Comercial - Comisiones e Incentivos

1. Alcance

El alcance de este proceso es mostrar cómo hacer seguimiento de las metas, los cumplimientos, crecimiento del plan de carrera, o ya sea para evaluar las reglas definidas para el pago de las comisiones y de incentivos

• Comisiones

  • Calendario

  • Plan de carrera

  • KPI

  • Bonos

  • Gestión

  • Cálculo de comisiones

  • Resultados

• Compensación

  • Planes de carrera

  • Comisiones

  • Incentivos

• Monitoreo y gestión

• Soporte y gestión interna

• Análisis y reportes

1.1. Cobertura del Software

• Comisiones

  • Calendario

    • Ciclo comercial

    • Ciclos adicionales

  • Plan de carrera

    • Títulos de calificación

  • KPI (Indicadores)

    • Alimentación

    • Volúmenes

  • Bonos

    • Dinero

    • Puntos

    • Premios

    • Etiquetas (medallas)

  • Gestión de comisiones

    • Gestión Indicadores

    • Cálculo de rank pago

    • Cálculo de comisiones (opcional: Anticipo)

    • Cálculo de comisiones (Final ciclo)

    • Ajuste de comisiones

    • Validación comisiones

    • Aplicación rank honorífico

    • Pago de comisiones

  • Resultado de comisiones

    • Liquidación (general: KPI, Bonos)

    • Extracto (por persona)

    • Visualización de información detallada desde consulta centralizada

• Incentivos

  • Estrategias comerciales basadas en reglas

  • Cupones

  • Bonos/Notas

  • Descuentos

  • Productos gratis (kit)

  • Incentivos adicionales

    • Fletes

• Fidelización

  • Ganar

    • Programa de puntos

      • Catálogo

      • Reglas

    • Referidos

      • Incentivos / Objetivos

  • Monitorear

    • Extracto

    • Consulta

      • Referidos

      • Puntos acumulados

    • Vencimiento

      • Caducidad en tiempo

  • Redimir

    • Programa de redención de puntos

    • Canje de puntos a cuenta corriente

• Soporte

  • Gestión de incidentes

  • Gestión Interna

• Análisis

  • Reportes

  • Tableros dinámicos

    • Estadísticas de venta

    • Comportamiento de mi red

2. Definiciones

Es fundamental conocer las principales funcionalidades que ofrece el sistema, para realizar una buena gestión de comisiones y otorgamiento de incentivos a la fuerza de ventas.

Inicialmente, es de gran valor, identificar los diferentes términos que se utilizan en el sistema para obtener un mejor entendimiento de su finalidad y funcionamiento.

¿Qué son las campañas o ciclos?

Se le denomina campañas / ciclos a un periodo de tiempo definido por la compañía (por defecto este tiempo determinado se maneja por rango de meses), en el cual se debe realizar cierta cantidad de ventas, o vender determinados productos, de acuerdo a la campaña en la que se encuentren.

¿Qué es Compensación?

La compensación es la devolución de una deuda pendiente con una persona o empresa. Puede ser a través de un abono monetario, entrega de un objeto o título financiero que tenga el mismo valor del crédito.

¿Qué son las Comisiones?

Una comisión es una cantidad que se cobra en concepto de una operación o transacción comercial.

¿Qué son los Incentivos?

Premio o gratificación económica que se le ofrece y entrega a una persona para que trabaje más o consiga un mejor resultado en determinada acción o actividad.

¿Qué es un plan de carrera?

Un plan de carrera es un proyecto de formación individual de un trabajador, cuyo propósito es trazar el curso de su carrera y desarrollo profesional dentro de la organización. Este se ejecuta de manera conjunta con la empresa.

¿Qué es Rank?

Los rangos son segmentaciones y/o clasificaciones que se le otorgan a los consultores, estos pueden incrementar de nivel o tener un decremento de acuerdo con el desempeño que tengan en la compañía.

¿Qué son los KPI?

Conocido también como indicador clave, medidor de desempeño o indicador clave de rendimiento, es una medida del nivel del rendimiento de un proceso.

¿Qué son las reglas?

