Logística.

1. Alcance

El alcance de este proceso es mostrar las diferentes opciones del manejo y control logístico que se maneja dentro del sistema, el control de inventario de productos, ya que todo lo que abarca este tema hace parte de una de las bases pilares que permite una correcta gestión para ofrecer una buena experiencia y organización corporativa. Este alcance abarca lo siguiente:

• Inventarios

  • Bodegas y ubicaciones

  • Stock

  • Costos

• Picking

  • Balanceo

  • Listados Picking

  • Aduanaje

• Packing

  • Etiquetas de packing

  • Impresión de Facturas

• Transporte

  • Entrega

  • Despacho

• Tracking

• Analisis

1.1. Cobertura del Software

• Inventarios

  • Bodegas y ubicaciones

  • Stock

    • Disponibilidad

    • Movimientos

    • Seguimiento

    • Lotes, Vencimientos/Caducidades

  • Costos

    • Por producto

    • Por ubicación

• Picking

  • Balanceo/Ubicación

    • Configuración de las líneas de picking

    • Ubicaciones en la línea

  • Picking

    • Listado de picking

      • Está como reporte en pedidos

      • PDA o tablets para hacer picking.

    • Cálculo del número de cajas

      • Opcional

  • Aduanaje

    • Revisión de las referencias despachadas

    • Reliquidación de la orden

• Packing

  • Etiquetas de packing

  • Impresión de Facturas

• Transporte

  • Entrega

    • Aduanaje de cajas

    • Manifiesto de carga al transportador

  • Despacho

    • Asignación de las guías de despacho

• Tracking

  • Cargar guías de transporte

    • WS

    • Archivos

  • Proceso de actualización de estado

    • WS

    • Archivos

  • Seguimiento y comunicación a usuario (emails)

    • Pedido

    • e-mail

• Análisis

  • Reportes de Logística

2. Definiciones

¿Cuál es la diferencia entre Inventario y Stock?

El inventario contiene en su cifrado todo el patrimonio de una empresa, tanto estable como para la venta, y además se puede definir como un conteo general para llevar el control y el análisis de todos los productos.

A diferencia del stock, el cual refiere la cantidad de productos en específico que pueden ser tomados para la venta y adicional a esto, el conteo sirve para saber la fluctuación de cada uno; estar consciente de cuál sale más y en qué tiempo se pueden vender.

¿Qué es un traslado entre bodegas?

Es mover mercancía de productos entre bodegas y centros de costos de forma física o virtual

3. Funcionalidades destacadas

• Manejo de bodegas: se puede tener en el sistema múltiples bodegas creadas con el fin de tener un mejor control y manejo de los productos.

• Traslados entre bodegas: se puede realizar movimientos de productos entre bodegas según las necesidades o estrategias que tenga la compañía.

• Flete y operador logístico: se puede tener múltiples valores de fletes asociados a diferentes operadores logísticos.

• Tracking: se puede tener una trazabilidad del pedido

4. Condiciones

Para la adecuada utilización de las funcionalidades del SW es necesario tener definido previamente los elementos técnicos y/o de negocios, tales como:

• Bodegas: definir qué bodegas se va a utilizar y si se pueden realizar traslados entre estas

• Inventario: definir los mínimos de inventario aceptados por la compañía y cada cuándo y cómo se realizan la carga y actualización de estos.

• Packing: definir el empaque a utilizar dependiendo de los productos manejados

• Transportadores y fletes: definir los operadores logísticos y los fletes que se van a cobrar según la ubicación geográfica

5. Funcionamiento

5.1. Journey

• Daniel en Logística de estos procesos:

  • Gestión del inventario

  • Gestión logística y distribución

  • Gestión de múltiples almacenes

  • Gestión de pedidos pendientes

  • Opciones de envío

6. Elementos configurables

Los siguientes son los elementos para configurar en el SW:

6.1. Configuraciones Principales

• Bodegas

• Transportadores

• Razones de Diferencia en Picking

• Líneas de picking

• Estaciones de picking

• Gastos de envío

• Información logística

• Tipos de movimientos de inventario

• Niveles de servicio

6.2. Configuración de Módulos Relacionados

• Valor de los fletes

• Operadores logísticos

• Creación y costos de los productos

6.3. Configuración del Módulo

6.3.1. Bodegas

Este módulo permite tener una representación virtual lo más similar al espacio físico de las bodegas que tiene la compañía.

