Mercadeo - Comunicaciones

1. Alcance

El alcance de este proceso es dar a conocer las diferentes opciones de comunicación que el sistema ofrece para un constante relacionamiento entre los usuarios que interactúan con el sistema:

• Fuerza de Ventas ←> Compañía

• Cliente final <→ Compañía

• Cliente final <→ Fuerza de ventas

El sistema cuenta con comunicaciones automáticas y comunicaciones interactivas que permiten que este relacionamiento con los diferentes usuarios se presente de diferentes maneras:

• Comunicaciones

  • Autoresponders

    • Mensajes automáticos que el sistema envía automáticamente luego de que ocurren determinada acción en el sistema

  • Mensajes interactivos desde el Backoffice

    • Banners

    • Campana de notificaciones

    • Mensajes masivos

    • Timeline

1.1. Cobertura del Software

• Comunicados automáticos (autoresponders)

• Comunicaciones

  • Comunicados

    • Banner

    • Popup

    • Timeline - Muro de mensajes

    • Envío masivo de e-mails

2. Definiciones

Es importante entender algunos términos relacionados al módulo de comunicaciones que se mencionan constantemente en este documento y permiten el fácil entendimiento de lo aquí expresado.

¿Qué son los Autoresponders?

Es un mensaje automático tipo email que se envía a uno o varios usuarios luego de estos haber realizado una acción específica en el sistema. Contamos con un administrador que permite personalizar el mensaje y el diseño de estos templates de mensajes con el lenguaje deseado de la marca.

¿Mensaje tipo Popup o tipo Banner?

Es una imagen que se abre al usuario en ciertas pantallas del sistema. Estos mensajes tipo popup o tipo banner son configurados por parte del administrador del sistema el cual decide en qué páginas y a qué usuarios desea que se muestren estos mensajes.

Los mensajes tipo pop up o tipo banner pueden ser promocionales o informativos.

¿Timeline - Muro de mensaje?

Es un muro social, es decir, es una red social interna donde los usuarios pueden enviar mensajes en formato texto, imagen o video y mantenerse en contacto con los otros usuarios del sistema.

3. Funcionalidades destacadas

3.1. Comunicaciones

• Contáctanos: Este formulario permite que las personas inscritas o no inscritas en la plataforma se puedan comunicar con la marca para solventar dudas, etc. Una vez los usuarios soliciten información a través del formulario de contáctenos, un email autoresponder se activará y le llegará al usuario informando que su mensaje ha sido recibido.

• Envío de notificaciones por eventos: Envía notificaciones de acuerdo con los medios de comunicación definidos por la compañía cada vez que ocurre un evento como (creación de pedido, creación y modificación de incidentes, nuevo registro, etc.).

4. Condiciones

Para la adecuada utilización de las funcionalidades del SW es necesario tener definido previamente los elementos técnicos y/o de negocios, tales como:

• Manual de imagen: Definir temas de estructura, forma, logotipo, usos adecuados de la marca y estilos tipográficos, para incluir y permanecer la esencia y filosofía de la compañía.

• Plan de contenidos: Definir el enfoque y el objetivo necesario que se va a abarcar en el contenido.

• Esquemas gráficos: Definición y cobertura de los esquemas gráficos para establecer las ideas principales, los puntos de interacción y flujos por los que pasará el usuario

• Qué medios de comunicación se van a manejar: definir medios de contacto con los clientes (email, mensajes de texto, etc.).

• Manejo de cuentas de sistemas relacionados: Cuentas de sistemas relacionados para uso de posicionamiento, integraciones y elementos de comunicación (Facebook, Google, etc.)

5. Funcionamiento

5.1. Journey

Ahora Brenda, líder del proceso de Comunicaciones de la compañía ABC LLC, junto con su equipo buscan las mejores estrategias para lograr llegar a los clientes potenciales e interesados de los productos y servicios que ofrece la compañía

• Brenda en Comunicaciones se encargará de estos procesos:

  • Comunicaciones

    • Banners

    • Autoresponders

(…Tabla…)

6. Elementos configurables

Los siguientes son los elementos para configurar en el SW:

6.1. Configuraciones Principales

• Configurador de mensajes/Plantillas autoresponders

  • Plantillas base

  • Plantillas customizadas

• Banners y pop ups dentro del Backoffice.

6.2. Configuración de Módulos Relacionados

• Implementación de Plantillas definidas para cada proceso (abandono de carrito, compra exitosa, etc.).

6.3. Configuración del Módulo

El sistema cuenta con la opción de realizar plantillas base y plantillas personalizadas para el envío de mensajes automáticos, los cuales el sistema ejecuta una vez que ocurre algún suceso determinado en el sistema.

Ejemplo: Si alguien compró un producto, el sistema le envía una plantilla informándole que su pedido fue recibido y que pronto se alistará para despacho.

Plantillas base: permite que los usuarios con poco conocimiento de html puedan crear una plantilla con un header y un footer estándar. Ésa plantilla la pueden usar en cualquier momento para crear otras plantillas.