En el sistema se usan reglas, las cuales son una serie de condiciones que se definen para ejecutar un proceso o funcionamiento. (ejemplo; cuando una persona compre X producto obsequiar descuento o producto).

¿Qué es Integrar Red?

El paso de integrar red debe ser el primer paso en ejecutarse antes que cualquier otro, ya que a partir de este permite que el cálculo de indicadores se haga correctamente

Este paso es fundamental ejecutarlo después de haber recalculado la red, pues no son lo mismo por el hecho de que el proceso que este hace es solo para calcular indicadores

Tener en cuenta que, si este paso se vuelve a ejecutar después de haber calculado indicadores, estos se reiniciarán completamente, por lo tanto, habrá que volverlos a calcular.

¿Qué es calcular Indicadores?

Una vez se haya ejecutado el paso de calcular la red, podemos ejecutar este paso, el cual permitirá calcular todos los indicadores a las personas de la red

¿Qué es Integrar Indicadores?

El paso para integrar indicadores se debe ejecutar para insertar las liquidaciones de las personas.

¿Qué es Ajustar Indicadores?

Este paso se encarga de crear o ajustar un indicador en general o da la posibilidad de ajustar el volumen de una persona y su red con respecto a una carga de pedidos.

El paso tiene dos tab esenciales para realizar algunos de los dos ajustes:

• El tab de Ajustar Volumen:
  Este permite la redirección a la pantalla de carga histórica de pedidos para realizar el ajuste de volumen y una alerta que indica que se debe de recalcular los indicadores para que se vea afectado el upline de la persona y un botón que cambia de pasos al de recalcular red.

• El tab de Ajustar indicadores:
  Este permite realizar el ajuste a un indicador de una persona filtrada y la posibilidad de visualizar los indicadores de esta.

¿Resetear Indicadores?

¿Calcular Rank?

Al ejecutar este paso se ejecutarán unas reglas para otorgar un rank, las cuales realizarán la validación de las condiciones que fueron configuradas según el criterio del cliente.

¿Calcular Bonos?

Al ejecutar este paso se ejecutarán unas reglas para otorgar bonos, las cuales realizarán la validación de las condiciones que fueron configuradas según el criterio del cliente.

Si no se ha ejecutado el paso de validación, el resultado de los bonos sólo será visible para los roles que tengan el roleaccess CAN_VIEW_PARTIAL_COMMISSIONS de resto nadie podrá ver estos valores hasta que se ejecute el paso de validar bonos.

¿Validar Bonos?

Al ejecutar este paso, el resultado del cálculo de bonos será visible para todos, sin importar si tienen él role access CAN_VIEW_PARTIAL_COMMISSIONS o no.

¿Revisar y pagar?

Este paso contiene dos tabs:

• Commissions to pay:
  En este tab se visualizan las comisiones pendientes por pagar y a su vez se pueden pagar manualmente o se pueden pagar por con los medios de pago (Hyperwallet y payquicker, estos se deben de configurar según las credenciales de cada cliente)

• Commissions pay:
  En este tab se visualizan las comisiones ya pagadas donde se permite filtrar por usuario.

¿Compresión de red?

La compresión de red permite ejecutar la inactivación de las personas en la red y pasar sus comisiones a otra persona que le correspondan.

3. Funcionalidades destacadas

• Gestión de comisiones: desde la plataforma se puede realizar la gestión, manejo y análisis total a las comisiones, KPI, plan carrera y adicional generar reportes para realizar gestión interna.

• Incentivos y fidelización: Se puede ejecutar múltiples estrategias y reglas, las cuales permiten otorgar ciertos beneficios o poder tener un mayor crecimiento en la red por medio del aumento de stencil y retención de clientes.

• Gestión de incidentes: S4DS ofrece una herramienta de reporte y control para que los incidentes del cliente queden registrados y así mismo tener un manejo en tiempo real de la gestión de ellos.

• Reportes y tableros dinámicos: Los reportes y tableros dinámicos le permiten a la fuerza de ventas realizar una gestión masiva de datos en algún tema en específico por medio de la generación de archivos o desde la visualización en la pantalla de la información necesaria.

4. Condiciones

Para la adecuada utilización de las funcionalidades del SW es necesario tener definido previamente los elementos técnicos y/o de negocios, tales como:

• Plan de carrera: se debe de definir condiciones de cómo y cuándo se van a evaluar las reglas de negocio o de compensación.

