Tesorería.

1. Alcance

El alcance de este proceso es mostrar los diferentes manejos y procesos en los cuales se pueda realizar una correcta gestión de movimientos financieros y monetarios para estar al día. Adicional se muestran las diferentes formas para validar este tipo de información. Este alcance abarca lo siguiente:

• Cuenta corriente

  • Monedas

  • Formas de pago

  • Seguimiento a los pagos

  • Tesorería

  • Notas débito y crédito

  • Balance

• Análisis y mejora

1.1. Cobertura del Software

• Cuenta corriente cliente

  • Monedas

    • Multimoneda

    • Puntos

    • Comisiones

  • Formas de pago

    • Automatizadas

      • Online

      • Batch

    • Manuales

  • Seguimiento a los pagos

  • Tesorería

    • Listados y balance por medio de pago

    • Ingreso manual de pagos

    • Conciliador de medios de pago

      • Conciliador de pagos en efectivo

      • Conciliador de pagos en línea

  • Notas débito y crédito

    • Creación de notas

    • Motivos de aplicación de notas crédito / débito

  • Balance

    • Tipos

      • Financiero

      • Comercial

    • Cruce de movimientos

      • FIFO (First Input / First Output)

      • Consulta detalle

    • Conciliador de estado de cuentas

• Análisis y mejora

  • Balance

    • Actual

    • A una fecha determinada

    • Análisis histórico

  • Tesorería

    • Ingresos

    • Notas

2. Definiciones

¿Qué es una cuenta corriente?

Las cuentas corrientes facilitan la administración del dinero, se presenta en forma de contrato entre el cliente y la empresa, depositando un dinero o asignando un cupo de crédito

¿Qué son los Periodos de aplicación?

Es válida y del documento y que se aplicó en el sistema, estos periodos son importantes para los indicadores y seguimientos de las áreas

¿Diferencia entre notas créditos y notas débito?

Existe una diferencia fundamental entre la nota de débito y la nota crédito. Mediante la nota de débito se modifica el monto de un documento a favor de la empresa. En tanto, mediante la nota de crédito se modifica el monto a favor del cliente.

¿Diferencia entre métodos y condición de pagos?

El método hace referencia al medio que se va a utilizar para el pago, efectivo, tarjeta de crédito, entre otros, la condición de pago, se hace referencia si va a ser de pago anticipado o de crédito

3. Funcionalidades destacadas

• Motivos de notas: Se puede configurar múltiples motivos de notas, esto le ayuda a la empresa a realizar seguimientos y planes de acción con los motivos más altos.

• Medios y métodos de pagos: Según la necesidad de la empresa, puede crear diferentes medios de pago para los clientes, ayudando a aumentar el flujo de caja y mejorar el recaudo de cartera.

• Condiciones de pago: Desde la plataforma se puede tener muchas condiciones de pago según la necesidad de la compañía.

• Conciliador automático saldos: Se tiene la forma de que el sistema pueda conciliar saldos menores definidos por la empresa, con el fin de tener la información lo más sana posible

• Análisis y reportes: Se puede generar reportes que le ayudan al área de tesorería tener información de cuál ha sido el medio de pago más utilizado, y poder generar conciliaciones bancarias

4. Condiciones

Para la adecuada utilización de las funcionalidades del SW es necesario tener definido previamente los elementos técnicos y/o de negocios, tales como:

• Establecer los motivos de las notas a manejar en el sistema: Con el fin de poder generar indicadores por cada una.

• Establecer los medios de pago a utilizar: Qué medios de pagos son los autorizados para el recaudo del dinero, según negociaciones previas con las entidades financieras

• Definir las condiciones de pago: Que condiciones de pago se van a utilizar, si se van a manejar diferentes días de plazo para el crédito.

• Definir los tipos de monedas: Establecer las monedas que serán utilizadas en la compañía para todo el proceso económico y financiero.

5. Funcionamiento

5.1. Journey

Maira, debe de velar que la empresa tenga el flujo de efectivo o de caja suficiente para su funcionamiento, por esta razón ella tiene como función:

• Buscar los mejores medios de pagos, a su vez que el cliente tenga múltiples alternativas para realizar el pago.

