Gestión Pedidos

1. Alcance

El alcance de este proceso es mostrar a más detalle las diferentes funcionalidades que tienen los consultores para realizar una correcta gestión de los pedidos, conocer cómo atender diferentes situaciones que ocurran y ver toda la información necesaria a mayor detalle, ya sea para tomar pedidos propios o a terceros.

• Tomar pedidos.

• Conocer las diferentes formas de gestionar pedidos.

  • Estadísticas.

  • Gestión por información específica (filtros).

• Conocer los diferentes estados por los que pasa un pedido.

• Entendimiento de ejecución de reglas durante el proceso de pedidos.

• Análisis y mejora.

1.1. Cobertura del Software

• Creación de Pedidos.

  • Front.

    • Web.

    • Bot.

    • Backoffice.

  • External.

    • WS.

    • Files.

  • Backend.

• Gestión de Pedidos.

  • Estadísticas por estados.

  • Filtrado y búsqueda de pedidos con pendientes.

  • Gestión de pedidos (editar, cancelar, pagar).

• Estado de los pedidos.

  • Diseño estados & reglas.

• Procesamiento y liberación.

  • Validaciones, reglas y manejo de pendientes.

  • Aplicación de reglas de pricing y ofertación.

  • Programa de fidelización e incentivos.

  • Liberación (tesorería y crédito).

  • Desmantelado y Cancelación.

• Análisis y mejora.

  • Pedidos.

2. Definiciones

¿Qué es estado del pedido?

El estado del pedido representa la situación exacta en la que se encuentra la orden en ese momento.

¿Qué es una auditoría?

Las auditorías son registros de un proceso que haya sido ejecutado, estos que quedan almacenados con toda la información referente (e.g quién lo ejecutó, qué proceso se ejecutó, qué resultado obtuvo).

¿Qué son listas de precios?

Es un beneficio que se le puede otorgar a un segmento de clientes y/o personal de la compañía. Esto hace referencia a la asignación de diferentes precios de los productos dependiendo de su desempeño comercial en ventas o como símbolo de motivación para estas.

¿Qué diferencia hay entre mailplan y mailgroup?

Mail Group es la relación que hay entre un Mail Plan y una División territorial (zona), la cual esta relación permite un despacho de logística más organizado y detallado. Mail plan es la fecha en la que se puede realizar un pedido dentro de un calendario, la División territorial se configura en el administrador de Zonificación, El Mail Group permite en una zona específica tener un Mail plan de fecha para la ejecución de las actividades comerciales (Toma de pedidos).

¿Qué es procesamiento de pedidos?

Es el proceso del sistema el cual evalúa cada uno de los estados creados de la orden, si este cumple con todas las condiciones y las reglas establecidas y definidas para pasar al siguiente estado.

¿Para qué aplicar reglas en los pedidos?

En el sistema se usan las reglas, las cuales son una serie de condiciones que se definen para ejecutar un proceso o funcionamiento.

¿Qué son pending actions/acciones pendientes?

Los pending actions o acciones pendientes, son validaciones que se activan cuando ocurre algo en la orden o no se realizó correctamente, para su validación y su correcto procesamiento.

¿Qué son Backorders?

Un backorder es un pedido que no ha sido finalizado, este puede ser debido a una devolución o cuando no han sido finalizados (pedido en borrador).

3. Funcionalidades destacadas

• Diversas formas para realizar pedidos: Los pedidos pueden ser realizados a través de diferentes medios, contando con las mismas funcionalidades, permitiendo una mayor flexibilidad y agilidad durante estas.

• Gestión de Pedidos: Es posible realizar una muy buena gestión y control de los pedidos, desde que son digitados hasta su despacho, desde la plataforma contamos con una serie de funcionalidades que se encargan de procesar y tener la información de los pedidos por estado, para poder tomar decisiones o planes de acción en caso de ser necesario.