• Plan de compensación: se debe de definir el plan de pagos o de compensación para la fuerza de ventas, cada cuanto y como se realizará dicho pago.

• Establecer periodos de campaña: se debe de tener claro, el inicio y fin de cada campaña o ciclo de venta, con esta información se realiza la evaluación del plan de compensación.

• Definir tipos de monedas e incentivos: el sistema permite tener múltiples monedas depende del país, por esta razón es importante tener claro qué monedas se van a utilizar y a su vez el plan de incentivos que se va a manejar.

5. Funcionamiento

5.1. Journey

David del área comercial, se encarga de gestionar las personas que hacen parte de la compañía, una vez se haya realizado el proceso de registro y gestión de la red.

Una de las tareas otorgadas a David es la administración de las comisiones e incentivos que la compañía otorga al personal como reconocimiento de su trabajo.

• Administración del plan de compensación

  • Calendario Comercial

  • Plan de carrera

  • KPI (Indicadores)

  • Bonos Gestión de comisiones

  • Resultado de comisiones

  • Históricos

• Incentivos y Fidelización

  • Ganar

    • programa de puntos y referidos

  • Monitorear

    • extracto y consulta

    • "Redimir: Estrategias comerciales basadas en reglas

    • Regalos, descuentos, etc.

    • Programa de redención de puntos

    • Cupones

    • Bonos/Notas"

• Revisa tickets relacionados a comisiones e incentivos

  • Gestión de incidentes

  • Revisa reportes

• Reportes

  • Clientes por estado: activos, inactivos, etc.

  • Tableros dinámicos

  • Estadísticas de venta

  • Comportamiento de mi red

6. Elementos configurables

6.1. Configuraciones Principales

• Configuración Máquina de Estados

  • Configuración del wizard

  • Creación de categorías para la máquina de estados

    • Diario

    • Mensual

    • Anual

  • Creación de los tipos de máquinas de estados

  • Configuración de pasos de la máquina de estados

    • Integrar Red

    • Calcular Indicadores

    • Integrar Indicadores

    • Devolver proceso de Indicadores

    • Calcular Rank

6.2. Configuración de Módulos Relacionados

• Configuración de roles y permisos de los usuarios

• Definir las fechas de los ciclos o de las campañas

• Configurar los productos que se pueden canjear por puntos

• Configuración de Continuidad de rangos

• Reglas de plan de carrera (Cálculo de rank)

• Habilitar o deshabilitar los KPI y hacerlos visibles (Comercial dashboard/ Resumen de liquidación / indicadores)

• Configuración de monedas

• Asignación de volumen comisionable y calificable en los productos del catálogo

• Configuración de puntos otorgados y puntos para redimir en el catálogo

• Configuración de cupones

• Asignación de widgets y reportes a un rol deseado

• Configuración de plantillas

• Creación y configuración de los ranks (igual)

• Configuración de reglas (si aplica)

  • De Rank

  • De compensación

  • Otorgamiento de bonos

  • Otorgar puntos

  • redención de premios - bonos

• Workflow de compensación

• Crear el Plan de carrera

• Definir y configurar sistemas de intercambio de puntos a monedas y viceversa

• Liquidación de comisiones

• Definición de diferentes reglas para incentivos

• Listado de indicadores de comisiones

6.3. Configuración del Módulo

Los clientes dependiendo de su plan de compensación y su promesa de valor a la fuerza de ventas puede requerir ejecutar algunos procesos para liquidar comisiones, bonos u otros incentivos en diferentes periodicidades.

El sistema permite la ejecución de procesos dentro del proceso general de comisiones por separado, pueden ser ejecutados procesos en una base diarios, mensual y anuales. Puede haber procesos que se calculen diarios, pero puede haber otros que se calculen mensuales, por esto se da la posibilidad al cliente de configurarlo de acuerdo con la necesidad.

6.3.1. Creación del wizard

El wizard es el que nos permitirá poder tener diferentes flujos para cada máquina de estado, ejemplo: un paso para calcular indicadores solo en la máquina mensual etc. ya que a este se le pueden configurar diferentes pasos y serán únicos para cada máquina.

