultor en los diferentes niveles. Adicional permite visualizar toda la información necesaria relacionada para la gestión.

¿Qué es sponsor?

Es el patrocinador o líder de una red de consultores y se encarga de velar porque el trabajo de su equipo se desarrolle.

¿Qué es referent?

El referente es la persona que trajo o refirió a la persona para ser parte de una red.

¿Cómo se maneja la ubicación en la red?

La ubicación en la red se refiere al nivel en el que se encuentra determinada persona dentro de la genealogía de la compañía, es decir, en qué nivel me encuentro y debajo de quien estoy, el padre de la red es la cabeza de la red, es decir, su ubicación es cero, las demás personas están en los niveles siguientes o inferiores.

¿Qué es segmentación?

Permite la clasificación de la red en subredes más pequeñas. La segmentación se puede otorgar por medio de reglas y estos se visualizarán en diferentes reportes.

¿Qué son los Ranks?

Los ranks son segmentaciones y/o clasificaciones que se le otorgan a los consultores, estos pueden incrementar de nivel o aumentar de acuerdo con el desempeño que tengan en la compañía.

¿Qué es compresión?

El término compresión se refiere cuando una persona que hace parte de una red queda inactiva y sus hijos pasan a la misma posición en la que esta se encontraba (actualización de estructura de la red).

¿Qué es RFM? (Recencia, Frecuencia, Monetario)

Es un análisis, el cual permite determinar cuáles son los mejores clientes o consultores teniendo en cuenta cuándo realizaron su última compra, con qué frecuencia lo hacen y cuánto se gastan. A partir de este se realiza una clasificación de acuerdo a ese desempeño.

3. Funcionalidades destacadas

• Control de jerarquía de la genealogía por medio del árbol de la red: el árbol de la red permite realizar gestión de diferentes componentes que conforman la red, como visualización de su estructura, información personal y movimientos monetarios.

• Actualización de la red: Permite mantener el estado actual de la red por medio de traslados o compresión de red y el cálculo de la red para mantener las comisiones e información actualizada.

• Acceso y monitoreo a través de consulta centralizada: Permite gestionar la información en la búsqueda de una persona, conocer los pedidos realizados, su desempeño (KPI).

• Diversos modos de monitoreo de la red y KPI: Existen diferentes métodos para monitorear la red y toda su información relevante como indicadores con respecto a su desempeño en el entorno comercial.

• Diferentes formas para segmentar la red: La red puede ser clasificada basado en el desempeño o avance que tengan con las ventas o lo definido por la compañía, y a partir de esto se tienen diferentes métodos o estrategias para aplicar esto.

4. Condiciones

Para la adecuada utilización de las funcionalidades del SW es necesario tener definido previamente los elementos técnicos y/o de negocios, tales como:

• Definición de estructura y manejo de red: Establecer el modelo de red que se maneja en el sistema y toda la estructura relacionada.

• Objetivo y alcance funcional de los consultores: Acorde al modelo de negocio, definir qué tipo de acciones pueden realizar los consultores y cuáles son las funcionalidades que pueden abarcar.

• Alcance del plan de carrera: Definir cómo se clasificarán los consultores y cuál es el objetivo del mapa vial según el plan de alcance que tendrán.

• Modelo de flujos de ajuste de la red: Según el alcance, determinar el mapa de flujos que se realizarán para ejecutar los ajustes necesarios de la red.

• Establecer criterios para la compresión de la red: Según el modelo de negocio, determinar cuáles serán las condiciones o validaciones para tomar en cuenta para la compresión de la red.

• Modelo de aplicación de reglas para la segmentación de la red: Definir la aplicación de reglas para segmentar la red (según el modelo de negocio, si aplica).

5. Funcionamiento

5.1. Journey

David del área de comercial se encarga de gestionar las personas que hacen parte de la compañía, una vez ya se haya pasado por el proceso de registro, después de cierto tiempo trascurrido David necesita conocer:

• Estructura de la red

  • Quienes son consultores principales (sponsor)

  • Por quienes está compuesta la red

  • Para esto, David puede gestionar el árbol de la red en el cual se encuentra toda esta información y datos personales relevantes a un tema en específico como

    • Facturas

    • Incentivos

    • Indicadores

    • Administrar la red

• Ajustes a la red

  • Una vez David haya realizado gestión interna de esto, se da cuenta de que puede realizar ajustes a la red de acuerdo con los permisos otorgados por la compañía. En estos puede

    • Trasladar de zona geográfica a los consultores o a sí mismo.