• Analizar para la compañía que tiempo es el más adecuado para la rotación de dinero, con esta información se define las condiciones de pago aprobado para los clientes

• Realizar la conciliación de los saldos menores definidos por la compañía para que estos no salgan en la cartera y así tener la información más verídica posible

6. Elementos configurables

Los siguientes son los elementos para configurar en el SW:

6.1. Configuraciones Principales

• Configuración de medios de pago

• Configuración de los operadores de pago online

• Configuración de las condiciones de pago

• Configuración de entidades financieras

• Configuración de monedas

• Configuración de conversión de monedas

6.2. Configuración de Módulos Relacionados

• Configuración del monto mínimo para conciliar saldos automáticos. (variable de entorno)

• Configuración de multi moneda (variable de entorno)

6.3. Configuración del Módulo

6.3.1. Medios de pago (piñón)

Los medios de pago o métodos de pago hacen referencia a aquellos instrumentos, sistemas, o herramientas que la compañía va a ofrecer, o va a aceptar, para permitir a los usuarios, realizar una transferencia, transacción o intercambio monetario, a cambio del bien o servicio recibido.

Éstos son, por ejemplo:

• En Linea (Online): los que se hacen a través de operadores de pago o pasarelas de pago como PayPal, PayU, Place to pay, entre otros.

• En efectivo (Cash).

• A crédito.

• Con puntos.

• Con cupones.

Para configurar los métodos de pago se debe ir al administrador de “Opciones de pago” ubicado en el administrador de procesos, luego debe abrir la modal de crear un nuevo método o editar un método existente, y diligenciar los campos de la modal.

Estos campos principalmente son:

• Nombre: Es el nombre identificador único que se le dará al medio de pago para diferenciarlo de los otros.

• Descripción: Es una descripción adicional que ayudará a reconocerlo.

• Habilitado: Permite activar o inactivar el medio de pago.

• Moneda: Permite establecer para cuáles monedas aplicará este medio de pago. (Este campo se autocompleta. Las opciones que aparezcan dependerán de las monedas que previamente se hayan configurado en el administrador de monedas)

• Los flujos de pedido: en los cuales aplicará o aparecerá este medio de pago.

Luego de haber creado los medios de pago, algunos de ellos necesitarán que se les configuren los operadores de pago como por ejemplo el método de pago Online al cual se le deberán configurar los operadores de pago como: PayU, PayPal, Place to Pay u otro.

Éstos submétodos u operadores se configuran desde la modal “Agregar”, ubicada en la columna acciones del método de pago.

Los campos de ésta modal de “Payment Conditions” son diferentes a los de la modal anterior de “Payment Options”, como por ejemplo que en vez del campo nombre tendrán el campo código, o en vez de los flujos de pedido en los cuales aplicará, tendrá una serie de campos de parámetros necesarios para que la integración con la pasarela de pagos quede funcional y correctamente configurada.

Nota: Estos parámetros o credenciales las debes solicitar a tu proveedor de pasarela/operador de pagos para completar la configuración.

6.3.2. Condiciones de pago

Las Condiciones de pago son el acuerdo de pago que se realiza entre el vendedor y el comprador, al momento de adquirir un determinado bien o servicio. En el sistema específicamente el usuario de la fuerza de ventas sería el comprador (persona a la cual se le facilita un acuerdo de pagos) y el vendedor sería la compañía como tal.

Este módulo, relacionado con los medios de pago, permite establecer las condiciones de tiempo de pago, para aquellos pagos que no sean de contado sino a crédito.

6.3.3. Tipos de cuenta

En este administrador se podrá configurar el nombre en la descripción de los diferentes tipos de cuenta que manejará o admitirá la compañía, como, por ejemplo:

• Cuenta Corriente.

• Cuenta de Ahorro.

• Cuenta de Nómina.

A este módulo se accede desde el administrador de procesos.

6.3.4. Centros de recaudo

En este módulo se configura el listado de las entidades recaudadoras de pago, que la compañía admitirá. Como, por ejemplo:

• Bancolombia

• Efecty

• Mercado Pago

A este módulo se accede desde el administrador de procesos.

El listado de opciones que aparecerán en el campo de la modal llamado “información financiera” (que en la tabla de registros se llama institución financiera), son las que se debieron haber configurado previamente en el administrador de “Instituciones Financieras”.

El listado de opciones que aparecerá en el campo de la modal llamado “Moneda”, son las que debieron haberse configurado previamente en el administrador de “Monedas”.

