Crédito

1. Alcance

El alcance de este proceso es mostrar las diferentes opciones y procesos por los que se transcurren para la solicitud y otorgamiento de créditos, el manejo de saldos y proceso de cobro, para de esta forma poder realizar una buena gestión y tener los movimientos de saldos al día. Este alcance abarca lo siguiente:

• Crédito

  • Solicitud

  • Otorgamiento

  • Evolución

  • Saldos

  • Cobranza

  • Análisis y mejora

1.1. Cobertura del Software

• Crédito

  • Solicitud

    • Información básica

    • Codeudores

    • Archivos

  • Workflow de otorgamiento

    • Pasos

    • Cola de atención

    • Responsables

  • Evolución

    • Calificación

      • Semáforo

    • Reglas

  • Saldos

    • Consulta

    • Reportes

    • Condonación masiva

  • Cobranza

    • Consulta

    • Llamadas/gestión

    • Compromisos y Seguimiento

• Análisis

  • Widgets

  • Reportes de crédito y cobranza

2. Definiciones

¿Qué es crédito?

El crédito es una operación financiera, una forma de préstamo de dinero físico o virtual, ambos abarcan el compromiso de devolver dicho dinero de forma gradual o en un solo pago.

¿Qué es una solicitud de crédito?

Consiste en pedir un crédito de dinero a la compañía, el proceso puede depender de acuerdo a los lineamientos o requerimientos que la compañía tenga establecidos. Esta solicitud pasa por diferentes análisis y a partir de este se identifica la aprobación o negación del cupo del crédito y el monto que será otorgado.

¿Qué es otorgamiento de crédito?

Es el monto de crédito aprobado que se le da a la persona como resultado de la solicitud previamente realizada a la compañía.

¿Qué es gestión de cobranza?

Es el proceso que se realiza para lograr el pago por un producto, servicio o cancelación de una deuda. Ese pago puede hacerse antes, durante o después de recibir el producto o servicio, según se haya pactado entre las partes interesadas.

3. Funcionalidades destacadas

Desde el sistema se tiene varias funcionalidades que le ayudan al área de crédito y cartera con todo el proceso de otorgamiento y cobranza

• Solicitud de crédito/ registró: desde la plataforma se puede configurar el formulario de afiliación con los campos e información necesarios para la empresa, a su vez se puede definir el proceso de aprobación de dichos registros.

• Manejo cupo de crédito: se puede configurar reglas para que el sistema realice el aumento del cupo de forma automática, evaluando las condiciones establecidas por la empresa. (orden promedio, consecutividad, segmentación)

• Gestión de cobranza: en el sistema se tiene varias formas de consultar el saldo pendiente y a su vez registrar múltiples opciones de la gestión de cobro, así ayudando a la recuperación de la cartera pendiente

• Extracto de información de crédito: se cuenta con diferentes reportes de crédito y cobranza que ayudan a la gestión rápida de este.

4. Condiciones

Para la adecuada utilización de las funcionalidades del SW es necesario tener definido previamente los elementos técnicos y/o de negocios, tales como:

• Campos requeridos para la solicitud de crédito: Definir cuál será la información requerida y necesaria al momento de solicitar un cupo de crédito.

• Políticas para aumento y aprobación de cupos de crédito: Definir cuáles son las políticas que se deben tener en cuenta al momento de otorgar o aumentar el cupo del crédito.

• Estrategias de gestión de cobro: Definir la estrategia para la gestión de cobranza, tipos de cobranza y método de contacto (llamada, email).

5. Funcionamiento

5.1. Journey

Robert es analista de crédito y Alejandro es analista de cartera de la compañía, ambos desde su rol buscan la forma para minimizar el riesgo financiero y flujo de caja de la compañía. Por esta razón, para ellos es indispensable contar con un sistema que les permita la facilidad de aplicar estrategias, formas de comunicación para el cobro y de esta manera poder estar al día en todos los puntos financieros y económicos de la compañía.