• Registro de auditorías: Desde la plataforma se cuenta con la opción de acceder a las auditorías para facilitar la gestión en los pedidos y conocer los diferentes flujos y procesos por los que ha pasado o que lo han afectado.

• Comentarios en los pedidos: Al momento de gestionar es importante hacer seguimiento de novedades o sugerencias que se puedan aplicar en el pedido, ya sea por parte de los clientes o de los consultores.

• Múltiples reportes y widgets: se cuenta con varios reportes que ayudan a la gestión de pedidos, para conocer los pedidos por estados, valores, entre otra información.

4. Condiciones

Para la adecuada utilización de las funcionalidades del SW es necesario tener definido previamente los elementos técnicos y/o de negocios, tales como:

• Definir los tipos de pedidos: establecer cuáles tipos de pedidos podrán ser aplicados a los pedidos. Ejemplo: pedidos tipo web, tipo Backoffice, tipo micrositio, tipo chatbot, etc.

• Definir los estados de la orden: Establecer qué estados serán aplicados a los pedidos (Nuevo, Validación de pago, liberado, etc.)

• Condiciones para realizar un pedido: Establecer cuáles serán los flujos y el orden de estos cuando se toma una orden (Ofertas, checkout, catálogo, online, contra entrega, etc.)

• Establecer las reglas para la ejecución durante el proceso de un pedido: Establecer las reglas que serán integradas en los pedidos (nivel de servicio, monto mínimo, valor del flete, etc.)

• Definir el alcance de accesos de la fuerza de ventas: Permisos a fuerza de ventas/consultores para realizar acciones adicionales a los pedidos (cancelar, editar).

5. Funcionamiento

5.1. Journey

• Carla en Operaciones es la encargada de realizar la gestión de los pedidos y verificar que estos puedan seguir el flujo correspondiente.

  • Carla podrá realizar pedidos propios o a terceros

• Durante o después de la creación de pedidos, es muy importante realizar una gestión óptima para evitar cualquier tipo de inconvenientes o solucionar dudas en caso de que se presenten.

  • Para una gestión más ágil se puede realizar por medio de:

    • Filtros

    • Estadísticas

    • Auditorias

• Para que los pedidos puedan ser finalizados correctamente y entregados, estos deben pasar por procesamiento de validaciones, reglas (en caso de que se encuentren configuradas).

• Gestionar la liberación de los pedidos o en caso tal Carla podrá editar o cancelar el pedido dependiendo de los roles y accesos otorgados por la compañía.

• Finalmente, Carla tendrá diversas opciones para realizar monitoreo a las ventas y pedidos realizados. Adicionalmente, podrá generar reportes de información según un tema en específico

  • Facturas

  • Pedidos

  • Pedidos cancelados

6. Elementos configurables

Los siguientes son los elementos para configurar en el SW:

6.1. Configuraciones Principales

• Crear los tipos de pedidos a manejar

• Configuración de los estados de los pedidos

• Configuración del wizard de order entry para cada tipo de fuente del pedido (E-commerce, Backoffice)

• Máquina de estados para el procesamiento de pedidos.

• Pasos del procesamiento

6.2. Configuración de Módulos Relacionados

• Configuración de calendario comercial (ciclo / campañas)

• Configuración de Mailplan y Mailgroup

• Configuración de Catálogos

• Listas de precios según el rank o las reglas establecidas por la compañía

• Configuración de Métodos de pagos

• Configuración de las condiciones de pagos

• Configuración de los tipos de créditos

• Reglas para asociación de ofertas en el pedido.

• Configuración del estado de pedido para picking (Integraciones)

• Habilitación de desmantelado automático de pedidos en draft (Variable de entorno)

• Estado en que los pedidos pueden ser editadas y en cuáles se deben bloquear (Variable de entorno)

• Visibilidad o no del carrito de compras. (Variable de entorno)

• Visibilidad de comentarios y documentos en los pasos del pedido. (Variable de entorno)

• Configuración de credenciales del BOT

• Configuración de usuario para integraciones

• Crones de procesamiento / Processing Triggers

• Elaboración de reglas para el procesamiento de pedidos

• Configuración de reglas de incentivos.