6.3.5. Monedas

En este administrador se podrán configurar los diferentes tipos de monedas y/ó divisas que la compañía manejará, como, por ejemplo:

• Tipo Dinero (divisas como USD, COP, EUR).

• Tipo Puntos.

• Tipo Comisiones.

A este módulo se accede desde el administrador de procesos.

6.3.6. Instituciones Financieras

6.3.7. Conversión de moneda

Este administrador sirve para parametrizar la tasa de cambio entre dos monedas que maneje el software. Dicha tasa es un indicador que expresa cuántas unidades de una divisa se necesitan para obtener una unidad de la otra.

7. Alcance detallado

7.1. ​Cuenta corriente cliente

7.1.1. Monedas

Para una compañía que tenga la visión de expandirse es importante poder contar con un sistema multi-moneda, debido a que esto facilita que las personas de otros países puedan visualizar los precios de los productos o del portafolio en su moneda local, así mismo ayudando al crecimiento en las ventas.

El sistema S4DS es un software que tiene la capacidad de administrar y adoptar clientes con diferentes sistemas económicos, es decir, con monedas diferentes que correspondan a cada país.

Esto se puede observar tanto en toda la parte del sistema donde se visualizan cantidades de dinero, por ejemplo:

• Reportes

• Pedidos

• Gráficas

El sistema permite manejar en forma simultánea diferentes tipos de monedas, tales como:

• Dinero

• Puntos

• Comisiones

7.1.2. ​Formas de pago

En una compañía es muy importante el crecer en el mercado y conseguir una constante evolución, por esta razón, un punto clave es poder ofrecer a los clientes diferentes medios de pago, para que estos se acomoden de acuerdo con sus capacidades y necesidades, y así mismo facilitando el proceso de compra obteniendo una buena experiencia para todo tipo de público.

Para esto, S4DS permite la configuración de diferentes formas de pago como:

• Automatizada

  • Online

  • Batch

• Manual:

  • Por pantalla por el módulo de tesorería, se tiene la opción de seleccionar el banco y el cliente

7.1.3. ​Seguimiento a los pagos

Para el área de finanzas y tesorería es de vital importancia realizar seguimiento de la información de los pagos realizados por sus clientes, garantizando que la información que tienen en sus bancos o entidades financieras sean coherentes con la información del sistema.

Para esto, desde la plataforma de S4DS se tienen las siguientes opciones para asegurarse que los saldos están correctos:

• Conciliación

• Asociación a órdenes y liberación

7.1.4. Tesorería

Tesorería es una de las áreas más importantes para las compañías, ya que desde esta se maneja todo el flujo de efectivo y pueden generar diversas estrategias en función de aumentar el flujo de caja, como, por ejemplo:

• Los cobros por actividades de la empresa

• Negociaciones con los proveedores para sus pagos

• Gestiones bancarias

Por esta razón, S4DS cuenta con el módulo de tesorería, el cual facilita la consulta de la información de pagos realizados, teniendo en cuenta las diferentes monedas.

Esto se puede realizar a través de:

• Carga de pagos

  • Integraciones

  • Manualmente

    • Carga de archivo plano

    • Administrador

7.1.4.1. ​Listados y balance por medio de pago

El flujo de caja es el dinero que tiene la empresa en todas sus cuentas bancarias en un momento dado. El tener control e información de estos indicadores, permite reaccionar ante la necesidad de conseguir dinero o saber si puede realizar otro tipo de inversiones, para que de esta manera se pueda generar mayores ingresos y rentabilidad en la compañía.

Para realizar un control completo sobre la información obtenida de los pagos realizados, se puede llevar a cabo a través de:

• Administrador,

• Pago específico

• Exportación de todos los pagos.

7.1.4.2. ​Ingreso manual de pagos

El sistema permite ingresar pagos manuales a las personas que se encuentren registradas en la plataforma. En este puede seleccionar la forma de pago correspondiente y relacionarle el pedido/factura al que está asociado.

7.1.4.3. Conciliador de medios de pagos

7.1.4.3.1. Conciliador de pagos en efectivo

Este módulo nos permite filtrar por cliente para realizar la conciliación de forma manual.

7.1.4.3.2. Conciliador de pagos en línea

Es una pantalla para conciliar los pagos de forma automática o manual de los pagos que llegan de los bancos o que se ingresan de forma manual

7.1.5. ​Notas débito y crédito

Las notas débito y crédito son documentos o comprobantes que se realizan para un ajuste de saldo en la cartera del cliente.