Para esto Robert, con su rol asignado, cuenta con funciones y responsabilidades con las que debe cumplir para realizar un correcto monitoreo de todo lo que abarca la parte financiera, estas ya son establecidas previamente por el director de crédito y cartera. Entre sus funcionalidades Robert debe:

• Realizar un correcto seguimiento para que se cumplan las políticas al momento de aprobar y otorgar la solicitud de un crédito.

• Acompañar en las definiciones y cambios durante el proceso de aumento y disminución de cupo.

• Validar las edades de créditos (días vencimiento).

• Analizar el riesgo al que puede estar expuesta la compañía con los créditos otorgados.

Por otro lado, Alejandro desde su rol se debe de encargar de las siguientes funciones y responsabilidades, ya establecidas previamente por el director de crédito y cartera.

• Asegurar los diferentes métodos de cobro permanente de su cartera vencida. Desde que el cliente tiene 1 día de atraso de lo que ha sido previamente definido por la compañía.

• Notificación a los clientes con cartera pendiente con la información del saldo en mora y días de vencimiento, utilizando diferentes medios establecidos por la compañía.

• Escalar la cartera a la agencia de cobro para realizar la debida gestión de estas.

• Mantener los indicadores en un estado óptimo, mostrando información por edad de cartera.

• Realizar ajustes con notas débito y crédito según sea el caso.

6. Elementos configurables

Los siguientes son los elementos para configurar en el SW:

6.1. Configuraciones Principales

• Configuración de tipos de cobro (llamada, correo electrónico, mensaje de texto).

• Configuración de categorías de cobro.

6.2. Configuración de Módulos Relacionados

• Configuración del Mail Group (está relacionado con la cartera en la facturación)

• Configuración del Mail Plan (está relacionado con la cartera en la facturación)

• Configuración del calendario (está relacionado con la cartera en la facturación)

• Configuración de tipo de documentos requeridos para adjuntar

• Asignación de widgets y reportes a un rol deseado

• Configuración de clientes en la lista restringida por morosidad

• Configuración de razón final de la gestión de cobranza (no atendió, compromiso, etc.)

• Configuración de métodos de pago

• Configuración de los días de vencimiento o plazo del crédito otorgado

• Reglas de asignación de cupo dinámico por comportamiento

• Workflow de revisión de solicitud crédito

• Asignación de cupo por defecto

• Reglas de asignación de cupo

6.3. Configuración del Módulo

6.3.1. Tipos de cobro

Este configurador permite a la empresa establecer el método de comunicación con el cliente para informarle del pago que debe efectuar para liquidar sus deudas con la compañía.

Open

Open

Estos tipos de cobro luego se verán reflejados en el administrador de “Cobros”, en el campo “Tipo” de la modal de “Registrar gestión”.

6.3.2. Categorías de cobro

El módulo de categorías de cobro facilita la clasificación de las gestiones de cobro según el resultado obtenido con cada cliente. Al registrar una gestión de cobro, el usuario debe indicar el resultado y planificar la próxima actividad de seguimiento.

Estas categorías de cobro luego se verán reflejadas en el administrador de “Cobros”, en el campo “Categorías” de la modal de “Registrar gestión”.

7. Alcance detallado

7.1. Solicitud

Por medio de una solicitud de aumento de cupo, la empresa tiene control de cada una de las solicitudes que ingresen, para poder ser analizadas y evaluadas.

Así mismo con la posibilidad de emplear una validación adecuada de manera que se cumpla con las políticas establecidas de acuerdo con el modelo de negocio de la compañía.

Con la solicitud de aumento de cupo, le permite a la compañía y al cliente aumentar su orden promedio y las unidades seleccionadas por pedido.