    • Trasladar de red

  • Y para que estos cambios se puedan ver reflejados, es recomendable que David realice el recálculo de la red para actualizar toda esta información

• Monitoreo

  • David tiene diferentes maneras para monitorear la red

    • Monitorear sus ventas según un periodo de tiempo determinado

    • Sus bonos e incentivos

• Segmentación

  • Además, la compañía comprende la importancia de la segmentación de la red, esto para poder identificar su estado de actividad y desempeño con las ventas.

• Análisis y reportes

  • Y finalmente David tendrá diferentes funcionalidades adicionales para hacer uso de esta información

  • Por medio de análisis y generar reportes

Open

6. Elementos configurables

6.1. Configuraciones Principales

• Configuración de widgets específicos de consultores/genealogía.

• Configuración de la estructura de la red.

• Configuración de los KPI - modelo de seguimiento.

6.2. Configuración de Módulos Relacionados

• Configuración de divisiones políticas

• Configuración de divisiones territoriales

• Configuración de variables de entorno

  • Número de niveles de la red

  • Nivel del padre de la red

  • Código interno padre de la red

• Configuración de metas

• Configuración de segmentos en las metas (Marketing → Goals)

• Configuración de tablero de metas

• Configuración Checklist

• Configuración de los productos marcados como Kits.

• Asignación de widgets y reportes a un rol deseado

• Configuración de roles y permisos.

6.3. Configuración del Módulo

A diferencia de otros módulos, este módulo de genealogía se configura principalmente a través de Role Access y Variables de entorno. Estos dos elementos permiten establecer los niveles de permiso y las condiciones de operación de cada módulo, según las necesidades y preferencias del usuario.

6.3.1. Variables de entorno

Nombre	Descripción

Nombre	Descripción
CUSTOMERMANAGEMENT_NEWVIEW_SHOW	Esta variable de entorno controla la visualización completa de la pantalla de consultores, cambiando la visualización de la tabla de registros.
Open
NETWORK_CALCULATE_NETWORK_BY_REFERENT	Controla la visualización del botón para dibujar el árbol de red.
En Valor = F En Valor = T
LOAD_WITH_CUSTOMERS_SCREEN_FILTER	Si el valor de la variable de entorno es igual a T, entonces filtra, por defecto, al entrar al administrador, por los usuarios activos.
En Valor = T En Valor = F

6.3.2. Accesos por rol

Éstos son permisos que se les asignan a los roles, de los usuarios, para mostrarles u ocultarles determinadas opciones o acciones del software. A continuación, encontrará los roles access relacionados a las acciones del administrador de consultores.

7. Alcance detallado

7.1. Genealogía

La genealogía es una herramienta que ayuda a gestionar de manera adecuada la estructura de la red, ya sea de:

• Un consultor

• La empresa

• La fuerza de ventas

Así mismo, permite a la compañía realizar la gestión de redes de ventas y poder entregar un rol adecuado a cada uno de los tipos de clientes, para estructurar la genealogía.

7.1.1. Estructura de la red

A través del Software es posible parametrizar las diferentes estructuras de Red acorde al ancho, profundidad y criterios de negocio (Territorio, matrices, etc.). Tales como:

• Binaria

• Uni-nivel

• Matricial

• Profundidad y/o anchos limitados

• Territorial

• Mix de (híbridas)

7.1.1.1. Tipos de Redes

El Software soporta la configuración simultánea de las siguientes redes acordes a las estructuras antes mencionadas:

• Red por Sponsor
  Es la persona que lidera una red de consultores y se encarga de velar porque el trabajo de su equipo se desarrolle.

• Red por referido/patrocinador
  Hace referencia a la persona que invita a otra a hacer parte del negocio como distribuidor y de esta forma construye su red.

• Matrices
  Red creada basada en reglas de negocio. Normalmente en procesos de vinculación, se hacen redes basadas en matrices de ancho y profundidad fijos, que permiten liquidar bonos especiales por logros, alcanzar ciertos volúmenes de ventas, etc.

7.1.1.2. Árbol de la red

El Network Marketing o Mercadeo en Red, es un sistema de ventas directas en el cual una persona se asocia con una compañía formando parte de ella como socio independiente. Esta persona a su vez recomienda a otras personas a unirse a esta misma empresa para comprar sus productos o servicios. La persona que recomienda recibe una bonificación por las compras que realicen todos sus asociados.