El sistema de S4DS cuenta con un módulo en el cual se pueden generar notas créditos y débito de dinero y puntos.

• Nota débito: Es un comprobante que genera la compañía al integrante de la fuerza de venta, incluyendo el valor del cargo monetario (dinero - puntos) y la razón por la cual este fue realizado. Este cargo se suma al saldo de la respectiva cuenta.

• Nota crédito: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente, con el objetivo de informar la acreditación o abono (dinero - puntos) en su cuenta de un valor determinado y la razón por la cual este fue realizado. Este abono disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Conceptos:

• Tipos de notas (débito/crédito)

• Clasificación (tabla que define tipología para posteriormente hacer reportes)

• Periodos de aplicación (que ciclo comercial pertenece)

7.1.5.1. ​Creación de notas

Las notas crédito / débito se pueden realizar mediante pantalla o mediante Carga de archivo. Este administrador del sistema permite asignar notas a los clientes, ya sean débito o crédito, estas permiten realizar ajustes a cuentas de terceros y poder realizar una efectiva gestión.

7.1.5.2. Motivos de aplicación de notas crédito / débito

Es importante estandarizar las razones por las cuales son aplicadas las notas crédito / débito para poder extraer la información y agruparla para efectos estadísticos, además de dar mayor información a la aplicación de la nota.

7.1.6. ​Balance

Para el área de finanzas y tesorería es importante poder hacer seguimiento a los cobros o acreditaciones pendientes a la cartera, ya sea de la fuerza de ventas o del cliente.

Son los saldos que están en cartera del cliente o fuerza de ventas, es decir, es el valor que tiene pendiente por pagar o valor a favor, los cuales puede ser en:

• Moneda(s)

• Puntos

• Comisión

El módulo de gestión de cartera nos permite realizar varios filtros, (obligatorio saldo) con el fin de poder realizar una buena gestión y seguimiento. Por este módulo también podemos conciliar los saldos de cartera que según la empresa no son tan relevantes (e.g saldo mínimos)

7.1.6.1. ​Tipos

Existen unos tipos financieros que ayudan para el análisis:

• Financiero: Hace referencia a todo lo relacionado con saldos pendientes, fecha de vencimiento, ajustes, pagos

• Comercial: Hace referencia sobre consulta de saldos, cobros, saldos menores, gestión de compromiso de cartera

7.1.6.2. ​Cruce de movimientos

Los cruces financieros son:

• FIFO: El primero en entrar, primero en salir, la idea es que pedido que se haga se cruce con el pago que ingrese

• Consulta detalle: se puede ver en consulta centralizada en la opción de saldo, esto se puede exportar a Excel para hacer los respectivos cálculos

7.1.6.3. ​Conciliador estado de cuentas

El conciliador permite saldar los pagos realizados por la fuerza de venta que se hayan cargado a través de la carga de pagos o se hayan realizado desde la toma de pedidos.

A través del conciliador es posible:

• Insertar movimientos: Insertar todos los movimientos faltantes que tenga una persona previamente filtrada o desde una fecha en específica, tomando la información de las facturas realizadas, de los pagos efectuados, las notas crédito o débito, los puntos y el balance de comisiones que se le haya otorgado a cada cliente dependiendo de su plan de compensación. Después de esto se ejecuta el proceso de conciliación.

• Resetear Detalle de Movimientos: Elimina todos los detalles de movimientos y resetea el saldo que tenga el cliente previamente seleccionado o desde una fecha específica. Este proceso reconstruye los detalles de movimientos por cada tipo de moneda (plata, comisiones, puntos). Después de esto se ejecuta el proceso de conciliación.

• Resetear Movimientos: Elimina todos los movimientos con sus respectivos detalles que tenga cada cliente, de un cliente previamente filtrado o desde una fecha en específica, luego inserta todos los detalles y se realiza el proceso de conciliación.

Nota: Al no seleccionar un proceso por defecto se ejecutará solo la conciliación

7.2. ​Análisis y mejora

Usuario: Administrador

Ruta: Reports Dashboard

• En el tablero de reportes buscar el reporte Saldo Consolidado.

• En los filtros seleccionar:

  • From Year: 2022

  • To Year: 2022

  • Cycle: March 2022

• El sistema genera el reporte con las personas que tienen saldo

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