Se puede tener en cuenta múltiples configuraciones según las necesidades de la compañía:

• Referencias / Codeudores

• Documentos Adjuntos

S4DS ofrece diferentes formas para realizar la solicitud de aumento de cupo, a través de:

Información básica

Para los consultores, poder incrementar y desarrollar su negocio es fundamental tener la posibilidad de realizar pedidos con un valor más alto, esto ayuda a tener más ganancias por sus ventas.

Por esto, S4DS permite la opción de realizar la solicitud de aumento de cupo crediticio, y a su vez poder enviarlo a estudio a la compañía para su debida gestión.

Referencias / Codeudores

Para muchas compañías es fundamental tener referencias y/o codeudores para aumento de cupo. De manera que al generar gestiones de cobro la compañía pueda obtener más información al momento de realizar esta gestión y así mismo poder recaudar esta cartera.

Para un proceso de otorgamiento de crédito por lo general se requiere que el consultor entregue información de referencias personales y / o comerciales, o en su defecto codeudores, si el modelo de negocio lo requiere.

La plataforma permite registrar múltiples referencias. La compañía puede configurar la cantidad requerida de referencias para poder iniciar una solicitud de crédito. Para Demo están configuradas 2 referencias como obligatorias.

Archivos

Los archivos requeridos para la solicitud de una ampliación del cupo de crédito son definidos por el modelo de negocio y el usuario deberá cargar aquellos documentos que sean de carácter obligatorio.

Una vez se cumplan los requisitos de referencias y archivos, el consultor puede solicitar la revisión del cupo, la cual iniciará un flujo de aprobación.

7.2. Otorgamiento

A través del sistema se puede asignar el valor del crédito otorgado:

• Valor por defecto

• Valor asignado según políticas de crédito

• Valor a criterio

Este otorgamiento se da a través de un flujo de trabajo que define:

• Cuáles son los pasos para el otorgamiento

• Las Colas de atención y responsables

7.3. Evolución

El sistema puede modificar el cupo de crédito dinámicamente según el comportamiento de pago que ha venido presentando cada consultor.

Para esto se dispone de un motor de reglas configurables que recorren el estado de cartera en un número determinado de ciclos comerciales o campañas y clasifica a los consultores en uno de 5 rangos o grupos.

Clasificación: es el rango o grupo en el queda asignado cada consultor una vez el sistema hace la evaluación de su comportamiento de pago y las reglas configuradas por la compañía. (segmentación del comportamiento crediticio)

Reglas: son las condiciones que la compañía define para clasificar al consultor acorde al comportamiento de pago y de esta forma modificar el cupo de crédito.

Ejemplo:

• Los rangos pueden ser usados para asignar flexiblemente el cupo como por ejemplo darle como cupo el doble del valor promedio de pedidos por campaña.

• También podría definirse que los pedidos no sean bloqueados para ciertos rangos de pago y si se retengan para otros.

7.4. Saldos

El saldo representa el balance entre facturas, más las notas débito, pagos y notas crédito, en unidades monetarias y representa el dinero que debe el consultor a la compañía o si tiene un saldo a favor por alguna devolución.

Adicionalmente, el sistema soporta “notas futuras” o “documentos con fechas proyectadas al futuro”, estas hacen la misma labor que una nota crédito o débito normal.

Es decir, le otorga saldo a la persona, la diferencia de las notas futuras es que estas quedan con fechas mayores a la fecha actual, lo que hace que este saldo no sea efectivo para la persona hasta que no se llegue a esa fecha.

Esto quiere decir que el saldo actual es diferente al saldo real con el que cuenta la persona, ya que el saldo actual no está aplicando el saldo o deudas a futuro que tendrá la persona en su totalidad. Esto con el fin de que la compañía pueda tener o implementar estrategias comerciales que apliquen este funcionamiento.

La información del saldo del consultor es tenida en cuenta al momento de procesar el pedido, validando si puede ser facturado, si no se retiene hasta que se realice un pago al saldo o tenga cupo superior al valor del pedido.

