...
Descripción
S4DS permite manejar diferentes puntos de venta dentro del sistema, que pueden tener su configuración e información totalmente aparte o separada de los datos habituales. Esto se logra a través de múltiples bodegas cada una con su propio inventario, catálogo por zonas, exentos de flete, resolución de facturación propia para el punto de venta, entre otros. Por medio de permisos se controla el acceso o la toma de pedidos en los puntos de venta configurados.
...
A continuación detallamos una serie de pasos y configuraciones que se deben seguir para activar un punto de venta en el sistema.
Bodega
Lo primero que se debe realizar es crear una bodega para el punto de venta, esta bodega debe tener la dirección de la ubicación de la bodega o del vendedor encargado de la bodega.
...
La variable de entorno DEFAULT_WAREHOUSE contiene el id de la bodega por defecto, esa debe estar correctamente configurada para que no se afecten los pedidos que no son de punto de venta, por tanto la nueva bodega no se debe marcar como “Bodega por defecto”.
Ruta
Logística / Inventarios / Bodegas
Ingresar la información y tener en cuenta la dirección de localización de la bodega, ya que esta es necesaria para la toma del pedido, y será la dirección relacionada en la factura.
Catálogo
Si se va a contar con un catálogo diferente del catálogo para venta directa en el proceso de puntos de venta, se debe crear la carga de los productos que van a estar disponibles en el punto de venta, teniendo en cuenta el precio y los campos manejados en catálogo. Este catálogo deberá estar relacionado a una zona en especial solo para ese punto de venta.
...
Zona: Previamente en la ruta Planeación / Zonificación / División Territorial se debe crear una zona y una sección en la región dónde estará ubicado el punto de venta.
Cobertura: Luego de haber creado esta zona, se debe verificar que este contenga cobertura con la ciudad de la dirección del punto de venta. Esto se lleva a cabo en la ruta Planeación / Zonificación
Crear Catálogo: En la ruta Planeación / Catálogos / Catálogo ingresar al administrador desde la opción catálogo
En esta parte se pueden ver todos los catálogos existentes, ingresar a la opción de nuevo y llenar el formulario de creación del catálogo.
De nuevo si este catálogo es diferente del que se tiene de venta directa se debe definir la característica de división territorial, para esto vamos a la opción zonas agrupadas allí se selecciona el catálogo creado y se marca seguidamente la zona creada para el punto de venta. De esta manera todas las personas creadas en esta zona, sólo podrán ver el catálogo del punto de venta.
Activar el catálogo: Para el ingreso a esta sección se selecciona de la siguiente manera el siguiente icono “clonación del catálogo”
Seleccionar la campaña y activar el catálogo como se hace frecuentemente.
Cargar productos: Para finalizar la carga de productos que van a estar disponibles en el catálogo del punto de venta.
(imagen 8 )
Inventario
Como se tiene una bodega y un catálogo sólo para el punto de venta, se debe cargar el inventario para los productos de esta bodega. Para ello sólo se debe tener en cuenta la bodega en la carga de inventario.
...
Código de la bodega: Para saber cuál es el código de la bodega, se debe ir a la ruta Logística / Inventario / Bodegas . Se abre administrador de la bodega ya creada y allí se encuentra el campo código.
El código debe ser relacionado en la campo “COD_UBICACIÓN” de la carga.
Se debe garantizar entonces que los productos de la bodega del punto de venta, tengan inventario cargado.
Resolución de la Facturación
El punto de venta tiene la posibilidad de manejar su propia resolución de facturación, y numeración diferente para las devoluciones que se realicen en el punto de venta.
...
Abrir el administrador para crear un nuevo rango y tener en cuenta el campo “Bodega”, de modo que cuando se esté facturando un pedido que pertenezca a la bodega del punto de venta, será el consecutivo creado el que se asocie a la factura.
