Tabla de Contenido | ||||||||||||||
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1. Alcance
El alcance de este proceso es mostrar todo lo relacionado con la genealogía y manejo de la red, como se le puede hacer seguimiento, realizar ajustes de esta, traslados, mostrar a más detalle los tipos de redes, visualización de la red a través del árbol de genealogía y sus niveles de profundidad.
Estructura de la red
Tipos de redes
Árbol de la red
Ajustes a la red
Cálculo de la red
Monitoreo a la red
Gestión
Consulta
Segmentación
Reglas
RFM
Kits de inicio
Análisis y reportes
1.1. Cobertura del Software
Genealogía
Estructura de la red
Tipos de redes
Sponsor
Patrocinio
Matrices
Árbol de la red
Estructura
Nivel
Generaciones
Histórico
Ajustes a la red
Traslados
Compresión
Cálculo de la red
Monitoreo y gestión
Gestión de la red
KPI
Árbol de la red
Visualizador de información clave
Consulta Centralizada
Segmentación
RFM (Recencia, Frecuencia, Monetario)
Kits de inicio
Reglas
VIP
Grupos de Incentivos (Falta documentar)
Análisis
Tableros dinámicos
Reportes
2. Definiciones
Es fundamental conocer las principales funcionalidades que ofrece el sistema, para realizar una buena gestión interna de los consultores y todas las personas que hacen parte de la red. Inicialmente, es de gran valor, identificar los diferentes términos que se utilizan en el sistema para obtener un mejor entendimiento de su finalidad y funcionamiento.
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Es un análisis, el cual permite determinar cuáles son los mejores clientes o consultores teniendo en cuenta cuándo realizaron su última compra, con qué frecuencia lo hacen y cuánto se gastan. A partir de este se realiza una clasificación de acuerdo a ese desempeño.
3. Funcionalidades destacadas
Control de jerarquía de la genealogía por medio del árbol de la red: el árbol de la red permite realizar gestión de diferentes componentes que conforman la red, como visualización de su estructura, información personal y movimientos monetarios.
Actualización de la red: Permite mantener el estado actual de la red por medio de traslados o compresión de red y el cálculo de la red para mantener las comisiones e información actualizada.
Acceso y monitoreo a través de consulta centralizada: Permite gestionar la información en la búsqueda de una persona, conocer los pedidos realizados, su desempeño (KPI).
Diversos modos de monitoreo de la red y KPI: Existen diferentes métodos para monitorear la red y toda su información relevante como indicadores con respecto a su desempeño en el entorno comercial.
Diferentes formas para segmentar la red: La red puede ser clasificada basado en el desempeño o avance que tengan con las ventas o lo definido por la compañía, y a partir de esto se tienen diferentes métodos o estrategias para aplicar esto.
4. Condiciones
Para la adecuada utilización de las funcionalidades del SW es necesario tener definido previamente los elementos técnicos y/o de negocios, tales como:
Definición de estructura y manejo de red: Establecer el modelo de red que se maneja en el sistema y toda la estructura relacionada.
Objetivo y alcance funcional de los consultores: Acorde al modelo de negocio, definir qué tipo de acciones pueden realizar los consultores y cuáles son las funcionalidades que pueden abarcar.
Alcance del plan de carrera: Definir cómo se clasificarán los consultores y cuál es el objetivo del mapa vial según el plan de alcance que tendrán.
Modelo de flujos de ajuste de la red: Según el alcance, determinar el mapa de flujos que se realizarán para ejecutar los ajustes necesarios de la red.
Establecer criterios para la compresión de la red: Según el modelo de negocio, determinar cuáles serán las condiciones o validaciones para tomar en cuenta para la compresión de la red.
Modelo de aplicación de reglas para la segmentación de la red: Definir la aplicación de reglas para segmentar la red (según el modelo de negocio, si aplica).