• Configuración de reglas asociadas a cada paso de validación para hacer fluir el pedido (Liberación, validación de pagos - cupo de crédito).

6.3. Configuración del Módulo

6.3.1. Workflow

Desde este administrador se podrán configurar los pasos que tendrán los flujos de pedidos.

Por ejemplo, algunos flujos podrán incluir el paso de ofertas, mientras que otros flujos lo podrán omitir. Ó algunos flujos podrán unificar los pasos de dirección y pagos en uno solo, mientras que otros podrán tenerlos de manera individual, es decir como dos pasos separados.

Open

Open

6.3.2. Estados del pedido

Para un mayor control y manejo de los pedidos es importante tener diferentes estados definidos en la compañía. Cada uno de los estados de pedido representa la situación exacta de un pedido, y las acciones que, por lo tanto, ya se realizaron o se están realizando.

Previamente se debe de tener configurado:

• Máquina de estados para el procesamiento de pedidos.

• Configuración del estado de pedido para picking (Integraciones).

• Crones de procesamiento / Processing Triggers.

6.3.3. Máquina de estados

El procesamiento de pedidos es el flujo de validaciones por las cuales puede pasar un pedido desde su creación, hasta su facturación.

Este permite detallar cada fase del proceso de compra, por medio de diversas validaciones según las condiciones del pedido, para que estos puedan ser facturados correctamente y así mismo ayuden a garantizar que los pedidos cumplan con el correcto ciclo de vida, precisión y tiempo del pedido.

Para configurar el procesamiento de pedidos se debe de tener configurado previamente:

• Estados de los pedidos.

7. Alcance detallado

Para cualquier compañía es importante conocer los diferentes medios donde se pueden crear los pedidos.

Para esto, S4DS ofrece las diferentes posibilidades para identificar el origen de la toma de pedidos, estos se pueden dar por:

• E-commerce

• Sitios replicados

• Backoffice consultor

• Backorders - Devoluciones o Premios

7.1. Ingreso de pedidos

La creación de pedidos puede ser realizada a través de:

• El cliente.

• Fuerza de ventas.

• Administrador.

• Chatbot.

• Carga masiva en un archivo plano.

• Webservice.

Opciones de ingreso de pedidos:

• Front

  • Web

    • E-commerce

    • Sitio Corporativo

    • Sitios replicados

  • Bot

    • Proceso de compra en Bot

  • Integración Catálogo digital

    • Integración iPaper checkout carrito

  • Backoffice

    • Desde la oficina virtual de los consultores

• External

  • WS

    • Integración de sistemas externos

  • Files

    • Carga de archivos (plano, xls)

• Backend

  • Desde el portal corporativo

  • Call center

  • Áreas de procesamiento

  • Digitación de pedidos

7.2. Gestión de pedidos

​Es un proceso diseñado en el sistema para controlar todo lo que ocurre en los pedidos desde que llegan a la compañía hasta que se finaliza todo su ciclo.

7.2.1. Estadísticas por estados

Para toda compañía es importante identificar y saber cómo se está comportando el ciclo de venta y los pedidos por cada estado definido.

Para identificar esto, S4DS ofrece un sistema detallado, el cual permite a la fuerza de ventas conocer el comportamiento de sus pedidos y toda la información referente a ello.

Esta información puede ser consultada, basada en el ciclo/campaña actual o anterior de los pedidos registrados, a través de los diferentes medios como:

• Gráficas

• Widgets

• Reporte de archivos planos

7.2.2. Histórico de comportamiento

Para las compañías es importante ver un paralelo o comparativo del comportamiento y estado de los pedidos.

S4DS cuenta con gráficas, las cuales permiten visualizar las métricas de los estados de pedidos, mostrando si hubo un aumento, reducción o equivalencia de pedidos con respecto a los ciclos/campañas previas y actuales.