6.3.2. Creación de categorías para la máquina de estados

Las máquinas de estados las asociamos a una categoría de issues de manera que este en conjunto con el wizard nos permite ir pasando por diferentes flujos para cada máquina.

6.3.3. Creación de los tipos de máquina de estados

Actualmente, se soportan los 3 tipos de máquina de estados, esto permitirá que tanto el cliente como la configuración de cada proceso sea más fácil, estos tipos nos permiten poder hacer diferentes flujos para cada cierto tiempo, es decir, cálculo de indicadores diarios se configuraría en la máquina de estados diaria y los procesos mensuales o anuales no se verán afectados por esto.

6.3.4. Configuración de pasos

Los pasos son los procesos el cual puede ejecutar cada máquina de estados

• Integrar Red

• Calcular Indicadores

• Integrar Indicadores

• Devolver proceso de Indicadores

• Calcular Rank

6.3.5. Comisiones

6.3.5.1. Administrador de Máquinas de Estado

6.3.5.2. Título de calificación. (Rank)

Este módulo permite configurar y definir los ranks que se utilizarán en el sistema para segmentar a la fuerza de ventas de acuerdo con su desempeño en la compañía.

En este se configura información relevante como:

• Lista de precios.

• Descripción.

• Código.

Además, este administrador permite crear, modificar y eliminar ranks. Para crear un rank no es necesario tener configuraciones previas.

Al realizar la configuración de un rank permite que otros flujos se configuren correctamente como:

• Plantillas.

• Continuidad de ranks.

• Contratos.

6.3.5.3. Liquidación de Procesos

6.3.5.4. Administrador de volúmenes

6.3.5.5. Indicadores de Liquidación

6.3.5.6. Estados de Liquidación

6.3.6. Incentivos

6.3.6.1. Grupos de incentivos

6.3.6.2. Metas

7. Alcance detallado

7.1. Comisiones

Las comisiones son un medio que permite a la compañía incentivar, motivar y pagar a la fuerza de ventas por la gestión realizada con la fuerte interacción que han tenido con la compañía.

7.1.1. Calendario

El calendario sirve para gestionar y definir procesos de liquidación de comisiones de acuerdo con un periodo de tiempo definido. El proceso de comisiones para un consultor está directamente relacionado con el calendario comercial que haya definido la compañía.

Calendario 1:

• Permite calcular ciertos indicadores y bonos de comisión (como adelanto o anticipo a todo el ciclo posterior comercial)
  Ejemplo: Quincenal

Calendario 2:

• Corresponde al calendario comercial de la empresa.
  Ejemplo: Meses del año

En cada cliente existe un plan de compensación. Allí se especifica cómo paga (Valor fijo, %) porque paga (ventas propias, ventas de mi red, etc)

De acuerdo a ese plan, en el sistema se habilitan unos indicadores, el cual se encargará de almacenar la información a medida que la persona o su red tomen pedidos.

Una vez se finalice el tiempo definido previamente en el calendario, el administrador se encargará de ejecutar el proceso que realiza el cálculo de la comisión, lo que hace que a cada persona se le relacione el total a pagar.

7.1.2. Plan de carrera

Los planes de carrera en una compañía pueden asemejarse a una serie de escalones que deben ir alcanzando los consultores para obtener ciertos beneficios de comisiones o de control de territorios. Estos escalones son lineales de tal forma que una persona va pasando de un nivel a otro secuencialmente al alcanzar ciertas condiciones que cada compañía define.

​​Los Rangos o Ranks determinan el plan de carrera dentro de la plataforma. Los consultores pueden ser promovidos manual o automáticamente por el motor de reglas cuando alcancen las condiciones asignadas para ese rango.

Los títulos alcanzados por los consultores también se tienen en cuenta para el pago de comisiones y pueden ser usados para asignar listas de precios de los productos.

7.1.2.1. Títulos de calificación

Los títulos se utilizan para segmentar a la fuerza de ventas y/o asignarle un título para identificar cómo efectuar los pagos basados en las estrategias comerciales definidas por la compañía.