5. Funcionamiento
5.1. Journey
David del área de comercial se encarga de gestionar las personas que hacen parte de la compañía, una vez ya se haya pasado por el proceso de registro, después de cierto tiempo trascurrido David necesita conocer:
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Estructura de la red
Quienes son consultores principales (sponsor)
Por quienes está compuesta la red
Para esto, David puede gestionar el árbol de la red en el cual se encuentra toda esta información y datos personales relevantes a un tema en específico como
Facturas
Incentivos
Indicadores
Administrar la red
Ajustes a la red
Una vez David haya realizado gestión interna de esto, se da cuenta de que puede realizar ajustes a la red de acuerdo con los permisos otorgados por la compañía. En estos puede
Trasladar de zona geográfica a los consultores o a sí mismo.
Trasladar de red
Y para que estos cambios se puedan ver reflejados, es recomendable que David realice el recálculo de la red para actualizar toda esta información
Monitoreo
David tiene diferentes maneras para monitorear la red
Monitorear sus ventas según un periodo de tiempo determinado
Sus bonos e incentivos
Segmentación
Además, la compañía comprende la importancia de la segmentación de la red, esto para poder identificar su estado de actividad y desempeño con las ventas.
Análisis y reportes
Y finalmente David tendrá diferentes funcionalidades adicionales para hacer uso de esta información
Por medio de análisis y generar reportes
6. Elementos configurables
6.1. Configuraciones Principales
Configuración de widgets específicos de consultores/genealogía.
Configuración de la estructura de la red.
Configuración de los KPI - modelo de seguimiento.
6.2. Configuración de Módulos Relacionados
Configuración de divisiones políticas
Configuración de divisiones territoriales
Configuración de variables de entorno
Número de niveles de la red
Nivel del padre de la red
Código interno padre de la red
Configuración de metas
Configuración de segmentos en las metas (Marketing → Goals)
Configuración de tablero de metas
Configuración Checklist
Configuración de los productos marcados como Kits.
Asignación de widgets y reportes a un rol deseado
Configuración de roles y permisos.
6.3. Configuración del Módulo
A diferencia de otros módulos, este módulo de genealogía se configura principalmente a través de Role Access y Variables de entorno. Estos dos elementos permiten establecer los niveles de permiso y las condiciones de operación de cada módulo, según las necesidades y preferencias del usuario.
6.3.1. Variables de entorno
Nombre | Descripción |
|---|---|
CUSTOMERMANAGEMENT_NEWVIEW_SHOW | Esta variable de entorno controla la visualización completa de la pantalla de consultores, cambiando la visualización de la tabla de registros. |
NETWORK_CALCULATE_NETWORK_BY_REFERENT | Controla la visualización del botón para dibujar el árbol de red. |
En Valor = F En Valor = T | |
LOAD_WITH_CUSTOMERS_SCREEN_FILTER | Si el valor de la variable de entorno es igual a T, entonces filtra, por defecto, al entrar al administrador, por los usuarios activos. |
En Valor = T En Valor = F | |
6.3.2. Accesos por rol
Éstos son permisos que se les asignan a los roles, de los usuarios, para mostrarles u ocultarles determinadas opciones o acciones del software. A continuación, encontrará los roles access relacionados a las acciones del administrador de consultores.