En este se configura información relevante como:

• Ubicación de la bodega.

• Valor de envío configurado en caso de que el inventario de los productos del pedido se encuentre en esta.

• Y a través de este mismo es posible configurar las líneas de cada bodega.

Nota: Las líneas hacen referencia a los pasillos o divisiones que haya en cada bodega.

Además, este administrador permite crear, modificar y eliminar bodegas y sus respectivas líneas, a su vez se puede crear las bodegas de forma masiva a través de un archivo plano.

Para crear una bodega es necesario tener previamente creado y configurado:

• Divisiones Políticas y Zonificación.

Al realizar la configuración de una bodega permite que otros flujos se configuren correctamente como:

• Configuración de inventario.

• Configuración de costo de productos.

Open

Open

6.3.2. Transporte (piñón)

En este módulo se configuran la información de las entidades de transporte que utilizará la compañía durante todo el proceso logístico de envío de los pedidos.

En este se configura información relevante como:

• NIT de la transportadora.

• Url de la entidad de transporte.

Además, este administrador permite crear, modificar y eliminar entidades de transporte, a su vez se puede exportar la información a través de un archivo plano.

Para crear una entidad de transporte no es necesario tener configuraciones previas.

Al realizar la configuración de una entidad de transporte permite que otros flujos se configuren correctamente como:

Información Logística (Valor de envío según zona geográfica).

Esta información es visible en el detalle de un pedido, el cual su estado sea liberado.

6.3.3. Razones de diferencia en picking (piñón)

En este administrador se establecen las razones que se presentan en el momento de realizar el proceso de picking, el sistema contiene por defecto las siguientes razones de diferencia

• Irreplaceable units: Es cuando el producto (unidad) no puede ser reemplazado en el inventario.

• Ok: No se presentan diferencias en el inventario frente a lo solicitado por el cliente.

• Out of stock: Esto es cuando el producto solicitado está descontinuado o no hay unidades disponibles.

• Empty: Es cuando el producto solicitado no es encontrado en el inventario.

Además, este administrador permite crear, modificar y eliminar las razones de diferencias en picking.

Para crear una razón de diferencia en picking no es necesario tener configuraciones previas.

6.3.4. Líneas de picking (piñón)

La preparación de pedidos es una actividad clave en la logística, que consiste en seleccionar y extraer los productos de un almacén para cumplir con los pedidos de los clientes. Para realizar esta tarea con eficacia y precisión, el operario debe seguir unas líneas de picking, que son las rutas óptimas que debe recorrer dentro del almacén para localizar los productos. Estas líneas de picking se indican en un documento que contiene los datos de los productos (nombre, cantidad, ubicación, pasillo, estantería) y el orden en que deben ser recogidos.

Este administrador permite crear, modificar y eliminar las líneas de picking. Para crearla no es necesario tener configuraciones previas.

Realizar la configuración de una línea de picking permite que otros flujos se configuren correctamente como:

• Estaciones de picking.

6.3.5. Estaciones de picking (piñón)

Las estaciones de picking son zonas clave en el proceso logístico de una empresa. En estas áreas, los trabajadores se encargan de seleccionar los artículos que han solicitado los clientes y de empaquetarlos correctamente para su envío. Las estaciones de picking deben estar bien organizadas y equipadas con los medios necesarios para garantizar la eficiencia y la calidad del servicio.

Este administrador permite crear, modificar y eliminar las estaciones de picking.

Para crear estaciones de picking es necesario realizar configuraciones previas como:

• Líneas de picking.