Es el nombre que gana la persona de acuerdo con los indicadores establecidos en el plan de compensación, con base a:

• El desempeño en el ámbito de ventas

• El crecimiento y sostenibilidad de la red comercial.

Los títulos de calificación que se tienen en cuenta a la hora de otorgar comisiones son:

• Rank pagos: con este rank se realiza todo el tema de liquidación y pagos de las comisiones y puede variar según el resultado y la meta.

• Rank honorífico: Es el rango más alto alcanzado en la historia de la persona.

• Periodo de gracia: Es normal que algunas empresas les dan a los distribuidores más tiempo para lograr los objetivos o las metas antes de bajarlos de categoría. S4DS tiene la capacidad de configurar este período según las necesidades del negocio.

7.1.2.2. Reglas de otorgamiento de rank

Se usa para establecer un rango de un consultor o un cliente del negocio de acuerdo a las condiciones de la regla.

Con el motor de reglas se puede calcular el rango de un consultor de acuerdo con algunos de los KPI que son importantes para el negocio.

Un consultor puede ascender a un rango más alto si logra algunos objetivos en el mes, o puede ser degradado si no lo logra.

De igual forma, también se puede otorgar un rango honorífico a un consultor según el rango más alto alcanzado en un período de tiempo definido, y mantendrá este rango honorífico por otro tiempo.

7.1.3. KPI (Indicadores)

En el sistema se configuran, miden, monitorean y se usan los KPI para ejecutar todas las reglas del plan de compensación.

Actualmente, hay más de 250 KPI que se pueden utilizar para calcular las comisiones de cada consultor, y su línea ascendente. Pueden existir múltiples variantes de cómo calcular los KPI según la estructura de la genealogía, y el modelo de negocio del plan de compensación.

A través de los KPI es posible crear reglas que permitan:

• Alcanzar un título de calificación (pagado)

• Obtener valores de pago de comisiones

Los más de 250 KPI, pueden ser agrupados por funcionalidades:

• Volumen Personal - Comisionable y calificable, acumulativo o por periodo.

• Volumen de Grupo - Comisionable y calificable, acumulativo o por período.

• Estructura de la genealogía - Líderes, líderes de equipo, profundidad de la red, rangos.

• Actividad de la genealogía - Líneas activas o inactivas, Hijos activos y su volumen.

• Variación de rangos en la línea descendente para detener el cálculo hasta cierto nivel de consultores.

• Devoluciones - RMA personales y de la red.

• Saldo restante de la campaña o del periodo de tiempo.

Las siguientes son algunas definiciones de los KPI básicos que más se utilizan en un plan de compensación:

• Volumen personal: Suma de los valores comisionables o calificables de las ventas personales.

• Volumen de grupo: Suma de los volúmenes personales de la red teniendo en cuenta las normas comerciales de la empresa (Exclusión del volumen personal en la cabecera de la red, Exclusión de generaciones, exclusión de volúmenes por debajo de un margen mínimo).

• Volumen total: Suma de los volúmenes personales de la red teniendo en cuenta las reglas de negocio de la empresa (Exclusión del volumen personal).

• Volúmenes por nivel: Suma de los volúmenes personales de los consultores en un determinado nivel de la red, teniendo en cuenta las reglas de negocio de la empresa.

• Volúmenes generacionales: Suma de los volúmenes del grupo por generación. Una generación sube de nivel cuando se encuentra dentro de otra generación.

7.1.3.1. Cálculo de KPI

Para el cálculo del KPI se debe definir la unidad de medida (puntos, # de personas, moneda) que lo compone y la fuente de donde se toma esta unidad de medida. Lo anterior es requerido tanto para calcular el volumen calificable como el volumen comisionable.

Las fuentes base que definirán los volúmenes (VQ & VC) son:

• Catálogo

• Reglas sobre las ventas

• Procesamiento del pedido

• Configuración requerida de variables de entorno

• Definición de valores VQ & VC del catálogo

Ejemplo: Se vende un producto con IVA y con descuento

• Valor calificable (VQ): valor del producto consultor con IVA, pero sin tener en cuenta el descuento

• Valor comisionable (VC): valor del producto precio público con IVA menos el valor del descuento

7.1.3.2. Visualización de KPI

La visualización de los KPI es de gran importancia para la fuerza de ventas, ya que por este medio pueden estar monitoreando en tiempo real cómo van los indicadores, esto con el fin de tener planes reactivos y planes de acción para poder alcanzar las metas.