7.2.3. Filtrado y búsqueda de pedidos

Los filtros permiten realizar una búsqueda específica sobre una determinada información. Y así mismo facilitar la gestión y seguimiento de los pedidos.

S4DS ofrece diferentes formas para realizar esta gestión y proporcionar una mejor navegación por los pedidos, esto se puede realizar según:

• Estado

• Zona territorial

• Periodo de tiempo

• El canal por el que se realizó la orden

• Entre otros (SKU, facturado a, moneda, etc.)

7.2.4. Gestión de pedidos (editar o cancelar)

Se cuenta con la opción de editar o cancelar pedidos, teniendo siempre presente que este se debe encontrar en el estado válido para poder ejecutar dicha acción (esto es definido según la configuración previamente establecida por la compañía).

7.2.5. Seguimiento a comentarios

Desde el módulo de pedidos se pueden realizar comentarios a un pedido específico. Estos comentarios se adicionan desde el detalle del pedido y pueden ser visibles desde el resumen del pedido. Esto permite identificar si hay sugerencias mientras se tomaba la orden o dudas para resolverlas en un futuro.

7.3. Estados de los pedidos

Para un mayor control y manejo de los pedidos es importante tener diferentes estados definidos en la compañía. Cada uno de los estados de pedido representa la situación exacta de un pedido, y las acciones que, por lo tanto, ya se realizaron o se están realizando.

S4DS permite crear múltiples estados configurables que pueden ser por medio de reglas o condiciones que los pedidos deben de cumplir y así dar conocimiento a las personas interesadas para conocer la situación real de los pedidos.

Las reglas permiten realizar acciones en los pedidos para controlar su comportamiento de acuerdo con una serie de condiciones configuradas por la compañía.

Algunas reglas que se pueden manejar son:

• Evaluar el nivel de servicio de los productos, esta se configura previamente al inicio del ciclo o campaña.

• Evaluar la cartera.

• Analizar si cumple con algunas de las reglas establecidas desde el área de mercadeo y así asignárselo dentro del pedido.

7.4. Procesamiento

El procesamiento de pedidos es el flujo de validaciones por las cuales puede pasar un pedido desde su creación, hasta su facturación.

Este permite detallar cada fase del proceso de compra, por medio de diversas validaciones según las condiciones del pedido, para que estos puedan ser facturados correctamente y así mismo ayuden a garantizar que los pedidos cumplan con el correcto ciclo de vida, precisión y tiempo del pedido.

Ejemplo:

• La persona que realizó la orden no tenga facturas pendientes por pago y no estén vencidas.

• La persona debe tener crédito y que a su vez el pedido no exceda el cupo del crédito asignado.

El procesamiento de pedidos de S4DS

• Verifica la disponibilidad de existencias.

• Realiza seguimiento.

• Valida el cumplimiento de las condiciones del pedido para que puedan ser facturados correctamente.

A través del módulo de procesamiento, el pedido pasa por cada uno de los estados que la compañía ha configurado. Aquellos pedidos que no alcanzan a llegar al estado de liberación para ser facturados deben ser revisados por el líder del proceso, quien será el encargado de gestionar el cumplimiento de las condiciones que le faltan al pedido y de esta forma poder facturarlo o de lo contrario desmantelarlo.

Los siguientes son los puntos claves a los que se les debe dar resolución cuando el pedido pasa por los estados de:

• Validaciones

• Inventario

• Premios e Incentivos

• Tesorería

• Cartera

7.4.1. Validaciones, reglas y manejo de pendientes

En esta parte se puede revisar los pedidos que no se procesaron automáticamente, los pedidos que quedaron pendientes o en proceso, se pueden reprocesar para que se evalúe de nuevo si cumplen con las reglas o condiciones establecidas o forzar para que siga el proceso.

7.4.2. Aplicación de reglas de pricing y ofertación

Las estrategias comerciales y de mercadeo en toda compañía toman un gran papel en cuanto a toda su gestión comercial y crecimiento.