Un árbol de red del Network Marketing es una forma de organizar a los distribuidores o asociados de una empresa que utiliza este sistema de comercialización. Consiste en representar gráficamente la estructura jerárquica y las relaciones entre los miembros de la red, desde el patrocinador o líder hasta los últimos reclutados. Cada nivel del árbol corresponde a una generación de distribuidores, y cada rama representa una línea descendente de patrocinio. El árbol de red permite visualizar el tamaño, el crecimiento y el potencial de ingresos de la red, así como identificar las áreas de oportunidad o mejora.

Con esta herramienta podrá visualizar cómo está organizada esta relación entre referentes y referidos. Cada nodo de este árbol cuenta con 2 acciones:

• Ver mis hijos: Esto va a la BD y busca si tiene hijos, en caso de que si, los pinta, en caso de que no, nos muestra una alerta.

• Consulta 360: Es un link a consulta 360 con la persona seleccionada prefiltrada.

7.1.1.2.1. Estructura genealogía

• Padre de la red

  • Es el registro “líder” es decir que no tiene a nadie encima de su red, no tiene referencias de un Sponsor o un referido.

• Campos de referencia

  • Referal

  • Sponsor

• NetworkID

  • Campo único (por tipo de red)

  • Concatenación de los ID personales desde el Padre de la red hasta la persona

7.1.1.2.2. Nivel de profundidad

• Absoluto (desde el Padre de la red)

• Relativo (Desde el Sponsor)

7.1.1.2.3. Generaciones

Las generaciones son los niveles en una estructura de ventas multinivel y entre más grande sea, hace referencia a que la distancia en número de sponsors entre dos personas es mayor.

7.1.1.2.4. Histórico

El histórico de ranks permite visualizar el historial de todos los ranks por los que ha pasado una persona, el tiempo en el que estuvo en ese rank, el que tenía anteriormente y el nuevo. Además, en qué campaña y fecha se realizó ese cambio.

El software permite preservar la estructura de la red al cierre de cada ciclo comercial

• Estructura genealógica de la red

• Título en el plan de carrera

• KPI obtenidos

7.1.1.3. Ajustes a la red

7.1.1.3.1. Máquina de estados

Al momento de manejar un negocio de venta directa, es fundamental tener una buena gestión en el personal de la compañía y de la red que la compone.

La máquina de estados es la función del sistema para realizar el proceso de cálculos de las reglas previamente establecidas, como resultado se puede dar:

• El cambio de rank

• Actualización de la red

• Cálculo de las comisiones.

Todo lo mencionado anteriormente le permite a la compañía llevar un control más profesional y especializado en el manejo de diferentes procesos.

Primero se elige el “Tipo de ejecución” y el “Periodo comercial”.

Luego se elige la acción a ejecutar, como por ejemplo “Integrar red” ó “Calcular rank”, y finalmente se acciona el botón “Ejecutar proceso”.

7.1.1.3.2. Traslados

Los traslados permiten mantener actualizada la zona geográfica o la gestión comercial de la fuerza de ventas y así mismo a toda la estructura de su red.

Los traslados de los integrantes de la fuerza de venta ocurren cuando:

• Se pasan de una zona a otra

• Se cambian a otra red.

Una vez se finalice este proceso se debe de recalcular la red para que esta quede actualizada.

7.1.1.3.3. Compresión

La compresión se da en uno de los pasos finales del cálculo de comisiones, esta mantiene la red actualizada y reorganizada en caso de que el sponsor o la persona que se encuentre un nivel más arriba quede inactiva. Una vez ocurre esto, las personas que conforman un nivel inferior pasan a la misma posición en la que se encontraba la persona que inactivaron.

Ejemplo: Este es un ejemplo del árbol de la red de Lili, al inactivar a Juan Carlos toda la red de personas que estén debajo de Juan Carlos, en este ejemplo Ana sube al nivel en el que Juan Carlos se encontraba.

(imagen)

Este paso es opcional, está relacionado con una regla que es la que hace este proceso y con los estados comerciales, donde se debe de configurar un estado comercial donde una persona lleva X campaña sin pasar pedido y lo marca como deserción.

El sistema con esta configuración evalúa que por personas no ha tomado pedidos durante X campaña, entonces en el proceso de liquidación y cierre de campaña el sistema la marca como deserción, entonces el sistema automáticamente las personas debajo de la red y las coloca en la red que está por encima

7.1.1.4. Cálculo de la red

El cálculo de la red es el proceso que recorre toda la estructura de personas generando su estado actualizado, para que a partir de allí se pueda tener la base para el cálculo de todos los KPI asociados.