6.3.6. Gastos de envío

Este módulo permite configurar los gastos de envío, ya que, a partir de este, en el momento en el que se va a realizar un pedido; se debe de realizar un cálculo de diferentes cobros como (impuestos, productos, descuentos, envío, etc.) para obtener el total de la orden y al realizar el pago sea correcto. Los gastos de envío dependen de diferentes factores, como la zona geográfica, por lo tanto, se pueden configurar los envíos basados en esto.

En este se configura información relevante como:

• Tipo de costo.

• Moneda.

• Impuestos.

Este administrador permite crear, modificar y eliminar los gastos de envío, a su vez se puede exportar y crear los gastos de envío de forma masiva a través de un archivo plano.

Para crear un gasto de envío es necesario tener previamente creado y configurado:

• Moneda.

Al realizar la configuración de gastos de envío permite que otros flujos se configuren correctamente como:

• Información Logística.

Estos son visibles en el detalle de un pedido

6.3.7. Información Logística (piñón)

El administrador de información logística permite configurar todo lo relacionado con el envío de los productos, categorizando:

• Tiempo de demora de envío según la división territorial

• Zona geográfica

• Entidad de transporte

Dependiendo de toda esta información suministrada se agrega un flete y con eso se maneja la logística de envío por las divisiones territoriales. Además, este administrador permite crear y modificar la información logística, a su vez se puede exportar y cargar la información a través de un archivo plano.

Para suministrar información de logística es necesario tener previamente creado y configurado:

• Entidad de transporte

• Divisiones Políticas y Zonificación

• Gastos de envío

Esta información es visible al realizar el pago de una orden

6.3.8. Tipos de movimientos de inventario (piñón)

Los movimientos de inventario son todos aquellos procesos que se realizan con respecto a este, por lo que hace importante poder conocer toda la información acerca de los movimientos que se han realizado.

Este administrador permite definir y categorizar cuáles serán los tipos de movimientos que se podrán realizar con respecto al inventario.

Ejemplo: cuando se realiza una carga, cuando se realiza traslado de algún inventario, etc.

Además, este módulo permite crear, modificar y eliminar los diferentes tipos de inventario configurados. Para configurar los tipos de movimientos de inventario no es necesario tener configuraciones previas.

Al realizar la configuración de un tipo de movimiento de inventario permite que otros flujos funcionen correctamente como:

Movimiento de inventario.

Esta información es visible al realizar un movimiento de inventario

6.3.9. Nivel de servicio

El nivel de servicio es un concepto que mide la capacidad de una empresa para satisfacer la demanda de sus clientes sin tener faltantes de inventario.

Se expresa como un porcentaje que indica la probabilidad de que un cliente pueda comprar el producto que desea en el momento que lo solicita.

Por ejemplo, si el nivel de servicio de una referencia es del 95%, significa que hay un 95% de posibilidades de que el cliente encuentre ese producto disponible cuando lo pida.

El nivel de servicio depende de varios factores, como la gestión del inventario, el tiempo de entrega de los proveedores y la variabilidad de la demanda.

Un nivel de servicio alto implica una mayor cobertura de la demanda y una mayor satisfacción del cliente, pero también un mayor costo de inventario y un mayor riesgo de obsolescencia.

Por eso, es importante definir un nivel de servicio óptimo que equilibre los beneficios y los costos de mantener el inventario.

Por ejemplo, una empresa que vende productos perecederos puede optar por un nivel de servicio más bajo para evitar tener que desechar productos caducados, mientras que una empresa que vende productos de alta rotación puede optar por un nivel de servicio más alto para evitar perder ventas y clientes.

7. Alcance detallado

7.1. ​Inventario

7.1.1. ​Bodegas y ubicaciones

Las bodegas son el espacio virtual, las cuales permiten realizar una gestión óptima y adecuada del inventario, por medio del acceso a los registros de los recursos de mercancía con los cuales cuenta la compañía.

Para una mejor administración del inventario, S4DS soporta la gestión de múltiples bodegas y múltiples ubicaciones.

