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1. Alcance

El alcance de este proceso es mostrar las diferentes opciones del manejo y control logístico que se maneja dentro del sistema, el control de inventario de productos, ya que todo lo que abarca este tema hace parte de una de las bases pilares que permite una correcta gestión para ofrecer una buena experiencia y organización corporativa. Este alcance abarca lo siguiente:

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• Inventarios

  • Bodegas y ubicaciones

  • Stock

  • Costos

• Picking

  • Balanceo

  • Listados Picking

  • Aduanaje

• Packing

  • Etiquetas de packing

  • Impresión de Facturas

• Transporte

  • Entrega

  • Despacho

• Tracking

• Analisis

1.1. Cobertura del Software

• Inventarios

  • Bodegas y ubicaciones

  • Stock

    • Disponibilidad

    • Movimientos

    • Seguimiento

    • Lotes, Vencimientos/Caducidades

  • Costos

    • Por producto

    • Por ubicación

• Picking

  • Balanceo/Ubicación

    • Configuración de las líneas de picking

    • Ubicaciones en la línea

  • Picking

    • Listado de picking

      • Está como reporte en pedidos

      • PDA o tablets para hacer picking.

    • Cálculo del número de cajas

      • Opcional

  • Aduanaje

    • Revisión de las referencias despachadas

    • Reliquidación de la orden

• Packing

  • Etiquetas de packing

  • Impresión de Facturas

• Transporte

  • Entrega

    • Aduanaje de cajas

    • Manifiesto de carga al transportador

  • Despacho

    • Asignación de las guías de despacho

• Tracking

  • Cargar guías de transporte

    • WS

    • Archivos

  • Proceso de actualización de estado

    • WS

    • Archivos

  • Seguimiento y comunicación a usuario (emails)

    • Pedido

    • e-mail

• Análisis

  • Reportes de Logística

2. Definiciones

¿Cuál es la diferencia entre Inventario y Stock?

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Es mover mercancía de productos entre bodegas y centros de costos de forma física o virtual

3. Funcionalidades destacadas

• Manejo de bodegas: se puede tener en el sistema múltiples bodegas creadas con el fin de tener un mejor control y manejo de los productos.

• Traslados entre bodegas: se puede realizar movimientos de productos entre bodegas según las necesidades o estrategias que tenga la compañía.

• Flete y operador logístico: se puede tener múltiples valores de fletes asociados a diferentes operadores logísticos.

• Tracking: se puede tener una trazabilidad del pedido

4. Condiciones

Para la adecuada utilización de las funcionalidades del SW es necesario tener definido previamente los elementos técnicos y/o de negocios, tales como:

• Bodegas: definir qué bodegas se va a utilizar y si se pueden realizar traslados entre estas

• Inventario: definir los mínimos de inventario aceptados por la compañía y cada cuándo y cómo se realizan la carga y actualización de estos.

• Packing: definir el empaque a utilizar dependiendo de los productos manejados

• Transportadores y fletes: definir los operadores logísticos y los fletes que se van a cobrar según la ubicación geográfica

5. Funcionamiento

5.1. Journey

• Daniel en Logística de estos procesos:

  • Gestión del inventario

  • Gestión logística y distribución

  • Gestión de múltiples almacenes

  • Gestión de pedidos pendientes

  • Opciones de envío

6. Elementos configurables

Los siguientes son los elementos para configurar en el SW:

6.1. Configuraciones Principales

• Bodegas

• Transportadores

• Razones de Diferencia en Picking

• Líneas de picking

• Estaciones de picking

• Gastos de envío

• Información logística

• Tipos de movimientos de inventario

• Niveles de servicio

6.2. Configuración de Módulos Relacionados

• Valor de los fletes

• Operadores logísticos

• Creación y costos de los productos

6.3. Configuración del Módulo

6.3.1. Bodegas

Este módulo permite tener una representación virtual lo más similar al espacio físico de las bodegas que tiene la compañía.

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• Configuración de inventario.

• Configuración de costo de productos.

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6.3.2. Transporte (piñón)

En este módulo se configuran la información de las entidades de transporte que utilizará la compañía durante todo el proceso logístico de envío de los pedidos.

