Tabla de Contenido | ||||||||||||||
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1. Alcance
El alcance de este proceso es dar a conocer las diferentes opciones de comunicación que el sistema ofrece para un constante relacionamiento entre los usuarios que interactúan con el sistema:
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Comunicaciones
Autoresponders
Mensajes automáticos que el sistema envía automáticamente luego de que ocurren determinada acción en el sistema
Mensajes interactivos desde el Backoffice
Banners
Campana de notificaciones
Mensajes masivos
Timeline
1.1. Cobertura del Software
Comunicados automáticos (autoresponders)
Comunicaciones
Comunicados
Banner
Popup
Timeline - Muro de mensajes
Envío masivo de e-mails
2. Definiciones
Es importante entender algunos términos relacionados al módulo de comunicaciones que se mencionan constantemente en este documento y permiten el fácil entendimiento de lo aquí expresado.
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Es un muro social, es decir, es una red social interna donde los usuarios pueden enviar mensajes en formato texto, imagen o video y mantenerse en contacto con los otros usuarios del sistema.
3. Funcionalidades destacadas
3.1. Comunicaciones
Contáctanos: Este formulario permite que las personas inscritas o no inscritas en la plataforma se puedan comunicar con la marca para solventar dudas, etc. Una vez los usuarios soliciten información a través del formulario de contáctenos, un email autoresponder se activará y le llegará al usuario informando que su mensaje ha sido recibido.
Envío de notificaciones por eventos: Envía notificaciones de acuerdo con los medios de comunicación definidos por la compañía cada vez que ocurre un evento como (creación de pedido, creación y modificación de incidentes, nuevo registro, etc.).
4. Condiciones
Para la adecuada utilización de las funcionalidades del SW es necesario tener definido previamente los elementos técnicos y/o de negocios, tales como:
Manual de imagen: Definir temas de estructura, forma, logotipo, usos adecuados de la marca y estilos tipográficos, para incluir y permanecer la esencia y filosofía de la compañía.
Plan de contenidos: Definir el enfoque y el objetivo necesario que se va a abarcar en el contenido.
Esquemas gráficos: Definición y cobertura de los esquemas gráficos para establecer las ideas principales, los puntos de interacción y flujos por los que pasará el usuario
Qué medios de comunicación se van a manejar: definir medios de contacto con los clientes (email, mensajes de texto, etc.).
Manejo de cuentas de sistemas relacionados: Cuentas de sistemas relacionados para uso de posicionamiento, integraciones y elementos de comunicación (Facebook, Google, etc.)
5. Funcionamiento
5.1. Journey
Ahora Brenda, líder del proceso de Comunicaciones de la compañía ABC LLC, junto con su equipo buscan las mejores estrategias para lograr llegar a los clientes potenciales e interesados de los productos y servicios que ofrece la compañía
Brenda en Comunicaciones se encargará de estos procesos:
Comunicaciones
Banners
Autoresponders
(…Tabla…)
6. Elementos configurables
Los siguientes son los elementos para configurar en el SW:
6.1. Configuraciones Principales
Configurador de mensajes/Plantillas autoresponders
Plantillas base
Plantillas customizadas
Banners y pop ups dentro del Backoffice.
6.2. Configuración de Módulos Relacionados
Implementación de Plantillas definidas para cada proceso (abandono de carrito, compra exitosa, etc.).
6.3. Configuración del Módulo
El sistema cuenta con la opción de realizar plantillas base y plantillas personalizadas para el envío de mensajes automáticos, los cuales el sistema ejecuta una vez que ocurre algún suceso determinado en el sistema.
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A continuación, se describe las generalidades y la estructura del módulo para entender qué opciones existen y entender cómo se configura una plantilla base o una plantilla customizada:
6.3.1. Configurador de mensajes
Esta pantalla de configurador de mensajes tiene como alcance poder administrar tanto los tipos de mensajes del sistema, como las plantillas que la conforman; con el enfoque todo en uno, en el cual se espera que esta pantalla resuelva todo lo referente a estos 2 aspectos.
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Filtros.
Cabecera de contenido.
Contenido.
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6.3.1.1. Filtros
Es importante comprender el concepto de “Procesos” y “Subprocesos” para poder realizar una navegación adecuada por la pantalla.
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Procesos. (los procesos están default en el código, por lo tanto, no se pueden crear ni eliminar)
Subprocesos. Se pueden editar los nombres y crear nuevos, pero no eliminar.
