Flujo Consultor Gestion de su Red

1. Alcance

El alcance de este proceso es mostrar las diferentes opciones que tienen los consultores / distribuidores para gestionar su red e impulsar su desempeño comercial por medio de las diversas características y funcionalidades que ofrece el sistema. Este alcance abarca lo siguiente:

• Posicionamiento del sitio

• Seguimiento a la red

  • Comunicaciones

  • Manejo de la red

  • KPI

  • Metas

• Ventas

• Servicio al cliente

• Seguimiento al negocio

  • KPI & reportes

1.1. Cobertura del SW

• Posicionamiento

  • Interacción con sus consultores

  • Oportunidad de negocio (Registro)

• Desarrollo de la red

  • Manejo de la red

  • Seguimiento al equipo

    • Red comercial

      • Contactar prospectos

      • Contacto por e-mail

      • Actividad (**)

    • Trabajo comercial para organizar eventos 

      • Físicos 

      • Virtuales 

      • Agenda

  • Metas

  • Comisiones

    • Tablero de indicadores

  • Comunicaciones

    • Timeline

    • E-mail

    • Mensajes centralizados

• Seguimiento Ventas

  • Administración de pedidos

    • Consulta detalle, premios

    • Consulta (quienes van, quienes no)

    • Apoyo a finalizar

  • Creación de pedidos por backoffice

• Servicio al cliente

  • Consulta Cambios y devoluciones

  • Tickets (inquietudes, consultas)

• Seguimiento al negocio

  • Widget

  • Reportes

    • Stencil

    • Ventas

    • Cartera/Recaudo

    • Premios

2. Definiciones

Es fundamental conocer las principales funcionalidades que ofrece el sistema, para realizar una buena gestión interna de los consultores y todas las personas que hacen parte de la red. Inicialmente, es de gran valor, identificar los diferentes términos que se utilizan en el sistema para obtener un mejor entendimiento de su finalidad y funcionamiento.

¿Qué es Backoffice?

El backoffice, es el administrador de los consultores en el cual se realizan procesos y flujos operativos de la compañía, además es donde pueden realizar la administración necesaria de su negocio como la gestión de pedidos, logística, servicio al cliente, etc. De acuerdo a las funcionalidades definidas por la compañía.

¿Diferencia entre reportes y widgets?

Los reportes son archivos generados con información relevante y detallada acerca de un tema en específico, estos permiten realizar gestión masiva de los datos o registros que se encuentran dentro del sistema. Los Widgets es una herramienta fundamental para tener información en línea y por pantalla y resumida sobre algún proceso del negocio, que ayuda en ese momento a tomar decisiones.

Los widgets presentan información específica sobre un tema definido, estos se presentan de forma diaria para gestionar la información interna de manera más visual y resumida.

3. Funcionalidades destacadas

3.1. Posicionamiento y promoción

Impulso y promoción del sitio replicado: El consultor podrá realizar una serie de estrategias para promocionar su perfil, interactuar con su red y compartir los diversos beneficios que ofrece la compañía.

3.2. Manejo y desarrollo de la genealogía

• Manejo de la red: Los consultores podrán tener acceso a la organización de eventos, contactar a su red, realizar el registro de sus clientes nuevos, ayudando con el crecimiento y así mismo hacer seguimiento de su red.

• Ganar y obtener beneficios a través de metas de negocio: Los consultores pueden ganar incentivos como remuneración por el cumplimiento de los logros de las metas otorgadas y así mismo poder incrementar sus comisiones.

• Gestión de comisiones como incremento de indicadores de desempeño: El consultor podrá validar y hacer seguimiento de las comisiones propias y de su red que serán otorgadas por su esfuerzo y dedicación en las ventas.

• Múltiples medios de comunicación: Estas funcionalidades permiten a los consultores estar en constante contacto con los clientes y fuerza de ventas, para anuncios generales, promociones, etc.

3.3. Manejo de las ventas

• Seguimiento de las ventas: El consultor tiene múltiples opciones para realizar seguimiento a los pedidos, consultar al detalle toda la información relacionada y a su vez podrá dar apoyo a sus clientes para finalizarlos con mayor agilidad en caso de que se presente inconvenientes.

• Consulta de cambios y devoluciones: Con esta opción el consultor puede gestionar los cambios o devoluciones realizados a los pedidos en caso de que se presenten inconformidades con los productos.

• Tickets (inquietudes, consultas): El consultor puede hacer seguimiento a los tickets generados para ayudar a solventar dudas e inquietudes y tomar acción sobre ellos.

