Comercial - Vinculación

1. Alcance

Anteriormente, se ha previsualizado las opciones de registro que tiene un consultor, el alcance de este proceso es mostrar a más detalle las diferentes funcionalidades que tienen los consultores para unirse a la compañía o gestionar a las personas que se unen a ella y a su red.

Además de cómo pueden gestionar la información que requiere la compañía de los consultores antes de hacer parte como distribuidores, aceptación y configuración de contratos. Y finalmente, cómo pueden realizar gestión inactivando o activando a los consultores.

• Administración fuerza de ventas

  • Entrada/Formulario

    • Sitio corporativo

    • Sitios replicados

    • Chatbot

    • Backend Corporativo

  • Opciones extras al formulario:

    • Opción de kit de inicio

    • Opción de compra especial por primera vez

    • Contrato

    • Campos extendidos

    • Documentos adjuntos

    • Validación cobertura territorial

  • Gestión interna de registros

1.1. Cobertura del Software

• Administración de la red

  • Inscripción / Registro

    • Entrada/Formulario

      • Autoatención

        • Sitio corporativo

        • Sitios replicados

        • Chatbot

      • Backoffice del consultor

      • Backend Corporativo

    • Opciones extras al formulario

      • Opción de kit de inicio

      • Opción de compra especial por primera vez

      • Contrato

      • Campos extendidos

      • Documentos adjuntos

      • Validación cobertura territorial

    • Gestión interna

  • Activación / Inactivación

    • Activación

      • Workflows

      • WebService

      • Reglas de negocio

      • Estados Comerciales

    • Inactivación

      • Estados Comerciales

      • Forzado Individual

      • Forzado Masivo

      • WebService

2. Definiciones

Es fundamental conocer a más detalle las funcionalidades que ofrece el sistema con respecto a la reclutación de más personas para que se unan a la red de un consultor y a su vez entrar más en el tema de la gestión interna necesaria a realizar por parte del área comercial.

Inicialmente, es de gran valor, identificar los diferentes términos que se utilizan en el sistema para obtener un mejor entendimiento de su finalidad y funcionamiento.

¿Qué es Stencil?

Se conoce como stencil toda la red que está registrada con la compañía, y la cual está activa en el sistema, estas personas pueden tener diferentes estados comerciales.

¿Qué es un Sponsor?

Es el patrocinador o líder de una red de consultores y se encarga de velar porque el trabajo de su equipo se desarrolle.

¿Qué diferencia hay entre contratos y aceptación de términos y condiciones?

Los contratos son documentos o acuerdos legales definidos por la compañía, los cuales garantizan el respeto y/o cumplimiento de una serie de obligaciones. Mientras que los términos y condiciones se manejan como un tipo de contrato, los cuales comprometen la aceptación de diferentes accesos y elementos requeridos (e.g información, permisos a datos personales, etc.) antes de poder hacer uso de un servicio, de lo contrario el servicio no podrá ser usado o manipulado por la persona.

¿Qué es el administrador de Backend?

El backend, es el administrador en el cual se realizan procesos y flujos administrativos de la compañía. Este es gestionado por los usuarios administradores y generalmente estos cuentan con todas las funcionalidades del sistema activas para realizar la debida gestión y/o parametrizaciones generales para el correcto funcionamiento del sistema.

¿Con qué finalidad se aplican reglas en los registros?

En el sistema se usan las reglas, las cuales son una serie de condiciones que se definen para ejecutar un proceso o funcionamiento. (e.g cuando una persona compre X producto, entonces obsequiarle algún producto). Esto permite cierta flexibilidad al momento de registrar consultores en la plataforma, ya que, a partir de este basado en el modelo de negocio de la compañía o el plan de registro, es posible otorgar o modificar según el análisis de condiciones que cumpla la persona.

¿Qué son Workflows?

Es un módulo, el cual permite que el área administrativa o comercial pueda realizar aprobaciones de procesos solicitados como créditos, registro, documentos, etc. Esto permite tener un mayor control sobre la información que se maneja o se recibe en el sistema.

¿Qué es WebService / WS?

Es el medio por el cual se realizan integraciones con aplicaciones o procesos externos a la plataforma, este permite obtener o modificar información que no se encuentre en el sistema.

¿Qué son los estados comerciales?