El Consultor puede visualizar los indicadores en diversas partes del sistema tales como:

• Pantalla de la red (Genealogía → Consultants)

• Pantalla de comisiones (Commissions → manage commissions)

• Consulta centralizada (Comercial dashboard)

7.1.4. Bonos

Para una compañía es muy importante remunerar a la fuerza de ventas con incentivos o premios por los objetivos logrados o alcanzados.

Los bonos son incentivos adicionales para entregar a los integrantes de la fuerza de ventas el resultado de su valor comisionable.

7.1.4.1. Tipos

• Dinero
  Son Bonos/comisiones entregadas en dinero, Esto es totalmente configurable en la regla que otorga cada bono/comisión. Puede ser cualquier moneda que tenga el cliente configurado, ya sea COP, USD, EU, MXN, etc.

• Puntos
  Son Bonos/comisiones entregadas como tipo puntos, el movimiento que se otorga es tipo puntos. Esto es totalmente configurable en la regla que otorga cada bono/comisión. Este bono se asigna a los puntos generales del consultor al que se le asignó el bono.

• Premios
  Son Bonos/comisiones entregadas en Premios. Se asigna un incentivo o premio como pago de la comisión.

• Etiquetas (medallas)
  Se puede segmentar a la fuerza de ventas con campos extendidos (segmentación) mediante la configuración de una regla basados en los indicadores de comisiones. Ejemplo: Menciones especiales que cada compañía crea como el Club Elite, Club del millón.

7.1.4.2. Cálculo y Otorgamiento

Basado en una regla que tiene condiciones y una conclusión configurable en el motor de reglas, el sistema realiza el cálculo del Bono y el otorgamiento de este.

Ejemplo:

Si se tiene el rango X, y se cumple un mínimo número de vinculaciones → Se Otorga el 4% de la venta de estas.

• Condiciones de otorgamiento: Rank X y cumple un mínimo número de vinculaciones

• Otorgamiento: a quienes cumplan las condiciones anteriores otorga el 4% de las ventas

• Cálculo: hallar el valor resultante del 4% de las ventas

7.1.5. Gestión de comisiones

Comprende la realización de una serie de actividades para lograr que se calculen y se otorguen las comisiones de forma correcta, tales como:

7.1.5.1. Verificación de la red

Verificar que la red se encuentre correctamente definida, es decir, que solo tenga una persona como padre de la red y que no existan referencias circulares para poder hacer la gestión de:

• Visualización de KPI

• Cálculo de comisiones

• Visualización de comisiones pagadas y pendientes

• Generación de reportes

• Visualización del extracto

7.1.5.2. Gestión Indicadores

Dependiendo del plan de compensación se analiza qué indicadores se deben prender o apagar para el correcto cálculo de las comisiones. Estos indicadores permiten en tiempo real ver el comportamiento de la fuerza de ventas. Entre los principales indicadores se encuentran:

• Volúmenes personales

• Volúmenes grupales

• Volumen de red

• Volumen total

• Activos por red

7.1.5.3. Cálculo del rank pago

Para poder liquidar las comisiones de las personas, lo primero que debe ocurrir es que se ejecuten las reglas que asignan o modifican los rangos de los consultores para poder partir de ahí y calcular el resto de KPI asociados a la comisión.

Para que esto funcione las reglas de cálculo de indicadores y asignación de rank deben estar correctamente configuradas, las reglas de este proceso se configuran en el proceso llamado "calculate rank"

7.1.5.4. Cálculo del anticipo de comisiones

Después de evaluar el rango (primer paso del procesamiento de liquidaciones), el sistema permite realizar solo un anticipo de las comisiones (Es el pago que se realiza antes que se finalice el ciclo comercial). Desde el administrador de comisiones se puede realizar este proceso para proceder con el pago al asesor.

7.1.5.4.1. Cálculo de comisiones (Final ciclo)

Después de evaluar el rango, se evalúa las demás condiciones establecidas en las reglas para que el sistema calcule el valor del pago de la comisión. Es el proceso más utilizado en la plataforma es donde al inicio del nuevo ciclo se calculan y pagan las comisiones del ciclo anterior.

