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1. Para realizar una conciliación de Tesorería

1.1. El primer paso es solicitar al operador de pago el archivo de los pagos realizados por ese medio de pago y descargarlo.

1.2. El segundo paso es crear u armar el archivo de carga para la conciliación guiándose del siguiente ejemplo o plantilla

Code Block
01|REFERENCIA|VR OBLIGACION|FECHA VENCIMIENTO|CLAVE 1|CLAVE 2|CLAVE 3|CLAVE 4|CLAVE 5
"02"|"26948594"|97700.00|2016-12-28 00:42:57|"Silvely Isabel"|"Pacheco Valdes"|"929913"|"11111"|"929913"

Note

  • La primera fila siempre debe ir, obligatoriamente, diligenciada igual al ejemplo porque es el encabezado de los campos o columnas de la tabla.

  • A partir de la segunda fila se empieza a diligenciar la información, una fila por cada registro, con base al archivo del operador de pago, pero conservando el formato del ejemplo, sin dejar campos vacíos.

  • Al final el archivo se guarda con extensión .txt

1.3. El tercer paso es realizar la conciliación a través del software.

Ésta conciliación consiste en realizar una carga del archivo para que el software pueda buscar las diferencias.

Para realizar la carga del archivo debe:

1.3.1. Ir a Operaciones / Integraciones / Conciliación de pagos

1.3.2. Realizar la selección de filtros correspondientes.

1.3.3. Dar clic sobre el botón "Cargar Datos". (se abrirá una modal)

1.3.4. Elegir el archivo .txt elaborado anteriormente en el paso 1.2.

1.3.5. Dar clic sobre el botón "Cargar".

Al realizar o finalizar la carga exitosamente el sistema va a buscar si cada código de pago del archivo .txt del operador de pago existe o no en las bases de dato de nuestro software.

Con esto definirá el "Estado" de la carga como:

  • Sin inconsistencias, cuando el número de pagos sea igual.

  • Con Inconsistencias, cuando el número de pagos sea mayor o menor.

y en la "Comparación" va a decir cuál es el error.

1.4. En caso de ocurrir alguna inconsistencia debe tomar una de la siguientes acciones:

1.4.1. Reportarlas a S4DS: en caso de que el pago esté registrado en el operador de pago pero aún no haya ingresado a S4DS.

1.4.2. Insertar el pago manualmente: en caso de ser recomendado por S4DS después de haber realizado la revisión.

1.4.3. Generar notas débito: en caso de haber pagos duplicados.

1.5. Se sugiere realizar ésta conciliación de tesorería diariamente, 1 o 2 veces al día, en horarios fijos.

2. Gestión de ordenes de pedido

Después de haber realizado la conciliación y después de haber realizado los respectivos ajustes en caso de haber sido necesario. Se debe asegurar que todos los pedidos queden en el estado esperado mediante un proceso masivo de procesamiento de pedidos.

Esto se realiza en el módulo de Operaciones / Procesamiento

En caso de que algún pedido no esté en el estado esperado, determinar la acción necesaria:

  • Forzar pedido.

  • Generar notas crédito (en casos especiales)

  • Reprocesar.

  • Etc...

3. Gestión de saldos/cartera

Especialmente en los modelos de ventas de contados, se deben también revisar diariamente, los saldos de los clientes, en los siguientes reportes, descargándolos desde el Dashboard de reportes:

  • reporte de cartera

  • reporte de cartera total

Para verificar que los saldos a favor correspondan a devoluciones o a menores despachos.

Y para verificar que no hayan saldos adeudados por clientes pues en éste modelo no deberían existir.

Info

Se sugiere aplicar las notas debito o crédito necesarias para mantener los saldos en los valores correctos.

Y para los saldos menores, el software cuenta con un módulo para ésa gestión.

En el módulo Operaciones / Cartera

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