Es la clasificación que se le da al consultor al finalizar cada ciclo de ventas según su desempeño, esto con el fin de saber que estrategias se pueden llevar a cabo para aumentar la actividad del stencil.

¿Qué es el proceso de activación e inactivación?

Un ejemplo del proceso de activación es en el registro, cuando un nuevo integrante comercial se une a la compañía, este debe pasar por ciertos pasos de aprobaciones (dependiendo del modelo de la compañía) hasta poder convertirse en un distribuidor.

Esto con el fin de validar inicialmente toda la información necesaria, una vez esto se cumpla el consultor podrá utilizar y vender los servicios que ofrece la compañía.

Y finalmente el proceso de inactivación se basa en cambiar el estado de un (cliente, consultor, etc.) dependiendo de la actividad que tenga en el sistema o la fidelidad de venta y compra que se haya tenido en un periodo de tiempo determinado en la compañía.

¿Qué es Google Address?

Es una integración con el servicio de ubicación de Google (Google Places) el cual permite autocompletar los campos de dirección y ubicación, en este caso en el formulario de registro, este comportamiento pueda activarse o desactivarse. Dependiendo del modelo de negocio de la compañía o el alcance funcional en los registros.

3. Funcionalidades Destacadas

3.1. Inscripción / Registro de Consultores

Registro

• Uso de diferentes formas de registro de consultores: Existen diversas formas para registrar los consultores, como el sitio web y sitios replicados (únete a la compañía), a través del portal de consultores (backoffice) y el portal administrativo (backend).

• Aplicación de opciones extras en el registro: Según el modelo de negocio de la compañía y como se deseen manejar los registros de consultores, se ofrecen algunas opciones que permiten un registro más personalizado, acoplándose a las necesidades de la compañía y el proceso de identidad de marca, como:

• Términos y condiciones

  • Habilitación de la aceptación de términos de Habeas Data para la autorización de datos personales.

  • Habilitación de aceptación de Términos y condiciones del servicio al momento de registro.

• Integración Google

  • Captcha: Habilitación de protección anti-robots (Captcha) para el registro de consultores y clientes.

  • Google Address: Habilitación del proceso de Google Addresses para que se ayude a completar los datos de país, estado, ciudad y código postal automáticamente.

Validaciones

• Correo electrónico: Validación de correos electrónicos únicos, de manera que no exista otro correo duplicado en el sistema (opcional).

• Máscaras: Máscaras de formato configurables para los documentos de identificación, números de contacto, etc. De acuerdo con los usuarios que dependen de cada país.

• Identificación: Se puede parametrizar si el documento de identificación no se pregunta al cliente y se asigna un consecutivo interno.

• Cobertura Territorial: Validar si el referido o sponsor relacionado debe tener la misma cobertura territorial o zona del consultor.

• Términos y condiciones: Aceptación de formularios de términos y condiciones de uso.

Notificaciones

• Correo electrónico: Se pueden configurar diferentes plantillas que se pueden utilizar para confirmar diferentes eventos que se presentaron en el sistema (registro, pedido, cartera).

3.2. Activación e Inactivación

• Diferentes medios de activación e inactivación de consultores: La compañía puede activar o inactivar al personal de ventas de acuerdo con su desempeño o análisis de condiciones.

4. Condiciones

Para la adecuada utilización de las funcionalidades del SW es necesario tener definido previamente los elementos técnicos y/o de negocios, tales como:

• Modelo de vinculación: que tipo de formulario se va a emplear (compra de kits, formulario únete), sitios donde se pueden registrar (Web, contáctenos, Backoffice, chatbot).

• Modelo de aplicación de reglas para la activación o registro del consultor: Definir las diversas opciones de aplicación de reglas en los registros (según el modelo de negocio, si aplica).

• Alcance de los contratos: Definir los contratos que serán solicitados a los usuarios y requerimientos de aprobación (es necesario, no es necesario).

• Esquema de campos requeridos en la vinculación: Definir campos requeridos para el registro de consultores, según el modelo de negocio y necesidades de la compañía.

• Definir la clasificación de los estados comerciales: Establecer cuáles son los estados comerciales por los que se clasifica la fuerza de ventas.

5. Funcionamiento

5.1. Journey

David del área de comercial se encarga de gestionar las personas que hacen parte de la compañía, validar su estado y si es el caso encargarse de activarlas o desactivarlas del sistema (dependiendo de las necesidades).