Ejemplo: El 02 de marzo se pagan las comisiones de febrero.

7.1.5.5. Ajuste comisiones

Las notas débito y crédito son documentos o comprobantes mediante los cuales se realizan ajustes a una cuenta de terceros. Se pueden generar movimientos generales (débito/crédito) para otorgar o retirar comisiones por ajustes.

El sistema maneja 2 tipos de notas:

• Nota débito: Es un comprobante que la empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota.

• Nota crédito: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.

7.1.5.6. Validación comisiones

La validación ejecuta el proceso de comisiones para comprobar que lo que va a pagar el sistema si es correcto. Esto se puede validar contra el reporte de liquidación, si la validación es la correcta se ejecuta el proceso de pago.

7.1.5.7. Aplicación rank honorífico

El rango honorífico es alguna regla a partir del rango pago, creada para el desarrollo de estrategias comerciales.

Ejemplo: Un consultor ingresó en enero y como obtuvo muchas ventas recibió el rango de ORO, pero el mes actual le fue mal y su rango cambió a BRONCE. El rango actual (pago) es BRONCE y el rank honorífico obtenido es el ORO.

• La compañía "X" define como rango honorífico el último rango que obtenga el consultor al cierre del año.

7.1.5.8. Pago de comisiones

Este proceso es muy importante para tener en cuenta cuáles de las personas de la fuerza de ventas se le realizó el pago, con el fin de tener control en casos de que se generen reclamaciones.

Para realizar este pago se genera un reporte de las comisiones que se deben de pagar, esta las realiza el área de tesorería. Después de hacer este proceso, se debe de hacer la carga de pagos, y este marcará en el sistema la razón de las comisiones pagas.

7.1.6. Resultados de comisiones

Para ver los resultados de las comisiones y saber cuánto se debe pagar a cada consultor, S4DS cuenta con el administrador de resultados de comisiones. Adicional, esta información puede ser generada y exportada a través de archivos planos.

7.1.6.1. Listado maestro de liquidación de comisiones

Este módulo permite controlar el estado de las liquidaciones que se desarrollan por campaña. En este se centraliza el acceso a diferentes submódulos que permiten administrar elementos dentro de este proceso como lo son:

• Los indicadores que se activarán para el modelo del cliente

• Los títulos de clasificación que se usarán

• Módulos de administración del pago de comisiones

• Acceso a diferentes reportes asociados

7.1.6.2. Extracto

El administrador de extracto de comisiones permite consultar y exportar la información de las comisiones que se necesitan pagar, esto se puede gestionar para toda la red de un consultor o una persona en específico.

7.1.6.3. ​Visualización de información detallada

Adicional de los reportes, para visualizar la información detallada de los resultados de las comisiones, estas se pueden encontrar en el módulo de consulta centralizada buscando por una persona en específico.

7.1.6.4. Gestión de la red

Existen diversas formas de gestionar la red y gestionar los KPI, para realizar el seguimiento del desempeño de la compañía. Esto se puede realizar a través de Comisión, rank, etc.

Para conocer esta información se puede realizar directamente desde el árbol de la red, en la cual se encuentra información detallada sobre movimientos, incentivos y comisiones sobre determinada persona.

7.2. Incentivos

Los incentivos son aquello que impulsa a la fuerza de ventas a mejorar en ciertas tareas o aspectos. Se puede considerar como un beneficio tras alcanzar una meta. Por tanto, un incentivo es algo que motiva para hacer mejor y más rápido una tarea concreta, mejorando su rendimiento.

7.2.1. Estrategias comerciales basadas en reglas

A través del motor de reglas del sistema se configuran condiciones(reglas) que se evalúan al momento de procesar un pedido y así determinar si se otorga algún producto como regalo y/o descuentos adicionales.

7.2.2. Cupones

Se pueden otorgar cupones por un monto determinado para su futura redención en un pedido.

7.2.3. Bonos (notas)

Se pueden otorgar Notas crédito por un monto determinado para su futura redención en un pedido o disminuir su saldo pendiente en cartera.