7.1.2. ​Stock

7.1.2.1. ​Disponibilidad

El Stock es la existencia y disponibilidad de productos tanto en el inventario como en la bodega, estos permiten tener un registro y gestión para disponer a la venta de los clientes.

En S4DS la gestión al stock de productos e inventario se vuelve más fácil, ya que cuenta con el módulo de inventario, el cual permite realizar un seguimiento de:

• Disponibilidad de productos y su información relacionada

• Los movimientos realizados.

• Actualizar o cargar inventario de forma masiva por medio de archivos planos, o individual por el administrador.

• Realizar traslados de inventario entre bodegas.

7.1.2.2. ​Movimientos

El poder conocer a detalle cuáles fueron los movimientos de los inventarios y poder realizar auditorías de los procesos realizados en este, es fundamental para una compañía, ya que de esta manera es posible realizar un seguimiento continuo con respecto a los recursos que se tiene disponibles para realizar la venta a los clientes

S4DS cuenta con este módulo, que permite observar todas las transacciones que se hayan realizado al inventario, tales como carga de inventario, cierre de inventario, compromiso de inventario, gasto, ajuste negativo y devoluciones.

La carga de la información al sistema de los productos es organizada por lotes y cantidad.

Existen tres tipos diferentes de carga de inventario:

• Adición de inventario (0): Suma el stock definido en el archivo con el lote en el almacén de operaciones.

• Reemplazo de inventario (1): Reemplazar el stock definido por el archivo.

• Auditoría de inventario (2): Validar que no hay diferencias entre el saldo real y el saldo del sistema.

7.1.2.3. ​Movimiento (Kardex) de inventario

Es una pantalla donde se puede visualizar, revisar y hacer seguimiento a los movimientos de inventario. Por este módulo se puede hacer seguimiento y consultar los tipos de movimientos según la categorización del SKU

7.1.3. ​Costos

El costo, también llamado coste, es el desembolso económico que se realiza para la producción de algún bien o la oferta de algún servicio. El costo incluye la compra de insumos, el pago de la mano de obra, los gastos en la producción y los gastos administrativos, entre otras actividades.

El conocer el costo real de un producto o servicio es vital para las compañías, con esta información se verifica si la venta vs. el costo fue rentable o no para la empresa. El costo se carga a través de un archivo plano o WS.

7.1.3.1. ​Producto

Para la administración del inventario, los productos deben estar creados con todas las especificaciones que el software requiere.

7.1.3.2. Ingreso inventario por bodega/lote

Para realizar la carga de inventario es necesario ingresar información importante como:

• SKU

• Lote

• Bodega

• Unidades

• Fecha de vencimiento

• Costo

7.2. Picking (Separación de pedido)

Para separar un pedido es necesario ejecutar 3 acciones:

• Realizar un balanceo

• Separación de unidades (Picking)

• Realizar aduanaje

7.2.1. ​Balanceo/Ubicación

Para tener un mejor control y manejo de la bodega y de los productos es fundamental tener una buena ubicación y almacenamiento de los productos, esto al final se ve compensado con los tiempos y gastos operativos relacionados con el proceso logístico.

S4DS tiene esta funcionalidad para ejecutar todo el proceso logístico.

• Configuración de las líneas de picking

• Ubicaciones en la línea

7.2.2. ​Picking

El picking es el proceso de preparación de los productos de los pedidos para ser facturados y despachados a los clientes.

S4DS cuenta con el módulo para ejecutar este proceso, para esto las órdenes deben de estar en un estado válido para el proceso, y esta acción se realiza por pedido.

Para realizar el picking se puede hacer de forma manual por el administrador o por integración, para hacerlo de forma manual se debe de exportar el reporte de balanceo, este consiste en matricular y administrar los productos que existen en el proceso de venta para el ciclo correspondiente, este trae la información de la línea de picking (son los pasillos que tiene la bodega) y las estaciones (las ubicaciones) y el SKU a mercar (picking).