Flete
Como la compra se está realizando directamente en un punto de venta, no se debe cobrar flete, en el sistema se puede manejar de dos maneras, con flete por valor $0 o con una regla que omita el cobro del flete. Detallamos cada una de las opciones:
1. Por tipo de Flete:
Lo primero que se debe hacer es crear un tipo de flete, cuyo valor será $0, en la ruta Planeación / Flete
(imagen 14)
Ahora ese flete se debe relacionar con un transportador y la zona creada para el punto de venta, que es la misma zona a la que pertenece cada cliente. Ir a la ruta Logística / Información Logística . De esta forma la factura saldrá con valor $0(imagen 15)
2. Por regla:
Desde el motor de reglas que tiene el sistema ubicado en Planeación / Reglas, se puede omitir el cobro del flete a una zona en específico, utilizando la función “Código Zona” “Código Zona” como condición, en este campo se digita el código de la zona creada para el punto de venta, y la conclusión de la regla sería la función “Cambiar valor Flete” por valor 0$
Esta regla se debe relacionar al proceso de asignación de premios o de facturación. Si en el proceso de asignación de premios debe estar activa en la campaña.
(imagen 16)
Clientes
En caso de que deseen tener los clientes del punto de venta identificados aparte, para que sólo compren en esta bodega, al momento de crearlos ya sea por carga o por el administrador, tener en cuenta la bodega y la zona/sección creada para el punto de venta, el administrador y la carga se encuentran en la ruta Comercial / Consultores . Opción de registro y carga de clientes respectivamente.
Carga:(imagen 17)
...
Administrador:(imagen 18 )
...
Otra forma de manejar los compradores en un punto de venta es activando la variable de entorno BUYERS_RELATED_WITH_CUSTOMERS que se encuentra en la ruta Parametrización / Variables de entorno . Lo que ésta variable activa es la posibilidad de crear el comprador en el paso de pagos del pedido, de manera que el pedido lo ingresa la persona encargada del punto de venta, pero la factura se genera a nombre del comprador.
(imagen 19)
(imagen 20)
Permisos
El usuario responsable o encargado del punto de venta debe tener activo un permiso especial en su rol para que pueda visualizar todas las bodegas de la compañía. En la ruta Parametrización / Usuarios / Roles , Link relacionado Roles; se debe buscar el rol del usuario administrador del punto de venta y agregar el rol access SEE_WAREHOUSES_OF_THE_COUNTRY . Éste permitirá que ese usuario pueda seleccionar la bodega del punto de venta, en el registro de clientes, toma de pedidos y devoluciones.
(imagen 21)
(imagen 22)
Si se desea que este usuario no tenga la opción de escoger bodega sino que cargue por defecto su bodega / punto de venta como tal, se debe adicionar no el roleaccess anterior sino el roleaccess SEE_OWN_WAREHOUSE. Adicionalmente este usuario debe tener asignada dentro de su configuración la bodega que tendrá asociada para que el sistema cargue configuración y además pueda descontar el inventario de la orden, este proceso de asociación se puede hacer:
...
Desde el administrador de usuarios en la opción de datos personales(imagen 23)
...
Si se desea que en el sistema se maneje un opción para crear pagos en efectivo dentro de la misma toma del pedido se debe aplicar la siguiente configuración:
...
Luego al rol del usuario que va a poder realizar este proceso se le debe asignar el roleaccess CAN_PAY_IN_ORDER_ENTRY . Éste le permitirá que se despliegue un popup al momento de pagar en la toma de pedido al momento de marcar la opción de pago efectivo, registrando de esta manera en S4DS los pagos que entran en efectivo al momento de realizar las compras.
Toma de Pedidos
En el momento de ingresar el pedido en la ruta Operaciones / Pedidos, Ingresar pedido, si el usuario en sesión tiene permisos ver todas las bodegas, aparece el campo para seleccionar la bodega.
(imagen 27)
Luego de seleccionar la bodega el sistema cargará el catálogo del punto de venta y la condiciones descritas en los pasos anteriores.
Devoluciones
Si se va a realizar una solicitud de devolución o cambio y se tienen los permisos correspondientes, se puede seleccionar la bodega a la cual se va a retornar el producto.
(imagen 28)
En caso de que se haya configurado un rango de devoluciones para la bodega del punto de ventas, se asignará este consecutivo a la devolución o cambio que se realice.
Observaciones Generales
Si se necesita más información acerca de alguna funcionalidad, se puede dirigir a las ayudas que se encuentran en cada pantalla del sistema.
...