• Seguimiento al negocio: El sistema contiene diversos módulos para realizar seguimiento constante a los indicadores de desempeño y crecimiento de la red, y adicional a esto contiene diversas funcionalidades que permiten exportar esta información para una completa gestión.

4. Condiciones

Para la adecuada utilización de las funcionalidades del SW es necesario tener definido previamente los elementos técnicos y/o de negocios, tales como:

• Alcance de funcionalidades de interacción que aplican al modelo de negocio (uso de sitio replicado).

• Objetivo y alcance funcional de los consultores: acorde al modelo de negocio, definir qué tipo de acciones pueden realizar los consultores y cuáles son las funcionalidades que pueden abarcar.

• Definir programa de metas y comisiones: la compañía debe de tener claro y definido como y cuando se va a realizar el pago de las comisiones a la fuerza de ventas.

• Alcance del plan de carrera: Definir cómo se clasifican los consultores y cuál es el objetivo del mapa vial según el plan de alcance que tendrán.

5. Funcionamiento

5.1. Journey

Lili Gómez es una consultora Senior. Su experiencia y desempeño en las ventas incrementa considerablemente con el tiempo, aun así, el objetivo principal de Lili es continuar creciendo en su negocio, reclutando nuevas personas y siendo la mejor en el mundo de las ventas.

• Lili invita a sus amigos a hacer parte de la fuerza de ventas de la compañía:

  • para promover la marca y productos 

  • generar ingresos.

• Lili les comparte su sitio replicado y les indica cómo registrarse

• Revisa las metas que le han puesto a ella y a su equipo 

• Lili puede gestionar su genealogía:

  • revisa sus consultores a cargo de zona o área 

  • revisar si están activos o inactivos

  • con pedidos o no, etc.

• Luego Lli para lograr sus metas 

  • entra a crear pedidos propios

  • O a terceros (sus clientes).

• Lili luego puede revisar los tickets creados por su red

  • Responder a los tickets 

  • o hacer gestión con la compañía para que les responda a tiempo.

• Lili también puede entrar y revisar:

  • Sus indicadores

  • Sus comisiones 

  • Bonos ganados por campaña

• Además, para una gestión masiva de información

  • Lili podrá generar reportes

  • Visualizar los widgets con información resumida

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6. Elementos configurables

Este es un documento de alcance de funcionalidades del Consultor y por tanto en esta sección se expresan una serie de configuraciones que se deberían realizar para poder obtener el alcance que se presenta al Consultor.

Estas configuraciones se detallarán en documentos posteriores para que el usuario del sistema pueda realizarlas y de esta forma poder visualizar las funcionalidades que se mencionan en este documento.

A continuación, se listan los elementos a configurar en el SW:

6.1. Configuraciones Principales

• Configuración de roles y permisos

• Configuraciones de comunicaciones acordes al módulo de Marketing

• Establecer la activación de los sitios replicados a los consultores (si aplica según el modelo de negocio de la compañía)

• Manejo de metas para desarrollo de la red (si aplica según el modelo de negocio de la compañía)

6.2. Configuración de módulos relacionados

• Establecer las redes sociales del consultor y de la compañía para los sitios replicados (si aplica).

• Definir el alcance de la gestión de los pedidos propios y de la red del consultor (editarlos, cancelarlos, etc.).

• Configurar plantillas para el envío de correos electrónicos cuando haya un cambio de estado del ticket generado según las plantillas seleccionadas.

7. Alcance detallado

7.1. Posicionamiento

Lili Gómez es una consultora Senior, la primera actividad que ella comienza a realizar es una labor de posicionamiento a través de la promoción de su sitio replicado, compartiéndolo a todos sus amigos y seguidores en las diferentes redes sociales que ella tiene para recibir ventas y conseguir nuevas personas que se afilien por allí mismo a su red.

7.1.1. Trabajo con su sitio replicado

La compañía tiene la posibilidad de habilitar un sitio replicado a Lili Gómez como consultora o en caso de que Lili cuente con mucha influencia en la compañía, le podrán habilitar un sitio influencer para incrementar su potencial.

Con estas funcionalidades, Lili podrá ofrecer a sus clientes los mismos beneficios que ofrece la compañía desde su sitio web principal. Con la diferencia de que el sitio replicado, permanece la esencia y la imagen de Lili Gómez.

Sitio - Lili Gómez: https://demo.s4ds.com/liligomez

Una de las funcionalidades que Lili podría tener en su sitio replicado, son:

• Contacto:

  • Redes sociales

  • Número telefónico

  • Email para ser contactado fácilmente.