Esta estructura se guarda ciclo a ciclo. El recálculo se puede realizar de forma automática (cron) o de forma manual desde el Administrador de comisiones.

Es importante realizar el cálculo de la red para poder visualizar los efectos que se hayan modificado en este.

Ejemplo:

Al eliminar a una persona, este se seguirá visualizando en la jerarquía hasta realizar el recálculo.

7.2. Monitoreo

Para la compañía es muy importante tener control sobre lo que está pasando, ya sea con:

• Pedidos facturados

• Indicadores

• Incidentes presentados

• Fuerza de ventas

  • Rendimiento

  • Pedidos que han facturado

  • Metas cumplidas

Por este mismo motivo, existen diferentes formas para realizar el monitoreo de la fuerza de ventas para que permita realizar una completa gestión interna y estén al tanto de todo lo ocurrido en el sistema.

7.2.1. Gestión de la red

Este módulo permite realizar el seguimiento a la Red, su estructura, rank, estados comerciales, comisiones, KPI, ventas, entre otros.

• Visualizar el árbol completo de la red

• Exportar la información de la red

• Visualizar los pedidos facturados

• Visualizar su desempeño, cuántas personas han referido y toda su información relacionada, etc.

7.2.1.1. KPI de cantidad de personas en la red

Para un seguimiento continuo del crecimiento de la compañía contamos con la posibilidad de consultar a alto nivel cuál es el total de los consultores inscritos, cliente final, activos. Esto permite conocer los indicadores actuales del estado de la red y las personas que hacen parte de ella.

Los widgets con los que contamos son:

Estados Comerciales

Este widget muestra los estados comerciales de la red y cuántos distribuidores están en cada estado.

Estado

Este widget muestra los estados de la red y cuántos distribuidores están en cada estado.

Indicadores Red

Este widget muestra el stencil mediante el cálculo general de la industria de venta directa, stencil inicial + inscripciones - inactivos, etc.

Segmentación

Este widget muestra los segmentos de la red y cuántos distribuidores están en cada estado.

Título de calificación/Rank

Este widget muestra los Ranks de la red y cuántos distribuidores están en cada estado.

7.2.1.2. Filtrar listados para realizar gestion

Entrando a detalle se pueden filtrar todos los consultores a partir de la siguiente información, con el motivo de poder realizar una gestión más específica y rápida, buscando específicamente lo que se necesita.

• Rank específico

• Rangos Honoríficos

• Campaña de registro

• Nivel asignado en la red

• País / Región / Zona geográfica / Sección

• Moneda

El bloque o sección de filtros está compuesto por subsecciones, las cuales son:

Información Personal

Estos filtros contienen aspectos que tienen que ver con la persona, como el código interno, nombre, teléfono, fecha de registro, etc.

Ubicación

Estos filtros están relacionados con la ubicación geográfica de la persona, dirección, país, ciudad, zona, etc.

Red

Estos filtros tienen aspectos relacionados con la red, nivel, calendario, ranks, sponsor, etc.

Información comercial

Estos filtros están relacionados con el estado comercial o de actividad de la persona, status (activo o inactivo), estado comercial (egreso, ingreso, etc), segmentación, etc.

Transaccional

Estos filtros están relacionados con el comportamiento de la persona en cuanto a las ventas. Como personas sin órdenes, y el semáforo. Adicionalmente el filtro “Límite de registros”, el cual es el máximo de registros que se van a mostrar en la tabla, debido a que la tabla no posee paginación, por lo cual todos los registros que se muestren se mostrarán en la misma página.

7.2.1.3. Árbol de la red

En el árbol de la red existen diversas formas para monitorear información, ya que permite visualizar de forma más completa por medio de un árbol jerárquico, entender su estructura actual y quienes la conforman.

En este se puede monitorear información como:

• La red que lidera la persona

• Indicadores, información personal, rank etc.

7.2.1.4. Visualización de información clave

La gestión a la fuerza de ventas es muy importante, ya que a partir de esta depende la efectividad y el desempeño del personal y de la compañía en general.