Nombre | Descripción |
|---|---|
SHOW_MATRIX_LOCATION_BUTTON | Controla visualización de Matrix location |
SHOW_LOBBY_BUTTON | Controla visualización de lobby, el cual sirve para mover manualmente a un usuario en la posición de la red. |
CUSTOMER_MANAGEMENT_COMPRESSING_NETWORK_BUTTON | Controla visualización de network compression: la cual sirve para que la red se pueda reacomodar de acuerdo a las condiciones de negocio. |
CAN_RECALCULATE_NETWORK | Controla la visualización de la acción recalculate network y la ventana emergente de ésta. |
ENABLE_EXTEND_REGISTRY | Controla visualización de basic extended, la cual sirve para realizar nuevos registros en la red. |
ENABLE_SHORT_REGISTRY | Controla visualización de registro con compra, la cual permite registrar a un usuario dentro de la red realizando un pedido en el momento del registro. |
CUSTOMER_MLM | Controla visualización de Send Network Mail, permite enviar emails masivos a las personas de la red. |
CUSTOMER_LOAD | Controla visualización de Upload data, permite hacer registros/migraciones masivas de usuarios a la red. |
EXPORT_PERFIL | Controla visualización de Export Profile. |
SHOW_BUTTON_EXPORT_CLIENT_NETWORK | Controla visualización de customer network information |
CUSTOMER_EXPORTDATA | Controla visualización de 3. Export customer information |
CUSTOMER_EXPORT_DISTRIBUTORS | Controla visualización de Export health consultants, si tiene role access CUSTOMER_EXPORTDATA asignado. |
CUSTOMER_EXPORT_LOADABLE | Controla visualización de Export loadable, si tiene role access CUSTOMER_EXPORTDATA asignado. |
CUSTOMER_EXPORT_EXTENDED_LOADABLE | Controla visualización de Extended exportable loadable, si tiene role access CUSTOMER_EXPORTDATA asignado. |
ADD_ORDER_BY_OPERATOR ó ADMIN | Visualiza en la tabla de registros la información de todos los usuarios de la red de la compañía. |
SELLER o ST_SELLER | Visualiza en la tabla de registros solo la información de la persona en sesión. |
CUSTOMER_MLM | Visualiza en la tabla de registros la información solo de la red de la persona en sesión. |
CUSTOMERMANAGEMENT_MAX_LIMIT_RECORDS | Define el límite de registros que va a consultar |
CUSTOMERMANAGEMENT_COMMERCIALACTIVITY_WIDGET_SHOW | Controla la visualización del widget de estados comerciales. |
CUSTOMER_MANAGEMENT_WIDGET_STATUS_SHOW | Controla la visualización del widget de estados. |
CUSTOMER_MANAGER_NETWORK_INDICATORS_WIDGET_SHOW | Controla la visualización del widget de indicadores de red. |
CUSTOMERMANAGEMENT_SEGMENT_WIDGET_SHOW | Controla la visualización del widget de segmentos. |
CUSTOMER_MANAGEMENT_SHOW_NEW_WIDGET_RANK | Controla la visualización del widget de rank. |
7. Alcance detallado
7.1. Genealogía
La genealogía es una herramienta que ayuda a gestionar de manera adecuada la estructura de la red, ya sea de:
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| Panel | ||
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Configuraciones previas Para que la genealogía y la red funcione de forma adecuada y correctamente se deben realizar estas configuraciones:
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7.1.1. Estructura de la red
A través del Software es posible parametrizar las diferentes estructuras de Red acorde al ancho, profundidad y criterios de negocio (Territorio, matrices, etc.). Tales como:
Binaria
Uni-nivel
Matricial
Profundidad y/o anchos limitados
Territorial
Mix de (híbridas)
7.1.1.1. Tipos de Redes
El Software soporta la configuración simultánea de las siguientes redes acordes a las estructuras antes mencionadas:
Red por Sponsor
Es la persona que lidera una red de consultores y se encarga de velar porque el trabajo de su equipo se desarrolle.Red por referido/patrocinador
Hace referencia a la persona que invita a otra a hacer parte del negocio como distribuidor y de esta forma construye su red.Matrices
Red creada basada en reglas de negocio. Normalmente en procesos de vinculación, se hacen redes basadas en matrices de ancho y profundidad fijos, que permiten liquidar bonos especiales por logros, alcanzar ciertos volúmenes de ventas, etc.
7.1.1.2. Árbol de la red
El Network Marketing o Mercadeo en Red, es un sistema de ventas directas en el cual una persona se asocia con una compañía formando parte de ella como socio independiente. Esta persona a su vez recomienda a otras personas a unirse a esta misma empresa para comprar sus productos o servicios. La persona que recomienda recibe una bonificación por las compras que realicen todos sus asociados.
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Ver mis hijos: Esto va a la BD y busca si tiene hijos, en caso de que si, los pinta, en caso de que no, nos muestra una alerta.
Consulta 360: Es un link a consulta 360 con la persona seleccionada prefiltrada.
7.1.1.2.1. Estructura genealogía
Padre de la red
Es el registro “líder” es decir que no tiene a nadie encima de su red, no tiene referencias de un Sponsor o un referido.