Por ejemplo, puedo elegir una plantilla base que ya tiene un header y un footer creado y le agrego el copy que yo desee de acuerdo con la plantilla que esté creando y de acuerdo con lo que desee comunicar.

Plantillas personalizadas: Las plantillas customizadas son plantillas para las cuales se requieren de ciertos conocimientos en html, y pueden ser creadas desde cero. No es necesario usar las plantillas base para eso. Porque la idea es que, si necesitan una plantilla, con un diseño completamente diferente, lo puedan crear y puedan agregarle el styling y el diseño deseado.

A continuación, se describe las generalidades y la estructura del módulo para entender qué opciones existen y entender cómo se configura una plantilla base o una plantilla customizada:

6.3.1. Configurador de mensajes

Esta pantalla de configurador de mensajes tiene como alcance poder administrar tanto los tipos de mensajes del sistema, como las plantillas que la conforman; con el enfoque todo en uno, en el cual se espera que esta pantalla resuelva todo lo referente a estos 2 aspectos.

De forma resumida en esta pantalla puede:

• Separar los mensajes en sus procesos correspondientes.

• Ver en forma de lista las plantillas.

• Editar/ crear las plantillas.

• Ver si un mensaje está activo o inactivo.

• Crear /editar tipos de mensajes (subprocesos).

• Gestionar plantillas base.

• Probar las plantillas por medio de carga.

• Ver un preview de la plantilla.

La pantalla principal, la cual vemos luego de ingresar por el administrador de procesos, está dividida en tres partes:

• Filtros.

• Cabecera de contenido.

• Contenido.

Open

Open

6.3.1.1. Filtros

Es importante comprender el concepto de “Procesos” y “Subprocesos” para poder realizar una navegación adecuada por la pantalla.

Procesos: son los temas macro que se ejecutan en el sistema y que involucran envío de mensajes automáticos. Los procesos que se tienen definidos son:

• Registro

• Órdenes

• Incidentes (Tickets)

• Seguridad

• Pagos

• Generales

• Sin Categorización

Subprocesos: son actividades que están relacionadas a cada proceso, cada una de estas actividades equivale a que el sistema libere un mensaje automático/plantilla cada vez que ocurre esta actividad en el sistema.

En la pantalla puedes filtrar por:

• Procesos. (los procesos están default en el código, por lo tanto, no se pueden crear ni eliminar)

• Subprocesos. Se pueden editar los nombres y crear nuevos, pero no eliminar.

6.3.1.2. Cabecera de Contenido

6.3.1.2.1. Buscador

este buscador nos permite hacer una búsqueda más amplia en cuanto a las plantillas que deseamos encontrar, ya que nos permite buscar con palabras claves que las plantillas tengan en los siguientes campos de las plantillas:

• Asunto

• Descripción

• Código

• Plantilla

6.3.1.2.2. Botón crear nueva plantilla

Nos dirige a la pantalla para crear una plantilla

Hay dos opciones de crear plantillas.

La primera, es a partir de una plantilla base previamente creada, la cual contendrá un header y un footer estándar, y en la cual solo tendrá que agregar el contenido del mensaje de en medio.

La segunda, es desde cero, la cual podrá personalizar totalmente, pero para la cual deberá crear un header y un footer los cuales requerirán de conocimientos en desarrollo con HTML

6.3.1.2.3. Botón Ver más acciones

este menú tiene 2 opciones:

• Nuevo mensaje: este nos sirve para crear un nuevo tipo de mensaje (subproceso).

• Gestionar plantillas base: Este nos envía hacia el administrador de las plantillas base.

La pantalla de crear y editar plantillas base, se verá exactamente igual que la pantalla para crear las plantillas de mensajes. Con la diferencia de que en la pantalla de plantillas base se verá un botón de crear nueva plantilla base. Y al dar clic sobre una plantilla base, lo que se hace es editar dicha plantilla base.

Mientras que, en la pantalla de las plantillas de mensajes, la creación de una nueva plantilla de mensajes no se hace desde un botón de crear, sino que se hace eligiendo una plantilla base para crear a partir de ella una plantilla de mensaje. Y la edición de una plantilla de mensaje se hace desde la pantalla de procesos y subprocesos.

6.3.1.3. Contenido

Aquí se ven las plantillas asociadas a sus respectivos subprocesos, y éstos a su vez asociados a sus respectivos procesos.

En esta parte podemos:

6.3.1.3.1. Verificar si un mensaje (subproceso) está activo o no

Si está en rojo entonces está inactivo, si está en verde entonces está activo.

6.3.1.3.2. Editar los tipos de mensaje (subprocesos)

6.3.1.3.3. Editar las plantillas

Si le damos click a las plantillas, nos redirige a la pantalla de editar plantillas.

6.3.1.3.3.1. Editor HTML

este editor nos mostrará todo lo referente al contenido del mensaje de la plantilla.