7.2.3. ​Aduanaje

Cuando se finaliza el picking de un pedido se procede con el aduanaje, que es la validación de lo encontrado (mercado) contra lo solicitado en la orden, este paso envía la información de lo que se va a facturar.

Cuando se va a despachar un pedido desde bodega se realiza picking, lo cual es coger item por item de un pedido, teniendo en cuenta las unidades pedidas y las unidades en bodega y entonces ya hacen eso y si coinciden envían el pedido.

Cuando terminan eso le dan en guardar y ya cuando guarda el pedido queda facturado

• Revisión de las referencias despachadas

• Reliquidación de la orden

7.3. ​Packing

Es la actividad del empaque y embalaje de los pedidos, buscando la mejor opción según:

• Tamaño

• Peso

• Tipo de producto

Desde el sistema S4DS tenemos la opción del packing, significa que el producto de un pedido está relacionado con un empaque específico por medio de rótulos, esta información es de alta importación para los productos que van fuera del pedido y a su vez realizar seguimiento de la orden

• Etiquetas de packing

• Impresión de Facturas

7.4. ​Transporte

7.4.1. ​Transportadores y fletes

El transporte es un proceso necesario para la gestión de logística, a su vez puede ser uno de los que más costos y siniestros puede tener.

Los fletes varían según el lugar de destino y el operador logístico. S4DS cuenta con la opción de crear múltiples operadores logísticos por población, a su vez puede tener diferentes:

• Tiempos de entrega

• Fletes (categorías)

• Valores de fletes

S4DS tiene diferentes formas en el sistema para el cálculo del flete, a continuación, se describirá el uso de cada tipo:

KEY_ON_HAND:

Se asigna un valor de precio de envío fijo, por lo general se configuran varias opciones dependiendo del territorio.

Ejemplo:

• Para México: Valor flete: 100 dólares

• Para Colombia: 50 dólares

• Para Estados Unidos: 70 dólares

KILOGRAM / CUBIC_METER:

Se asigna un costo de envío dependiendo del peso del pedido. Ó también dependiendo del volumen.

Ejemplo:

Producto a: peso 1 kg

Producto b: peso 3 kg

Producto c: 6 kg

Tabla Flete:

0 a 5 kg: 5 dólares

5.1 a 10: 10 dólares

La orden tiene: 2 productos de a, y 1 producto de c, por lo tanto, peso = 8 kg, y costo flete = 10 dólares.

BOX:

Se usa cuando la información de shipping proviene de una integración Externa.

FIXED_AND_SERVICE:

Se utiliza para calcular con base en el costo y cobro del flete, el valor de un servicio o descuento adicional sobre el valor final del flete.

GUIDE:

El costo de envió se obtiene de la multiplicación del costo de la categoría * el número de guías.

“El número de guías se obtienen dividiendo el peso total de la orden por el peso definido para la guía”

7.4.2. ​Entrega

• Aduanaje de cajas

• Manifiesto de carga al transportador

7.4.3. ​Despacho

Es el momento en el cual el pedido ya fue facturado y entregado al operador logístico para su proceso de entrega al cliente final.

Asignación de guía de despacho

Este módulo tiene como objetivo principal asignar a los pedidos despachados un número de guía, según la transportadora u operador logístico, con el fin de realizar seguimiento a lo largo de su proceso de entrega.

7.5. ​Tracking

El tracking es el seguimiento que se le realiza al despacho del pedido, para el cliente es muy importante, ya que ingresando a la plataforma a través de los pedidos que ha realizado puede saber y conocer en tiempo real dónde está el producto, fecha aproximada de entrega o si este presenta alguna novedad.

Para realizar el tracking de un pedido se puede hacer de la siguiente manera:

• Cargar guías de transporte

• Proceso de actualización de estado

• Seguimiento y comunicación a usuario (emails).

7.6. ​Análisis

Nivel de servicio

Recuperación de fletes

Reporte Logística Transporte

.