Una de sus funciones es encargarse de ayudar con el registro del personal nuevo, para esto tiene diferentes opciones a realizar.

• Registro

  • David podrá ayudar a realizar el registro de nuevos consultores a través de la opción

    • Convierte en un social seller

    • Directamente desde su administrador en donde además podrá gestionar a todas las personas de su red.

    • Adicional David también podrá comentarle a los demás los beneficios que pueden tener al registrarse y hacer parte de la compañía

      • Recibir un obsequio por su primera compra (depende de lo definido por la compañía)

• Opciones adicionales de registro

  • Para poder registrarse necesitan enviar cierta información requerida para llegar a aprobación de la compañía antes de unirse como distribuidores.

    • Aceptación de contratos

    • Envío de documentos

    • Información adicional en el registro

• Activación / Inactivación

  • Para que David pueda realizar una buena gestión del personal que hace o hará parte de la compañía, una de las opciones es verificar quienes usan o no el sistema y poder administrar esto internamente

    • Aprobación de registros

    • WebService

    • Estados comerciales

    • Carga de archivos con la información correspondiente de los usuarios

5.2. Esquema

Los siguientes son aspectos técnicos que permiten entender la relación de los datos y posibilidades que se tienen para configurar de formas diferentes el módulo de registro.

Modelo de datos relacionados

• A continuación, se presenta un gráfico con las principales entidades de datos que se relacionan.

• Para S4DS hay una información de personas (um_persons), que es común para cualquier tipo de relación que tenga con el modelo de negocio (usuario interno, administrador, cliente, consultor / distribuidor).

• Las otras tablas asociadas extienden la información de esas personas dependiendo de su tipo.

  • La entidad um_customers tendrá la información extendida comercial de cada persona.

  • La entidad um_users define el acceso que una persona tendrá dentro de la plataforma S4DS.

6. Elementos Configurables

6.1. Configuraciones Principales

• Configuración de contratos que serán solicitados para el registro (si aplica)

• Configuración de campos extendidos o campos adicionales. (si aplica)

• Configuración de los tipos de documentos a adjuntar (si aplica)

• Configuración de los estados comerciales

6.2. Configuración de Módulos Relacionados

• Configuración CMS todo acorde al contenido (Marketing)

• Configuración de roles y permisos

• Configuración de Divisiones políticas

• Configuración de Divisiones territoriales

• Configuración de plantillas

6.3. Configuración del Módulo

6.3.1. Documentos Adjuntos

Este administrador permite configurar los archivos necesarios que se subirán al momento de realizar el registro de la fuerza de venta.

En este se configura información relevante como:

• Extensión del archivo (JPG, PDF, etc.)

• Si serán obligatorios

Además, este administrador permite crear, modificar y eliminar la configuración de archivos adjuntos. Para configurar un archivo adjunto no es necesario tener configuraciones previas.

Para configurar los documentos adjuntos debe ir al administrador de “Documentos Adjuntos” ubicado en el “Administrador de procesos”, abrir la modal para crear un nuevo registro o de editar uno existente, diligenciar todos los campos de la modal, y guardar los cambios.

Al realizar la configuración de archivos adjuntos permite que en otros flujos se visualicen correctamente como:

• Registro (se controla por una VE)

Estos archivos se pueden visualizar en:

• Módulo de consultores

  • Porcentaje de perfil

  • Editar la información de un consultor

6.3.2. Contratos

Este administrador permite configurar los contratos necesarios. Ya sea en el momento de que una persona quiera hacer parte de la organización, deba aceptar documentos legales como términos y condiciones, o cualquier otro asunto legal que la compañía considere relevante.

En este se configura información relevante como:

• Si este contrato será para todos o solo para un rank en específico.

• Pueden cargarse múltiples contratos de acuerdo con el país.

• Contenido del contrato.

Además, este administrador permite crear, modificar y eliminar los contratos.

Nota: El sistema permite actualizar un contrato, pero lo ideal es generar uno nuevo e inactivar el anterior, debido a que, si una persona ya aceptó con anterioridad el contrato, no podrá aceptar el cambio en el contrato modificado.