En el sistema, a través de la configuración de reglas es posible controlar la liberación de pedidos acorde al saldo y el tiempo en mora que tenga el Consultor. Esto es posible configurarlo acorde a las necesidades de la compañía.

Consultas y reportes: Los saldos de un consultor pueden ser visualizados y gestionados en:

• Consulta centralizada del consultor

  • En este se puede exportar todos los movimientos relacionados con esa persona

• Al iniciar un pedido

• Al realizar el pago de un pedido

• Dashboard de reportes

  • Cartera - total

  • Saldo consolidado

  • Reportes de cartera detallada (solo si tiene saldo > 0 o deuda con la compañía)

7.5. Cobranza

La gestión de cobro es una actividad desarrollada por el área encargada, la cual gestiona el cobro y el recaudo del saldo pendiente de los clientes.

El módulo de gestión de cobranza que tiene S4DS permite a la compañía llevar un registro del proceso de cobranza a los clientes que presentan mora en los pagos de las facturas.

7.5.1. Consulta

Es importante realizar una buena gestión al momento de validar y realizar los cobros de pagos pendientes, por esta razón este módulo permite visualizar la información de la factura del pedido, el pago total, lo que se ha pagado y el pago pendiente, para que de esta manera se pueda tener sincronía con lo que debe la fuerza de ventas.

Además, esta información también se puede consultar en reportes, los cuales permiten ver la información de forma masiva.

• Cartera - riesgo

• Cartera - cobro

• Cartera total

• Cartera detallada

7.5.2. Llamadas/Gestión

Cuando el área de cobro o cartera se contacta con la fuerza de ventas para realizar el proceso de cobro, es importante mantener un registro de las gestiones realizadas durante este procedimiento.

En esta funcionalidad se puede registrar la gestión de cobro realizada a la fuerza de venta que tiene cartera vencida, dejando registro de información como:

• Método usado para contactarse (llamada, reunión, visita)

• Categoría (no se contacta, niega la deuda, etc.)

• Fecha de compromiso

• Observaciones

7.5.3. Compromisos y Seguimiento

Cuando el área de cobro o cartera se comunica con el cliente y de este proceso queda como resultado un compromiso con fechas definidas, es importante hacer un seguimiento para validar el cumplimiento de este compromiso.

Por esto, S4DS tiene la gestión de cobro en el cual se puede registrar los compromisos acordados con el cliente y a su vez este queda en el flujo de trabajo, con el fin de ayudar a realizar seguimiento a estos compromisos.

7.6. Análisis

Son muy importantes para tener control de todas las variables del negocio, y desde S4 se puede tener toda la información desde la pantalla o mediante generación de reportes.

Para el análisis de la información se cuenta con diferentes tipos de consultas y reportes tales como:

7.6.1. Tableros dinámicos

Los widgets permiten acceder a información o indicadores de forma rápida y visual. Conteniendo información de diferentes componentes para acceder a ellos de manera resumida.

Esto permite al encargado del área de crédito poder tener una vista general de los indicadores y con base a ellos tomar decisiones para mejorar la estrategia de negocios y métodos de cobro.

• Widget de campaña

• Widget de cobranza

7.6.2. Reportes

La recopilación y análisis de información es fundamental para la entidad comercial, ya sea para detectar áreas críticas u oportunidades en el mercado, y así mismo realizar seguimiento a varios puntos referentes a las ventas.

Los reportes permiten a la fuerza de ventas realizar una gestión masiva de datos en algún tema en específico por medio de la generación de archivos. Y de esta manera poder acceder a información detallada para llevar a cabo el debido seguimiento.

• Crédito

  • Reporte de stencil

  • Reporte de clientes

• Cartera

  • Saldo consolidado

  • Cartera - Riesgo consolidado

  • Cartera - Total

  • Cartera - resumen de cobranza data

  • Cartera - Movimientos

  • Cartera - Detallado

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