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Esta información es visible en el detalle de un pedido, el cual su estado sea liberado.

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6.3.3. Razones de diferencia en picking (piñón)

En este administrador se establecen las razones que se presentan en el momento de realizar el proceso de picking, el sistema contiene por defecto las siguientes razones de diferencia

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Para crear una razón de diferencia en picking no es necesario tener configuraciones previas.

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6.3.4. Líneas de picking (piñón)

La preparación de pedidos es una actividad clave en la logística, que consiste en seleccionar y extraer los productos de un almacén para cumplir con los pedidos de los clientes. Para realizar esta tarea con eficacia y precisión, el operario debe seguir unas líneas de picking, que son las rutas óptimas que debe recorrer dentro del almacén para localizar los productos. Estas líneas de picking se indican en un documento que contiene los datos de los productos (nombre, cantidad, ubicación, pasillo, estantería) y el orden en que deben ser recogidos.

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Realizar la configuración de una línea de picking permite que otros flujos se configuren correctamente como:

• Estaciones de picking.

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6.3.5. Estaciones de picking (piñón)

Las estaciones de picking son zonas clave en el proceso logístico de una empresa. En estas áreas, los trabajadores se encargan de seleccionar los artículos que han solicitado los clientes y de empaquetarlos correctamente para su envío. Las estaciones de picking deben estar bien organizadas y equipadas con los medios necesarios para garantizar la eficiencia y la calidad del servicio.

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Para crear estaciones de picking es necesario realizar configuraciones previas como:

• Líneas de picking.

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6.3.6. Gastos de envío

Este módulo permite configurar los gastos de envío, ya que, a partir de este, en el momento en el que se va a realizar un pedido; se debe de realizar un cálculo de diferentes cobros como (impuestos, productos, descuentos, envío, etc.) para obtener el total de la orden y al realizar el pago sea correcto. Los gastos de envío dependen de diferentes factores, como la zona geográfica, por lo tanto, se pueden configurar los envíos basados en esto.

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Estos son visibles en el detalle de un pedido

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6.3.7. Información Logística (piñón)

El administrador de información logística permite configurar todo lo relacionado con el envío de los productos, categorizando:

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Esta información es visible al realizar el pago de una orden

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6.3.8. Tipos de movimientos de inventario (piñón)

Los movimientos de inventario son todos aquellos procesos que se realizan con respecto a este, por lo que hace importante poder conocer toda la información acerca de los movimientos que se han realizado.

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Esta información es visible al realizar un movimiento de inventario

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6.3.9. Nivel de servicio

El nivel de servicio es un concepto que mide la capacidad de una empresa para satisfacer la demanda de sus clientes sin tener faltantes de inventario.

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Por ejemplo, una empresa que vende productos perecederos puede optar por un nivel de servicio más bajo para evitar tener que desechar productos caducados, mientras que una empresa que vende productos de alta rotación puede optar por un nivel de servicio más alto para evitar perder ventas y clientes.

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7. Alcance detallado

7.1. ​Inventario

7.1.1. ​Bodegas y ubicaciones

Las bodegas son el espacio virtual, las cuales permiten realizar una gestión óptima y adecuada del inventario, por medio del acceso a los registros de los recursos de mercancía con los cuales cuenta la compañía.

Para una mejor administración del inventario, S4DS soporta la gestión de múltiples bodegas y múltiples ubicaciones.

7.1.2. ​Stock

7.1.2.1. ​Disponibilidad

El Stock es la existencia y disponibilidad de productos tanto en el inventario como en la bodega, estos permiten tener un registro y gestión para disponer a la venta de los clientes.

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• Disponibilidad de productos y su información relacionada

• Los movimientos realizados.

• Actualizar o cargar inventario de forma masiva por medio de archivos planos, o individual por el administrador.

• Realizar traslados de inventario entre bodegas.

7.1.2.2. ​Movimientos

El poder conocer a detalle cuáles fueron los movimientos de los inventarios y poder realizar auditorías de los procesos realizados en este, es fundamental para una compañía, ya que de esta manera es posible realizar un seguimiento continuo con respecto a los recursos que se tiene disponibles para realizar la venta a los clientes

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• Adición de inventario (0): Suma el stock definido en el archivo con el lote en el almacén de operaciones.