Para configurar los contratos debe ir al administrador de “Contratos” ubicado en el “Administrador de procesos”, abrir la modal para crear un nuevo registro o de editar uno existente, y diligenciar todos los campos de la modal, los cuales definen el país, y el rank a quienes se les mostrará, y la página en la cual se mostrará, el contrato.

Para crear un contrato es necesario tener previamente creado y configurado:

• Ranks.

• División Territorial

Al realizar la configuración de un contrato permite que otros flujos funcionen correctamente como:

• Aceptación de contratos (mi perfil y registro)

Estos contratos son visibles en diferentes partes como:

• Registro

• Módulo Consultores

• Contratos desde consulta 360

• Reporte Textos Legales
  En este módulo se listan las personas que han aceptado los contratos

6.3.3. Configuración de los Estados Comerciales (piñón)

Esta funcionalidad tiene el fin de asignarles un estado comercial al cliente dependiendo de su actividad en cada campaña, la compañía parametriza en el administrador de campañas de inactivación cuáles serían los posibles Estados que tendría cada cliente.

Para configurar las campañas de inactivación se debe ingresar al administrador de campañas de inactivación, ubicado en el administrador de procesos, abrir la modal de crear o de editar un “estado comercial”, y diligenciar los campos de la modal con los cuales se define luego de cuántas campañas inactivas el nombre del estado comercial de un usuario cambiará y por cuál nombre cambiará.

6.3.4. Segmentos de Cliente

La segmentación de los clientes permite clasificar a la fuerza de ventas o clientes de la compañía, según su pedido promedio y el número de campañas en las cuales toman los pedidos.

Ejemplo:

Además, este administrador permite crear, modificar y eliminar los segmentos configurados. Para crear una segmentación de clientes no es necesario tener configuraciones previas.

Para configurarlos debe ir al administrador de segmentos de clientes ubicado en el administrador de procesos. Abrir la modal de crear un nuevo segmento, y diligenciar los campos de nombre y descripción.

Al realizar la configuración de una segmentación de cliente permite que otros flujos funcionen correctamente como:

• Segmentación a través metas.

• Segmentación de acuerdo con el kit de inicio comprado.

• Segmentación a través de reglas.

6.3.5. Motivos Lista Negra

Al momento de crear un registro en la “Lista negra”, diligenciando los campos de la modal, encontraremos un campo llamado “Reason”, el cual despliega un listado de opciones para poder diligenciar el campo eligiendo una de esas opciones. Pues bien, las opciones que allí se muestren dependerán de las opciones que se configuren previamente en este módulo llamado “Motivos de lista negra”.

6.3.6. Lista Negra

Una lista negra es una base de datos de personas que se consideran prohibidas o excluidas por algún motivo, como, por ejemplo, por el incumplimiento de los términos de servicio. Una lista negra puede usarse para bloquear el acceso de ciertos usuarios al software, impidiéndoles su uso, ayudando así a protegerlo de usos indebidos.

Para crear un registro en esta lista, se debe llenar una modal con varios campos, entre ellos el campo “Reason”. Este campo muestra un listado de opciones que se pueden seleccionar para indicar la causa del bloqueo. Estas opciones se definen previamente en el módulo “Motivos de lista negra”, donde se pueden agregar, modificar o eliminar las razones disponibles. De esta manera, se puede personalizar el listado según las necesidades de la compañía.

6.3.7. Campos Genéricos

A diferencia de los campos específicos, básicos o principales, de un formulario de registro, los cuales son aquellos que se pueden utilizar para recoger información básica de los usuarios que se registran en una página web, como por ejemplo el nombre, el correo electrónico o la contraseña. Los campos genéricos o extendidos son aquellos que permiten personalizar el formulario de registro con opciones adicionales o secundarias, como la dirección, el teléfono, la fecha de nacimiento o los intereses. Estos campos pueden ayudar a segmentar mejor a los clientes y ofrecerles un servicio más adaptado a sus necesidades.

Este módulo permite editar, configurar, parametrizar o personalizar esos campos genéricos o extendidos disponibles, según las necesidades de la compañía, para que se vean reflejados en los formularios de registro de usuarios.

6.3.8. Máscaras de Documentos

En este módulo se puede configurar cómo se visualizará la información dentro de los diferentes campos del formulario de registro, según el país.

Las máscaras en el registro aplican para: teléfono, celular, identificación y fecha de nacimiento.