  • En caso de que sus clientes tengan dudas, puedan comunicarlas, a través de esto se creará un ticket para que más adelante sea gestionada por ella desde su BackOffice o directamente por la compañía. 

• Catálogo de productos & Ventas: 

  • Todo el portafolio de productos de la compañía está disponible.

  • Realizar compras desde el e-commerce

• Registrar:

  • Registro como consultores de nuevas personas a su red para incrementar sus comisiones. 

• Contar su historia de vida:  

  • Tener información como:

    • Su historia de vida con la compañía, evolución en el negocio y experiencia.

    • Los beneficios que ha adquirido, todo esto con el fin de enganchar a las personas que lleguen a su sitio y, por tanto, lograr ventas y registros como objetivo primordial que es crecer su negocio.

Open

Notas: 

• Es importante mencionar que el contenido que se cree en el sitio tipo influencer debe ser realizado por la compañía.

• No es recomendable que la fuerza de ventas sea las que suban su material, dado que la compañía ofrece este sitio como un incentivo para las consultoras senior o una especie de photo shoot session y así renovar información propia de la consultora contando su vida, su experiencia a través de imágenes, videos e historias.

7.2. Desarrollo de su Red

Adicional al seguimiento a su propia gestión (autogestión), Lili puede hacer una labor de crecimiento de su negocio gestionando su red. Esa es la labor principal de un consultor senior y S4DS ofrece muchas opciones para realizarlo.

7.2.1. Manejo de su red

Luego de la promoción de su sitio, lo que Lili podrá realizar a través de su Backoffice es el análisis y la gestión completa de su red.

• Gráficas de la red: 

  • A través de las gráficas se puede realizar gestión para conocer:

    • Cómo está repartida la red

    • Número de clientes y número de consultores, 

    • Cuántos de ellos se encuentran activos, cuantos inactivos y cuántos son nuevos registros.

• Inscripción de nuevos consultores:

  • Un consultor puede registrar una nueva persona desde su backoffice, esta opción permite a los consultores hacer el proceso directamente para las personas que desean afiliarse a la red.

• Filtros para gestionar la red:

  • Los filtros permiten llevar a cabo una gestión basada en diversas condiciones y así tomar acciones frente a ellos.

• Árbol de la red:  

  • El árbol de la red permite realizar gestión de información e indicadores de una persona en específico y adicional visualizar la estructura que tiene actualmente la red, adicional es posible gestionar información como:

    • Ventas y Facturas

    • Red

    • Información General

    • Información Financiera

    • Seguimiento KPI de esa persona y comisiones

7.2.2. ​Seguimiento detallado de su equipo

La consulta centralizada permite obtener todo tipo de información referente a una persona, esto ayuda a la fuerza de ventas a realizar una gestión interna de forma más ágil y fácil. Se puede acceder a información como

• Las comisiones del ciclo

• Indicadores

• Pedidos realizados y facturas

• Novedades generadas

• Personas referidas

• Cupones y beneficios

• Entre muchas otras opciones más. 

Ejemplo: Si Lili evidencia que Juan Carlos no lleva suficientes ventas y no está haciendo su trabajo como se esperaba, ella puede contactarlo y buscar maneras de incentivarlo para que logre sus objetivos de negocio.

7.2.2.1. ​Trabajo comercial para organizar Eventos / Agenda

Como apoyo a la gestión comercial que realiza Lili en la búsqueda de clientes y el acompañamiento a su red, cuenta con la opción de poder organizar eventos físicos o virtuales y llevar su agenda comercial a través de:

• Eventos Físicos: Permite planear eventos en lugares presenciales para mantener a todo el equipo motivado, adicional en este se pueden planear estrategias en conjunto para vender y reclutar más personas. 

• Eventos Virtuales: Este tipo de evento permite organizar eventos para estar en constante contacto con la red, motivarlos y ayudarlos con plan de carrera.

• Agenda: son eventos propios donde la fuerza de ventas puede organizar su agenda comercial, visitar clientes, planear su agenda mensual y dejar allí en el calendario las actividades que tienen para el mes.

7.2.3. Comunicaciones con su red

Hay varias opciones para que Lili se comunique con sus Consultoras Junior y de esta forma acompañarlas en su proceso, motivarlas, compartirles contenido, ofertas de campañas nuevas, invitarlas a tomar sus pedidos, y muchas otras acciones.

7.2.3.1. Timeline

Desde esta red social interna todas las consultoras como Lili pueden enviarle mensaje a su red, adjuntar un link de un video o una foto, y el mensaje será visualizado en el BackOffice de las personas etiquetadas en el mensaje y a su vez estas pueden interactuar a través de respuestas cómo likes o comentarios su funcionamiento es muy similar a un muro de Facebook.