6.3.1.3.3.2. Probar plantilla

Al desplegar esta sección, nos permite hacer una carga, en la cual podremos poner una lista de correos, a los cuales les será enviada la plantilla que se está editando en ese momento.

6.3.1.3.3.3. Campos disponibles

Esta sección contiene los tags relacionados a las plantillas. Es importante tener en cuenta que solo será visible al editar la plantilla, pero al crearla no se verá esta sección. El sistema trae los tags únicamente que apliquen a cada plantilla, por tanto, si esta plantilla no se creó con algún tag específico no tiene por qué desplegarse ese tag en esta sección.

6.3.1.3.3.4. Datos de plantilla

Esta sección contiene todos los campos relacionados a una plantilla, para que puedan ser editados y administrados.

7. Alcance detallado

7.1 Comunicados automáticos

La plataforma S4DS permite establecer comunicaciones automáticas como recordatorios y notificaciones personalizadas con el fin de informarle a la red, sobre alguna actividad que se vaya a realizar.

Estos comunicados requieren que la marca esté presente en:

• Plantillas (autoresponders)
  Para el envío de mensajes automáticos, es necesario configurar plantillas, estas son personalizadas, con el enfoque de permanecer con la imagen de la compañía (color, tipo de letra, logo, etc.)
  
  Para hacer uso de los autoresponders, Brenda en conjunto con su equipo deben diseñar las plantillas a utilizar para cada uno de los eventos y procesos. Es una herramienta intuitiva y fácil de utilizar por alguien no técnico.

7.2. ​Comunicaciones

7.2.1. ​Comunicados

Los comunicados permiten al equipo de mercadeo o comercial enviar información importante al campo de forma segmentada y para esto S4DS contiene la herramienta de comunicaciones centralizadas.

Es así como pueden elegirse plantillas predefinidas con diseños especiales, o puede escribirse texto libre con formato enriquecido.

El sistema permitirá filtrar los consultores a los cuales le hará llegar el comunicado usando cualquiera de los siguientes criterios

• Por estado del consultor: Pre-registrada, Activa, inactiva, pendiente, etc.

• Líder inmediato

• Rango específico de los consultores

• Consultores activos en el ciclo: Con o sin pedido asociado

• Nivel dentro del árbol genealógico.

• Por territorio: País, estado, ciudad, barrio o código postal.

• Integrantes de la red del consultor (Downline)

• Personas según selección: Escoger a quienes será enviado el mensaje.

• Por Role del sistema

• Por medio de un archivo de Excel que carga los destinatarios

• Todos los usuarios sin ningún filtro

• Redes sociales del consultor

El mensaje será emitido a los destinatarios, usando alguna de las opciones como son:

• Email

• Broadcast Message

• Timeline

• Facebook (Si está configurada para la persona que está enviando el mensaje)

7.2.2. ​Banner

Los banners son una herramienta para comunicar a los usuarios de la plataforma novedades, información especial o general que sea de interés para las personas del negocio.

Los banners son mensajes que pueden tener texto e imágenes que son presentados a los consultores una vez ingresan a su oficina virtual.

Estos mensajes permiten comunicar estrategias puntuales y habilita a los distribuidores, consultores o administradores enviar mensajes a la propia red o a todos los usuarios.

Una vez los consultores ingresen a su oficina virtual y las fechas del mensaje estén activas, aparecerá el banner en la parte superior de cada página hasta que decida ocultarlo. No obstante, los consultores, una vez vean esta comunicación, podrán cerrarla para que no vuelva a aparecer en su oficina virtual.

7.2.3. Popup

Popup; son las ventanas emergentes cuya principal función es llamar la atención de la persona que está navegando en la página, estas son muy utilizadas desde el área de mercadeo, con el fin de promover productos, promociones, registro de clientes nuevos, o alguna información importante para sus clientes,

Se puede configurar para que sea un formulario, una imagen o un video

Es muy útil poder comunicar algo a todos los usuarios cuando ingresen al sitio con un popup, el cual se configura en el administrador de contenido JOOMLA.

7.2.4. ​Timeline - Muro de mensajes

El muro de mensajes o timeline suple la necesidad de los consultores para que puedan ver en una línea de tiempo, parecida a la de las redes sociales, los mensajes que le han sido enviados o los eventos que han ocurrido en diferentes procesos del sistema.

De esta forma, un distribuidor puede escribir a las personas de su red de forma individual, reaccionando a sus comentarios o dando instrucciones sobre algún proceso.

7.2.5. ​Envío masivo e-mail

Es muy útil para los gerentes de ventas, poder enviar correos electrónicos a su red según criterios claves de negocio como:

• Personas en mi red

• Personas directas asociadas

• Personas que hayan tomado o no hayan tomado pedido

• En una zona determinada (País, estado, ciudad)

• Líder inmediato

• Nivel de la jerarquía

• Rangos

• Estado

A través del envío centralizado de mensajes es posible enviar correos masivos, bajo las plantillas configuradas.

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