Por ejemplo, se podría definir si las fechas de nacimiento se verán separada por barra diagonal ó guiones medios:

• 10/10/1986

• 10 - 10 - 1986

Ó también si los números de celular se agruparán de a dos o tres dígitos separados por espacios o por guiones medios:

• 304 535 15 81

• 304 - 535 - 15 - 81

6.3.9. Tipos de Documento

El sistema de S4DS le permite gestionar de forma eficiente la información de los clientes que se registran con diferentes tipos de identificación. Esto es muy útil si su empresa opera en varios países, donde los tipos de identificación pueden variar. Con el sistema de S4DS, podrá organizar y centralizar todos los datos de sus clientes de manera sencilla y práctica.

En este módulo podrá crear y editar los diferentes tipos de documento de identificación que manejará, los cuales luego se verán reflejados en el formulario de registro.

6.3.10. Ubicación en Matrix

Este módulo permite adicionar manualmente a algún usuario a una parte específica de la matrix o del árbol de red de la compañía.

6.3.11. Enrollment con solicitud de crédito

Las variables de entorno que se deben tener en cuenta para configurar como prerrequisitos, para la solicitud de crédito en el paso de pago del registro únete, son:

• VE ORDER_ENTRY_CREDITREQUEST_SHOW (T/F) con la que se activara la revisión del cupo de la persona para validar si se muestra o no el botón de solicitud de crédito.

• VE BUYERREGISTRATION_CUSTOMERTYPE_TO_USE (1 consultant ó 2 buyer) para definir el tipo de cliente que quedará registrado al usar el registro con compra (con KIT).

• VE ORDER_ENTRY_CREDITREQUEST_REFERENCES_SHOW (T/F) con la que se condicionará si se muestra la sección de referencias en la solicitud de crédito.

• VE ORDER_ENTRY_CREDITCONTRACT_CONFIG para activar la visualización del check de contratos en el popup de solicitud de crédito.
  Tiene los siguientes parámetros:

  • Primer parámetro: Activa la visualización (T/F).

  • Segundo parámetro: Id del contrato.

  • Tercer parámetro: Link del contrato

7. Alcance Detallado

7.1. Administración de la Red

7.1.1. Inscripción / Registro

La necesidad del equipo comercial es desarrollar una fuerza de ventas robusta y agregar nuevas personas a la red constantemente.

Toda compañía debe capturar los datos de sus clientes con el fin de que su fuerza de ventas tenga toda la información necesaria para sus actividades comerciales, esto por lo general se realiza mediante un formulario de registro o de inscripción.

Para esto, en la plataforma S4DS es posible registrar:

• Clientes

• Consultores

• Clientes que se quieren convertir Consultores

• Consultores que desean continuar solo como Clientes

• Consultores inactivos que quieren volver al negocio

Este registro es posible realizarlo a través de:

• Los canales de autoatención y autorregistro desde:

  • El Sitio corporativo

  • Los Sitios replicados

  • El chatbot

• El Backoffice: Registro que realice un Consultor desde su Backoffice

• El Backend: Registro que realiza un área especializada desde el backend corporativo

Los campos y procesos del registro varían de acuerdo con la necesidad de la compañía. El formulario de registro cuenta con las siguientes opciones para capturar los datos del Cliente y/o Consultor.

• Formulario Corto (Comprar como invitado): Link del formulario

• Formulario Largo: Link del formulario

• Chatbot

• Archivos planos

• Webservices: integración vía API

• Backoffice del Consultor

• Backend Corporativo

Como parte del registro, la empresa puede diseñar modelos que incluyen

• Ser parte de un flujo natural de e-commerce

• Ser parte de un flujo de registro con opción adicional de compra de kits y compras promocionales

• Aprobación de contratos, brindar documentos que se solicitan, etc.

• Al ingresar estar en un flujo de aprobación y verificación de datos

7.1.1.1. Entradas del formulario de registro

7.1.1.1.1. Autoatención para el registro como Cliente y Consultor

Los canales de autoatención es una de las formas de vincularse que existen de acuerdo con el sitio en que se hace y el modelo de negocio de la empresa.

Nota: Todos los flujos de registro del sitio replicado son los mismos al sitio corporativo.