Campos de referencia
Referal
Sponsor
NetworkID
Campo único (por tipo de red)
Concatenación de los ID personales desde el Padre de la red hasta la persona
7.1.1.2.2. Nivel de profundidad
Absoluto (desde el Padre de la red)
Relativo (Desde el Sponsor)
7.1.1.2.3. Generaciones
Las generaciones son los niveles en una estructura de ventas multinivel y entre más grande sea, hace referencia a que la distancia en número de sponsors entre dos personas es mayor.
7.1.1.2.4. Histórico
El histórico de ranks permite visualizar el historial de todos los ranks por los que ha pasado una persona, el tiempo en el que estuvo en ese rank, el que tenía anteriormente y el nuevo. Además, en qué campaña y fecha se realizó ese cambio.
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Estructura genealógica de la red
Título en el plan de carrera
KPI obtenidos
7.1.1.3. Ajustes a la red
7.1.1.3.1. Máquina de estados
Al momento de manejar un negocio de venta directa, es fundamental tener una buena gestión en el personal de la compañía y de la red que la compone.
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Primero se elige el “Tipo de ejecución” y el “Periodo comercial”.
Luego se elige la acción a ejecutar, como por ejemplo “Integrar red” ó “Calcular rank”, y finalmente se acciona el botón “Ejecutar proceso”.
7.1.1.3.2. Traslados
Los traslados permiten mantener actualizada la zona geográfica o la gestión comercial de la fuerza de ventas y así mismo a toda la estructura de su red.
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Una vez se finalice este proceso se debe de recalcular la red para que esta quede actualizada.
7.1.1.3.3. Compresión
La compresión se da en uno de los pasos finales del cálculo de comisiones, esta mantiene la red actualizada y reorganizada en caso de que el sponsor o la persona que se encuentre un nivel más arriba quede inactiva. Una vez ocurre esto, las personas que conforman un nivel inferior pasan a la misma posición en la que se encontraba la persona que inactivaron.
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El sistema con esta configuración evalúa que por personas no ha tomado pedidos durante X campaña, entonces en el proceso de liquidación y cierre de campaña el sistema la marca como deserción, entonces el sistema automáticamente las personas debajo de la red y las coloca en la red que está por encima
7.1.1.4. Cálculo de la red
El cálculo de la red es el proceso que recorre toda la estructura de personas generando su estado actualizado, para que a partir de allí se pueda tener la base para el cálculo de todos los KPI asociados.
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Al eliminar a una persona, este se seguirá visualizando en la jerarquía hasta realizar el recálculo.
7.2. Monitoreo
Para la compañía es muy importante tener control sobre lo que está pasando, ya sea con:
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Por este mismo motivo, existen diferentes formas para realizar el monitoreo de la fuerza de ventas para que permita realizar una completa gestión interna y estén al tanto de todo lo ocurrido en el sistema.
7.2.1. Gestión de la red
Este módulo permite realizar el seguimiento a la Red, su estructura, rank, estados comerciales, comisiones, KPI, ventas, entre otros.
Visualizar el árbol completo de la red
Exportar la información de la red
Visualizar los pedidos facturados
Visualizar su desempeño, cuántas personas han referido y toda su información relacionada, etc.
7.2.1.1. KPI de cantidad de personas en la red
Para un seguimiento continuo del crecimiento de la compañía contamos con la posibilidad de consultar a alto nivel cuál es el total de los consultores inscritos, cliente final, activos. Esto permite conocer los indicadores actuales del estado de la red y las personas que hacen parte de ella.
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Este widget muestra los Ranks de la red y cuántos distribuidores están en cada estado.
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7.2.1.2. Filtrar listados para realizar gestion
Entrando a detalle se pueden filtrar todos los consultores a partir de la siguiente información, con el motivo de poder realizar una gestión más específica y rápida, buscando específicamente lo que se necesita.
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Estos filtros están relacionados con el comportamiento de la persona en cuanto a las ventas. Como personas sin órdenes, y el semáforo. Adicionalmente el filtro “Límite de registros”, el cual es el máximo de registros que se van a mostrar en la tabla, debido a que la tabla no posee paginación, por lo cual todos los registros que se muestren se mostrarán en la misma página.