S4DS tiene la funcionalidad para evaluar las ofertas creadas al momento de digitar los pedidos, si este cumple con las condiciones establecidas, en la pestaña de ofertas le habilitará la información de lo que puede solicitar como resultado de la regla creada.

7.4.3. Programa de fidelización e incentivos

S4DS tiene esta funcionalidad de creación de reglas, la cual se evalúa al momento de procesar los pedidos, en donde si el pedido cumple con las condiciones definidas, le asigna el resultado de la regla evaluada.

Ejemplo:

Si en la orden se encuentra X producto agregar un vestido de baño gratis.

7.4.4. Liberación (tesorería & crédito)

En este paso del procesamiento el sistema valida internamente lo siguiente:

• Que la cartera del cliente no tenga una factura vencida ni una factura pendiente

• Que tenga cupo de crédito y adicional a esto que el valor del pedido no lo exceda

Si cumple con lo anterior el pedido puede ser facturado, en caso de que no cumpla con alguna de las condiciones, el líder del proceso podrá realizar una gestión específica para solventar la novedad por la cual el pedido no pudo ser procesado, o en tal caso, llevar a cabo con la cancelación del pedido.

7.4.5. Desmantelación de pedido

En este paso, una vez el pedido está cancelado o desmantelado, las unidades que se habían asignado previamente al pedido se suman nuevamente al inventario y queda disponible para otro pedido.

7.5. Funcionalidades y habilitadores

7.5.1. Procesar un pedido en forma manual

Esto implica que el líder debe llevar el pedido por cada uno de los estados, para que el sistema evalúe las reglas que se tienen asociadas a cada estado, en caso de que No se cumpla una regla, el pedido queda retenido en este estado hasta que el líder gestione su cumplimiento y pueda cancelarlo o llevarlo hasta facturación.

Los pedidos se pueden procesar en forma individual o grupal utilizando los siguientes filtros: mailgroup, zona, por cliente, por campaña, por estado, entre otros.

7.5.2. Procesar un pedido en forma automática

Para procesar un pedido en forma automática es necesario tener prendida una variable de entorno (configuración) la cual cuenta con 3 diferentes valores:

• BATCH: una vez se finaliza la toma del pedido, este llega al primer estado del módulo de procesamiento para que el líder ejecute manualmente el procesamiento del pedido.

• ONLINE: en este caso es el sistema quien procesa el pedido pasándolo por cada uno de los estados. Este proceso se da en tiempo real e inicia tan pronto se comienza a tomar el pedido.

• SECUENCIAL: en este caso es el sistema quien procesa el pedido pasándolo por cada uno de los estados. Este proceso inicia una vez se finaliza la toma del pedido.

Cuando el pedido no cumple con las reglas (condiciones) de un estado, que se parametriza previamente antes del inicio del ciclo o la campaña, el sistema lo deja retenido con inconsistencia en dicho estado hasta que el líder gestione su procesamiento o la cancelación.

Las inconsistencias están directamente relacionadas con las reglas establecidas previamente con cada uno de los estados, ejemplo, nivel de servicio, pagos (cartera, excedente, pago anticipado), incentivo agotado, etc.

7.5.3. Auditoría de procesamiento

En todo proceso es importante contar con la auditoría de la acción ejecutada, esto con el fin de poder consultar el resultado final y tener un seguimiento de todos los procesos que se han realizado.

Para esto, S4DS cuenta con un módulo de auditoría de procesamiento donde queda el registro y el resultado de todos los procesos y acciones ejecutadas.

7.5.4. Reportes

Para una compañía es muy importante obtener informes para tener acceso a todas las actividades y movimientos en un periodo de tiempo determinado; y a su vez a través de estos, medir el desempeño de las estrategias diseñadas para el incremento de ventas a un nivel más detallado.

Para esto S4DS ofrece diversos reportes para realizar toda la gestión de pedidos necesarias, entre estos se encuentran:

• Ventas - facturas

• Ventas - cancelados

• Reporte de pedidos

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