Canales de Autoatención para "Ingreso" como Invitado:

Esta es una opción que la empresa ofrece a aquellas personas que no desean contar con un usuario y contraseña, y prefieren ingresar a través de una clave de acceso rápido que provee el sistema luego de diligenciar un formulario corto que captura una información básica para realizar la compra.

• Ingresando por el E-commerce (Corporativo o Sitio replicado) - Opción Popup para Iniciar / Registrarse / Ingresar como invitado

  • Una vez se diligencie el formulario corto, la persona recibirá un código de acceso rápido para poder ingresar a realizar la compra.

  • Es importante tener presente que:

    • Esta persona Si queda Registrada como Cliente, solo que no cuenta con usuario y contraseña

    • Tiene acceso a "Mi Cuenta" para hacer seguimiento a sus pedidos.

Canales de Autoatención para registrarse como Cliente:

• Ingresando por el E-commerce (Corporativo o Sitio replicado) - Opción Popup para Registrarse:

  • Una vez se diligencie el formulario, la persona queda Registrada como Cliente.

    • Ver registro de cliente final

• Ingresando desde el Bot:

  • Una vez se realice una compra, la persona queda registrada como cliente.

Canales de Autoatención para registrarse como Consultor:

• Ingresando por el E-commerce (Corporativo o Sitio replicado) - Opción Popup para Registrarse:

  • A través de la configuración de una variable de entorno, una vez sea diligenciado el formulario, la persona queda en un estado Pre Registrado a la espera de una aprobación por parte de la Empresa.

  • A través de la configuración de una regla, una vez sea diligenciado el formulario se debe comprar una membresía y tan pronto se realice el pago de la misma, la persona queda Registrada como Consultor.

    • Ver registro con compra.

  • Si un cliente ya registrado decide volverse Consultor, Una vez diligencie nuevamente el formulario lo lleva a comprar una membresía y tan pronto se realice el pago de esta, la persona queda Registrada como Consultor. (requiere configuración de una regla para activar la membresía).

    • Ver conversión de cliente final a consultor.

• Ingresando por el E-commerce (Corporativo o Sitio replicado) - Opción "Únete"

  • Una vez sea diligenciado el formulario se debe seleccionar un kit o membresía y posterior a esto se debe realizar una compra adicional que tienen condiciones especiales definidas por la empresa y tan pronto se realice el pago de esta, la persona queda Registrada como Consultor. (requiere configuración de una regla para las compras especiales Ejemplo: Cupón virtual redimible en la compra, compra al 50%, etc.)

    • Ver registro para unirse como consultor

  • Por esta opción existe la funcionalidad de “Solicitud de crédito”, en el paso de “Pagos”. Al dar clic en el botón se abre un PopUp, en el cual deberá añadir las referencias y los documentos solicitados; al finalizar con el botón "Solicitar revisión de cupo" se creará un ticket de asignación y aprobación del cupo, el cual deberá ser gestionado por parte de la compañía, desde el tab de workflow de la vista detallada del ticket.
    (Tener en cuenta las 4 variables de entorno que se deben configurar como prerrequisitos, las cuales están mencionadas, en este documento, en la sección 6.3.1.4. enrollment con solicitud de crédito)

Debe cargar uno a uno los documentos requeridos, antes de poder continuar con el proceso.

Al finalizar el proceso, se creará un ticket de asignación y aprobación del cupo, el cual deberá ser gestionado por parte de la compañía, desde el tab de workflow de la vista detallada del ticket.

Inicialmente el cupo crédito del usuario registrado se visualizará en cero porque aún no se ha aceptado la solicitud de crédito. Pero una vez sea aprobado el cupo, ese valor cambiará.

• Ingresando desde el Bot:

  • Una vez se diligencie el formulario de registro, según el modelo de negocio de la empresa, la persona puede quedar en estado activo o pre-registrado, y así la fuerza de ventas puede realizar la aprobación de su registro (requiere configuración de variables de entorno para definir el estado del usuario una vez se registre).

    • Ver registro - Chatbot

Canales de autoatención para que un Consultor inactivo se reactive:

• Ingresando por el E-commerce (Corporativo o Sitio replicado):

  • La Empresa puede configurar una regla para que un Consultor inactivo se reactive al momento de realizar una compra.

• Ingresando por el E-commerce (Corporativo o Sitio replicado) - Opción "Únete"

  • Una vez sea diligenciado el formulario, el sistema validará la preexistencia y continuará el flujo que haya definido la empresa.