6.3.1.2. Cabecera de Contenido
6.3.1.2.1. Buscador
este buscador nos permite hacer una búsqueda más amplia en cuanto a las plantillas que deseamos encontrar, ya que nos permite buscar con palabras claves que las plantillas tengan en los siguientes campos de las plantillas:
Asunto
Descripción
Código
Plantilla
6.3.1.2.2. Botón crear nueva plantilla
Nos dirige a la pantalla para crear una plantilla
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La segunda, es desde cero, la cual podrá personalizar totalmente, pero para la cual deberá crear un header y un footer los cuales requerirán de conocimientos en desarrollo con HTML
6.3.1.2.3. Botón Ver más acciones
este menú tiene 2 opciones:
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Mientras que, en la pantalla de las plantillas de mensajes, la creación de una nueva plantilla de mensajes no se hace desde un botón de crear, sino que se hace eligiendo una plantilla base para crear a partir de ella una plantilla de mensaje. Y la edición de una plantilla de mensaje se hace desde la pantalla de procesos y subprocesos.
6.3.1.3. Contenido
Aquí se ven las plantillas asociadas a sus respectivos subprocesos, y éstos a su vez asociados a sus respectivos procesos.
En esta parte podemos:
6.3.1.3.1. Verificar si un mensaje (subproceso) está activo o no
Si está en rojo entonces está inactivo, si está en verde entonces está activo.
6.3.1.3.2. Editar los tipos de mensaje (subprocesos)
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6.3.1.3.3. Editar las plantillas
Si le damos click a las plantillas, nos redirige a la pantalla de editar plantillas.
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6.3.1.3.3.1. Editor HTML
este editor nos mostrará todo lo referente al contenido del mensaje de la plantilla.
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6.3.1.3.3.2. Probar plantilla
Al desplegar esta sección, nos permite hacer una carga, en la cual podremos poner una lista de correos, a los cuales les será enviada la plantilla que se está editando en ese momento.
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6.3.1.3.3.3. Campos disponibles
Esta sección contiene los tags relacionados a las plantillas. Es importante tener en cuenta que solo será visible al editar la plantilla, pero al crearla no se verá esta sección. El sistema trae los tags únicamente que apliquen a cada plantilla, por tanto, si esta plantilla no se creó con algún tag específico no tiene por qué desplegarse ese tag en esta sección.
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6.3.1.3.3.4. Datos de plantilla
Esta sección contiene todos los campos relacionados a una plantilla, para que puedan ser editados y administrados.
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7. Alcance detallado
7.1 Comunicados automáticos
La plataforma S4DS permite establecer comunicaciones automáticas como recordatorios y notificaciones personalizadas con el fin de informarle a la red, sobre alguna actividad que se vaya a realizar.
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Configuraciones previas
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7.2. Comunicaciones
7.2.1. Comunicados
Los comunicados permiten al equipo de mercadeo o comercial enviar información importante al campo de forma segmentada y para esto S4DS contiene la herramienta de comunicaciones centralizadas.
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Email
Broadcast Message
Timeline
Facebook (Si está configurada para la persona que está enviando el mensaje)
7.2.2. Banner
Los banners son una herramienta para comunicar a los usuarios de la plataforma novedades, información especial o general que sea de interés para las personas del negocio.
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Una vez los consultores ingresen a su oficina virtual y las fechas del mensaje estén activas, aparecerá el banner en la parte superior de cada página hasta que decida ocultarlo. No obstante, los consultores, una vez vean esta comunicación, podrán cerrarla para que no vuelva a aparecer en su oficina virtual.
7.2.3. Popup
Popup; son las ventanas emergentes cuya principal función es llamar la atención de la persona que está navegando en la página, estas son muy utilizadas desde el área de mercadeo, con el fin de promover productos, promociones, registro de clientes nuevos, o alguna información importante para sus clientes,
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Es muy útil poder comunicar algo a todos los usuarios cuando ingresen al sitio con un popup, el cual se configura en el administrador de contenido JOOMLA.
7.2.4. Timeline - Muro de mensajes
El muro de mensajes o timeline suple la necesidad de los consultores para que puedan ver en una línea de tiempo, parecida a la de las redes sociales, los mensajes que le han sido enviados o los eventos que han ocurrido en diferentes procesos del sistema.
De esta forma, un distribuidor puede escribir a las personas de su red de forma individual, reaccionando a sus comentarios o dando instrucciones sobre algún proceso.
7.2.5. Envío masivo e-mail
Es muy útil para los gerentes de ventas, poder enviar correos electrónicos a su red según criterios claves de negocio como:
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