• Reemplazo de inventario (1): Reemplazar el stock definido por el archivo.

• Auditoría de inventario (2): Validar que no hay diferencias entre el saldo real y el saldo del sistema.

7.1.2.3. ​Movimiento (Kardex) de inventario

Es una pantalla donde se puede visualizar, revisar y hacer seguimiento a los movimientos de inventario. Por este módulo se puede hacer seguimiento y consultar los tipos de movimientos según la categorización del SKU

7.1.3. ​Costos

El costo, también llamado coste, es el desembolso económico que se realiza para la producción de algún bien o la oferta de algún servicio. El costo incluye la compra de insumos, el pago de la mano de obra, los gastos en la producción y los gastos administrativos, entre otras actividades.

El conocer el costo real de un producto o servicio es vital para las compañías, con esta información se verifica si la venta vs. el costo fue rentable o no para la empresa. El costo se carga a través de un archivo plano o WS.

7.1.3.1. ​Producto

Para la administración del inventario, los productos deben estar creados con todas las especificaciones que el software requiere.

7.1.3.2. Ingreso inventario por bodega/lote

Para realizar la carga de inventario es necesario ingresar información importante como:

• SKU

• Lote

• Bodega

• Unidades

• Fecha de vencimiento

• Costo

7.2. Picking (Separación de pedido)

Para separar un pedido es necesario ejecutar 3 acciones:

• Realizar un balanceo

• Separación de unidades (Picking)

• Realizar aduanaje

7.2.1. ​Balanceo/Ubicación

Para tener un mejor control y manejo de la bodega y de los productos es fundamental tener una buena ubicación y almacenamiento de los productos, esto al final se ve compensado con los tiempos y gastos operativos relacionados con el proceso logístico.

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• Configuración de las líneas de picking

• Ubicaciones en la línea

7.2.2. ​Picking

El picking es el proceso de preparación de los productos de los pedidos para ser facturados y despachados a los clientes.

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Para realizar el picking se puede hacer de forma manual por el administrador o por integración, para hacerlo de forma manual se debe de exportar el reporte de balanceo, este consiste en matricular y administrar los productos que existen en el proceso de venta para el ciclo correspondiente, este trae la información de la línea de picking (son los pasillos que tiene la bodega) y las estaciones (las ubicaciones) y el SKU a mercar (picking).

7.2.3. ​Aduanaje

Cuando se finaliza el picking de un pedido se procede con el aduanaje, que es la validación de lo encontrado (mercado) contra lo solicitado en la orden, este paso envía la información de lo que se va a facturar.

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• Revisión de las referencias despachadas

• Reliquidación de la orden

7.3. ​Packing

Es la actividad del empaque y embalaje de los pedidos, buscando la mejor opción según:

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• Etiquetas de packing

• Impresión de Facturas

7.4. ​Transporte

7.4.1. ​Transportadores y fletes

El transporte es un proceso necesario para la gestión de logística, a su vez puede ser uno de los que más costos y siniestros puede tener.

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“El número de guías se obtienen dividiendo el peso total de la orden por el peso definido para la guía”

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7.4.2. ​Entrega

• Aduanaje de cajas

• Manifiesto de carga al transportador

7.4.3. ​Despacho

Es el momento en el cual el pedido ya fue facturado y entregado al operador logístico para su proceso de entrega al cliente final.

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Este módulo tiene como objetivo principal asignar a los pedidos despachados un número de guía, según la transportadora u operador logístico, con el fin de realizar seguimiento a lo largo de su proceso de entrega.

7.5. ​Tracking

El tracking es el seguimiento que se le realiza al despacho del pedido, para el cliente es muy importante, ya que ingresando a la plataforma a través de los pedidos que ha realizado puede saber y conocer en tiempo real dónde está el producto, fecha aproximada de entrega o si este presenta alguna novedad.

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• Cargar guías de transporte

• Proceso de actualización de estado

• Seguimiento y comunicación a usuario (emails).

7.6. ​Análisis

Nivel de servicio

Recuperación de fletes

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