7.1.1.1.2. Backoffice del Consultor

A través del Backoffice del Consultor, es el mismo Consultor quien puede igualmente registrar nuevos Consultores (requiriendo o no una compra por parte del nuevo consultor) y activar Consultores inactivos.

• Registro de Consultores

  • A través del Registro que realice un Consultor desde su Backoffice

    • Ver registro de consultor - Backoffice

• Activar Consultores inactivos

  • A través del Backoffice, el Líder de la Red puede activar Consultores Inactivos

    • Ver activación/inactivación

7.1.1.1.3. Backend corporativo para registro de Consultores

A través del Backend Corporativo, la empresa puede igualmente registrar Consultores (requiriendo o no una compra por parte del nuevo consultor), incluyendo información importante, tales como asociar el patrocinador (líder de la red) y el referente (La persona quién invitó o refirió al nuevo personal al negocio) este puede ser el mismo patrocinador u otra persona, la zona territorial de la persona y su información personal.

• A través del Registro que realiza un área especializada desde el backend corporativo.

• A través del backend un área especializada puede activar Consultores Inactivos: requiere una activación previa en el sistema, sea manual o por carga, para que el consultor inactivo al momento de ingresar al sistema quede nuevamente activo (un administrador activa al consultor).

7.1.1.2. Opciones extras al formulario

Las opciones extras al formulario permiten a la compañía la gestión de diferentes métodos de registro, estas son opcionales de acuerdo con cómo están definidas las necesidades de negocio de la compañía.

Las siguientes son ejemplos de características que se pueden adicionar al registro.

7.1.1.2.1. Kit de inicio / Membresía

La compañía puede configurar la opción de un registro condicionado a la compra de un Kit de Inicio / Membresía, es decir, quien quiera hacer parte de la fuerza de venta de la compañía, quedará activo una vez haya pagado esta compra.

La compañía puede armar el kit con uno o varios productos de su catálogo de producto o tener un producto virtual que es una tarjeta de membresía.

Esto a su vez permite configurar condiciones de segmentación de plan de carrera (RANKS) especiales, que pueden ser usados luego para el cálculo de comisiones o lista de precios aplicable al consultor que se registre y a través de esta opción.

7.1.1.2.2. Compra especial por primera vez

Esta opción se configura cuando se desea que durante el proceso de registro se envíe al carrito de compra para que la persona realice una compra con algunas condiciones especiales (ofertas especiales / cupones / descuentos, etc.) que solo aplican en esta Primera Compra.

7.1.1.2.3. Contratos

Los contratos en el proceso de registro permiten a las compañías la opción, de que al momento de que una persona quiera hacer parte de la organización, deba aceptar documentos legales como términos y condiciones, o cualquier otro asunto legal que la compañía considere relevante, sea esto al momento de vincularse a la fuerza de venta o en el desarrollo del plan de carrera del consultor.

La aceptación de los contratos se da por parte del Consultor:

• En el Registro

• En Mi perfil (contratos)

• En el Login (popup)

Las principales características de estos contratos son:

• Pueden cargarse múltiples contratos de acuerdo con el país

• Cada contrato podría configurarse para un rango de consultor específico.

• El consultor debe aceptar los contratos que se hayan asignado en el momento del registro.

• El sistema almacena la fecha en que fue aceptado el contrato.

Desde este módulo se puede:

• Consultar por un contrato específico

• Activar o desactivar algún contrato

• Cuáles contratos se tienen activos

• Se puede exportar la información de las personas que han aceptado el contrato

7.1.1.2.4. Campos extendidos

Los campos extendidos permiten tener un registro más personalizado y de esta forma obtener más información de la fuerza de venta.

• Pueden ser configurados con preguntas adicionales y específicas de las que se desea obtener información, las cuales no están en el formulario de registro. Por ejemplo:

  • Codeudor

  • Referencia personal

  • Referencia comercial

• El sistema cuenta con 20 campos extendidos para las personas, los cuales podrán ser usados por el sistema de reglas de S4DS para clasificar las personas por alguno de estos campos.

Estos campos extendidos estos se pueden usar a través de:

• Registro de fuerza de ventas

  • Exportación

  • Carga de archivos

  • Administrador

7.1.1.2.5. Documentos adjuntos (Documentos de pre-registro)

A través de esta opción es posible capturar archivos requeridos por la organización para completar el registro de la fuerza de venta. Estos se pueden configurar según el modelo de negocio de la compañía.