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7.2.1.3. Árbol de la red
En el árbol de la red existen diversas formas para monitorear información, ya que permite visualizar de forma más completa por medio de un árbol jerárquico, entender su estructura actual y quienes la conforman.
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La red que lidera la persona
Indicadores, información personal, rank etc.
7.2.1.4. Visualización de información clave
La gestión a la fuerza de ventas es muy importante, ya que a partir de esta depende la efectividad y el desempeño del personal y de la compañía en general.
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Información centralizada
Dirección residencia / Envío
Números de contacto
Porcentaje de configuración del perfil
Historial de pedidos realizados
Comisión calculada
Visualización de Indicadores y comisiones calculadas, es posible de la siguiente manera obtener esta información
7.2.2. Consulta Centralizada
Es vital en la administración de una red de ventas poder reunir la información de cualquier consultor. Para esto, la consulta centralizada permite acceder a estos datos para ver la información necesaria y gestionar sus movimientos y desempeño en la compañía. En esta puede consultar información como:
Información básica
Número de pedidos
Casos de servicio al cliente
Facturas
Beneficios
Cupones usados y redimidos
Personas referidas
Administración de pagos
Administración de comisiones
Eventos programados
Devoluciones
Saldo
Número de puntos acumulados
Cupo de crédito
7.3. Segmentación
La segmentación se usa para gestionar y clasificar a la fuerza de ventas según su desempeño en las ventas o en general, esta jerarquía se basa en los estados comerciales definidos por la compañía. La segmentación se puede realizar a través de:
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Configuraciones previas Para realizar una correcta segmentación a la fuerza de ventas es necesario realizar las siguientes configuraciones:
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7.3.1. RFM (Recencia, Frecuencia, Monetario)
Comprende la configuración de metas a asignar a cada integrante de la fuerza de ventas basándose en el pedido promedio y consecutividad, y a partir de allí poder realizar la segmentación de la fuerza de venta de acuerdo con la frecuencia de la compra. Todo esto acorde al modelo de negocio de la compañía.
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Segmento AA: es quién toma un pedido promedio > a $300.000 y >= a 6 campañas consecutivas
Segmento A: es quién toma un pedido promedio > a $300.000 y < 6 campañas consecutivas
Segmento B: es quién toma un pedido promedio < a $300.000 y >= 6 campañas consecutivas
Segmento C: es quién toma un pedido promedio < a $300.000 y < 6 campañas consecutivas
7.3.2. Kits de inicio
Los kits de inicio, es una membresía o producto que se compra para hacer parte de la compañía y empezar como distribuidor. A partir de la configuración de los Kits de inicio es posible segmentar la fuerza de venta acorde al Kit que compren al momento de finalizar su registro.
7.3.3. Reglas
Las reglas permiten definir diferentes tipos de condiciones para poner o quitar acciones sobre la red y sobre sus pedidos.
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Ejemplo: Segmentar la red por Gold, Platinum, etc.
7.3.4. VIP
Esta funcionalidad está diseñada para administrar una fuerza de ventas VIP, permitiendo la opción de que una vez se realice el cierre de calendario, los integrantes de la fuerza de venta que la compañía seleccione y clasifique como VIP no queden inactivos.
Esta configuración se puede realizar por el administrador o haciendo una carga masiva de la fuerza de venta seleccionada.
7.4. Análisis
Son muy importantes para tener control de todas las variables del negocio, son de mucha importancia y desde S4 se puede tener toda la información desde la pantalla o mediante generación de reportes.
Para el análisis de la información se cuenta con diferentes tipos de consultas y reportes tales como:
7.4.1. Tableros dinámicos
Los widgets permiten acceder a información o indicadores de forma rápida y visual. Conteniendo información de diferentes componentes para acceder a ellos de manera resumida.
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Configuraciones previas
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7.4.2. Reportes
La recopilación y análisis de información es fundamental para la entidad comercial, ya sea para detectar áreas críticas u oportunidades en el mercado, y así mismo realizar seguimiento a varios puntos referentes a las ventas.
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Para continuar con la capacitación en la plataforma de S4DS accede al módulo Sesión 7: Comercial Comisiones e incentivos.
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