Por esta razón, S4DS cuenta con diferentes formas para gestionar la información y el seguimiento de los consultores de la red, por ejemplo:

• Información centralizada

  • Dirección residencia / Envío

  • Números de contacto

• Porcentaje de configuración del perfil

• Historial de pedidos realizados

• Comisión calculada

  • Visualización de Indicadores y comisiones calculadas, es posible de la siguiente manera obtener esta información

7.2.2. Consulta Centralizada

Es vital en la administración de una red de ventas poder reunir la información de cualquier consultor. Para esto, la consulta centralizada permite acceder a estos datos para ver la información necesaria y gestionar sus movimientos y desempeño en la compañía. En esta puede consultar información como:

• Información básica

• Número de pedidos

• Casos de servicio al cliente

• Facturas

• Beneficios

• Cupones usados y redimidos

• Personas referidas

• Administración de pagos

• Administración de comisiones

• Eventos programados

• Devoluciones

• Saldo

• Número de puntos acumulados

• Cupo de crédito

7.3. Segmentación

La segmentación se usa para gestionar y clasificar a la fuerza de ventas según su desempeño en las ventas o en general, esta jerarquía se basa en los estados comerciales definidos por la compañía. La segmentación se puede realizar a través de:

• Metas

• Reglas

A continuación, estos serán especificados a más detalle.

7.3.1. RFM (Recencia, Frecuencia, Monetario)

Comprende la configuración de metas a asignar a cada integrante de la fuerza de ventas basándose en el pedido promedio y consecutividad, y a partir de allí poder realizar la segmentación de la fuerza de venta de acuerdo con la frecuencia de la compra. Todo esto acorde al modelo de negocio de la compañía.

*Recencia: que tan seguido realiza compras el cliente/representante.

Ejemplo de segmentación:

• Segmento AA: es quién toma un pedido promedio > a $300.000 y >= a 6 campañas consecutivas

• Segmento A: es quién toma un pedido promedio > a $300.000 y < 6 campañas consecutivas

• Segmento B: es quién toma un pedido promedio < a $300.000 y >= 6 campañas consecutivas

• Segmento C: es quién toma un pedido promedio < a $300.000 y < 6 campañas consecutivas

7.3.2. Kits de inicio

Los kits de inicio, es una membresía o producto que se compra para hacer parte de la compañía y empezar como distribuidor. A partir de la configuración de los Kits de inicio es posible segmentar la fuerza de venta acorde al Kit que compren al momento de finalizar su registro.

7.3.3. Reglas

Las reglas permiten definir diferentes tipos de condiciones para poner o quitar acciones sobre la red y sobre sus pedidos.

Una de sus funciones es que permite configurar unas condiciones para segmentar la fuerza de venta acorde al cumplimiento de los parámetros que defina la compañía. A esta configuración de las condiciones se conoce como Regla.

Ejemplo: Segmentar la red por Gold, Platinum, etc.

7.3.4. VIP

Esta funcionalidad está diseñada para administrar una fuerza de ventas VIP, permitiendo la opción de que una vez se realice el cierre de calendario, los integrantes de la fuerza de venta que la compañía seleccione y clasifique como VIP no queden inactivos.

Esta configuración se puede realizar por el administrador o haciendo una carga masiva de la fuerza de venta seleccionada.

7.4. Análisis

Son muy importantes para tener control de todas las variables del negocio, son de mucha importancia y desde S4 se puede tener toda la información desde la pantalla o mediante generación de reportes.

Para el análisis de la información se cuenta con diferentes tipos de consultas y reportes tales como:

7.4.1. Tableros dinámicos

Los widgets permiten acceder a información o indicadores de forma rápida y visual. Conteniendo información de diferentes componentes para acceder a ellos de manera resumida.

Esto permite al consultor tener una vista general de los indicadores y con base en ellos tomar decisiones para mejorar la estrategia de negocios.

La fuerza de ventas podrá acceder a información como:

• Comportamiento de mi red

• Segmentación de consultores

• Mejores vendedores por zona

• Top de consultores con más referentes

7.4.2. Reportes

La recopilación y análisis de información es fundamental para la entidad comercial, ya sea para detectar áreas críticas u oportunidades en el mercado, y así mismo realizar seguimiento a varios puntos referentes a las ventas.

Los reportes permiten a la fuerza de ventas realizar una gestión masiva de datos en algún tema en específico por medio de la generación de archivos. Y de esta manera poder acceder a información detallada para llevar a cabo el debido seguimiento.

• Seguimiento a la fuerza de ventas

  • Reporte Stencil

  • Reporte de nuevo y reingresos

  • Sales - Clients: Network

  • Red categoría

  • Red nuevos

  • Red total

  • Reportes nuevos reclutados

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