7.1.1.2.6. Validación de cobertura territorial (opcional)

De manera opcional, cuando el modelo de negocio lo requiere. Al relacionar un patrocinador se valida que tanto el cliente registrado como el patrocinador se encuentren en la misma zona territorial con el fin de llevar un control de que no se registren clientes en zonas que no son de la red (directora, distribuidores).

7.1.1.3. Gestión Interna

El área comercial puede realizar la gestión interna del personal nuevo que ingrese a la compañía por medio de:

• Filtrar las personas nuevas por fecha o estado

• Reporte (archivos planos)

• Workflow:

  • Aprobación de registros y documentos adjuntos (Usuarios Pendientes de validación)

7.1.2. Activación / Inactivación

La activación e inactivación está relacionada con los estados comerciales configurados por la compañía, donde las empresas buscan activar o inactivar a los usuarios, tomando en cuenta diferentes características, como la fidelidad de compra de un cliente en la compañía, la actividad que ha tenido un consultor, entre otros factores.

S4DS ofrece diferentes formas de gestionar esto para que así la compañía pueda tener información más clara y segmentada de cómo se comportan sus clientes.

7.1.2.1. Activación

7.1.2.1.1. Workflows

Por lo general, los negocios requieren que haya un flujo de trabajo asociado para activar un nuevo integrante a la fuerza de venta, y para esto la plataforma permite asignar un workflow / flujos de trabajo para que un equipo de personas especializado pueda aprobar o no la activación del nuevo consultor.

Este módulo permite realizar toda la gestión de aprobaciones que la empresa configure para que el nuevo integrante de la fuerza de venta (asesor, emprendedor, consultor, distribuidor) pase los filtros hasta quedar activado.

7.1.2.1.2. WebService (externo)

Cuando los flujos de aprobación de consultores se realizan en aplicaciones o en procesos externos a la plataforma, existe la posibilidad de integrar el resultado de la activación por medio de WebServices.

Es un servicio externo el cual permite comunicarse directamente con el sistema para obtener información de usuarios o a su vez modificarla. A través de este servicio se pueden crear nuevos registros, modificar sus datos, como cambiar el estado de activación del usuario, entre otros.

7.1.2.1.3. Activación por medio de Reglas de negocio

Los consultores también pueden ser dados de alta por medio de reglas de negocio un poco más complejas y que le dan flexibilidad al negocio para diferentes situaciones.

Es posible configurar reglas de tal forma que un pedido que pase por las ofertas y el cliente lleve determinados productos lo activen automáticamente.

7.1.2.1.4. Estados comerciales

Los estados comerciales se usan como una herramienta adicional de segmentación de clientes, desde una relación comercial o punto de vista donde, de acuerdo con el modelo de negocio, la compañía puede situar a los clientes en estados definidos, a partir de la interacción comercial y/o desempeño que tengan con la compañía.

A través del SW se puede realizar esta gestión para clasificar la fuerza de ventas en torno a la consecutividad en la toma de pedidos o en su falta de interacción comercial con la compañía.

Los estados comerciales se definen con el número de campañas o períodos que un consultor no ha tomado pedido con la compañía y permite también activar automáticamente a consultores que lleven más de un número de campañas sin tomar pedido.

Es importante tener presente que estos estados comerciales se actualizan cada vez que se realiza el precálculo y se realiza el cierre de ciclo, se puede realizar de forma manual o activando un cron.

Para mirar el estado comercial de una persona se cuenta con las siguientes opciones:

• Widget de los estados comerciales

• Por consulta centralizada

• Reporte Stencil

• Visualización de históricos

7.1.2.2. Inactivación

La inactivación de los integrantes de la fuerza de venta es posible realizarla a través de:

• Estados comerciales

• Forzado individual

• Forzado masivo

• Webservice (WS)

7.1.2.2.1. Forzado Individual

El forzado individual se refiere a realizar una inactivación individual de diferentes usuarios en el sistema.

7.1.2.2.2. Forzado Masivo

El forzado masivo se refiere a inactivar de forma masiva diferentes usuarios en el sistema. Esto se puede realizar a través de cargas de archivos.

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