7.2.3.2. ​Envío masivo de emails

También es posible enviar emails masivos, ingresando a la sección de consultores, este permite filtrar por condiciones específicas, por ejemplo, enviarles un correo a todos los consultores inactivos y enviarles un comunicado para que se vuelvan a reactivar en la compañía. O filtrar por clientes que no han pedido y recordarles la fecha de cierre de la campaña para recordarles a tomar su pedido.

7.2.3.3. Compartir información por distintos canales

Lili también puede enviar mensajes directamente desde un planificador. Ella puede organizar los mensajes de todo el mes y dejarlos agendados allí desde el inicio de mes.

Puede programar mensajes para sus redes sociales y programar mensajes privados para enviarle a su red.

7.3. ​Seguimiento a las ventas

7.3.1. Administración de pedidos

Liii puede administrar los pedidos a través de:

• Estadísticas

  • Entender los distintos estados, logros y pendientes

• Listado de pedidos y pendientes

  • Gestionar caso a caso los distintos pedidos y pendientes en ellos

• Consulta detalle

  • Seguimiento al tracking del pedido:  Lili puede revisar por número de pedido y ver el detalle del mismo y hacerle seguimiento con la compañía en caso de que alguna asesora necesite actualización de ese pedido

• Gestión de un pedido

  • Llevar a feliz término los pedidos en borrador:  puede filtrar por diferentes estados, ver quienes tienen pedidos en borrador y puede que necesiten ayuda para terminarlo.

• Oportunidades

  • Contactar a quienes aún no toman el pedido:   y contactarlas para que lo realicen Nota: click en Consultants without order se encuentra en la gráfica.

7.3.1.1. Comentarios en los pedidos

Los consultores al crear pedidos, ya sea para ellos mismos o para alguien de su red, podrían dejar comentarios anexados a cada orden con el fin de dejar claridad sobre algún tema de la orden, puede ser que esta necesite un tratamiento especial.

Esta opción se puede habilitar en varios pasos de la orden, incluso en todos para que el consultor pueda dejar comentarios referentes al pago, referentes al envío, referente a la persona para la cual está tomando el pedido.

Esos comentarios son visibles para el administrador en el detalle de la orden una vez queda la orden finalizada.

7.3.2. Creación de pedidos por BackOffice

Lili puede tomar el pedido por alguna de sus consultoras junior y de esta manera asegurarse de que el pedido no se pierda. Esto permite que ella pueda apoyar a los consultores junior, garantizando así que el proceso no se vaya a ver interrumpido.

• Crear nueva orden

  • Propia

  • Orden para un consultor diferente

7.4. Servicio al Cliente

Lili tiene la opción de darle soporte a sus clientes y su red, puede ayudarle a sus clientes a crear tickets para que la compañía los gestione y a su vez puede crear tickets de novedades propias.

• Atender sus clientes (ticket)

  • Seguimiento

  • Atención

• Obtener información rápida para dar respuesta a sus clientes

  • Consultando las FAQ

• Crear y hacer seguimiento a los tickets con la compañía

  • Crear nuevo ticket

  • Hacer seguimiento a tickets existentes

• Solicitar Cambios y devoluciones propias y las de sus clientes

• Acceder bases de conocimiento para dar respuestas estándar ante los diversos temas

7.5. Seguimiento al negocio

Lili tiene acceso a reportes dinámicos y reportes descargables.

7.5.1. Widgets

Son aquellos que están en pantalla y que ella puede ir visualizando en tiempo real cada vez que entre, son muy útiles para ella realizar su gestión cuando está llamando o visitando a una de sus consultoras junior.  

Ejemplo: Averiguar si el consultor está entre los mejores del mes, si ha montado pedidos, si tiene tickets pendientes, quiénes son los mejores de la red, los últimos pedidos que tomaron, los pedidos de la zona, ver incidentes que estén sin atender, etc.

7.5.2. ​Reportes descargables

Estos reportes contienen más información que los reportes dinámicos y se descargan en diferentes formatos como Excel, PDF, etc.  Ejemplo: El detalle de las ventas, del stencil o de otro tema dependiendo el reporte que se elija.

Reportes

Algunos reportes descargables a los que Lili podría acceder a hacer una labor con más calma y obtener información más detallada podrían ser, entre otros:

• Reporte de stencil, 

• Reporte de ventas detallado, 

• Reportes de premios

• Reportes de cartera/recaudo.

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