7.2.4. Descuentos

Se pueden otorgar descuentos adicionales a los pedidos cumpliendo una serie de condiciones.

7.2.5. Productos gratis (kit)

Se pueden configurar reglas, donde al evaluar ciertas condiciones, si el pedido las cumple se le asigna un producto gratis en la orden o varios de acuerdo con como sea establecido por el cliente.

7.2.6. Incentivos adicionales

Se puede crear una Lista de preseleccionados para que estos sean llamados en reglas y apliquen a descuentos especiales.

Otorgar premios de acuerdo con su segmentación, su estado comercial o su rango.

7.2.6.1. Fletes

Se puede crear reglas el cual omitan el cobro del flete, o este sea por un monto inferior al establecido.

7.3. Fidelización (programa de puntos)

Los planes de incentivos y fidelización permiten mantener interesados y activos tanto a consumidores finales como a la fuerza de ventas de la compañía.

En cuanto a esta necesidad de negocio, la plataforma ofrece la posibilidad, para que los consultores que interactúen acumulen puntos en unidades no monetarias, que podrán llamarse estrellas, millas, monedas o cualquier nombre especial que haga sentido a la compañía.

Estos puntos pueden ser ganados por medio de compras de productos o por cualquier combinación de reglas que defina la compañía.

Al momento de ser acreditados a un usuario, estos puntos pueden ser usados también para redimirse en la compra de productos, otorgamiento de incentivos o asignación de premios, usando el motor de reglas del sistema.

7.3.1. Ganar

Los puntos son un incentivo que la compañía otorga a sus consultores cuando realizan distintas acciones que la compañía define.

Ejemplo: Puntos por incorporación de nuevos miembros a la compañía.

7.3.1.1. Programa de puntos

Uno de los objetivos de los programas de fidelización es mantener la preferencia por la compañía y sus productos tanto por parte de los clientes como de la fuerza de venta.

En el sistema se tiene la capacidad de otorgar puntos tanto al cliente final como a la fuerza de venta para que puedan canjearlos más adelante.

Dentro de las diversas estrategias que existen para retener a este público, está premiarlos por cada compra que hagan, para lo cual la plataforma le permite a Brenda y al equipo de mercadeo, definir cuántos puntos otorgará cada uno de los productos del catálogo una vez se vendan.

El programa de puntos se puede configurar a través de:

7.3.1.1.1. Catálogo

En el catálogo cada producto define dos campos para ser usados en el programa de fidelización:

• Points: son los puntos que un consultor o comprador final gana al comprar un producto.

• Redeem Points: cuantos puntos se requieren para redimir el producto.

Para la acumulación de puntos se usará el valor que tenga configurado cada producto en el catálogo en el campo de Points.

7.3.1.1.2. Reglas

Otro medio para configurar el acumular puntos es por la ejecución del motor de reglas, el cual podrá evaluar prácticamente cualquier variable del sistema para definir si otorga puntos a determinadas personas.

Ejemplo: Un uso práctico de esto es darle puntos extra a las personas que han comprado en conjunto dos productos específicos y que su rango esté en determinado nivel.

7.3.1.2. Referidos

El sistema tiene la opción de capturar y almacenar la información de la persona quien trajo la inscripción de la persona nueva, con esta información se puede hacer entrega de incentivos y puntos adicionales en las campañas.

Para evaluar las reglas de referidos se puede realizar en diferentes puntos:

• Consecutividad del referido en X campañas

• Monto de pedidos por campaña o ciclo

• Por cada referido se puede entregar un incentivo

7.3.1.2.1. Incentivos/Objetivos

Definición y reglas para otorgar premios o gratificaciones no monetarias que se otorgan a una persona por alcanzar los objetivos y metas planteadas por la compañía. Algunos ejemplos:

• Premios: Regalar diferentes productos

• Incentivos de viaje

• Reconocimiento personal

• Homenajes

• Convención

• Incentivos de automóviles

• Apoyo administrativo

Actualización de Guías de chequeo en metas, Porcentaje cumplimiento de metas asignadas.

7.3.2. Monitorear

La plataforma brinda opciones a la fuerza de venta para monitorear la información de los puntos, a través de:

7.3.2.1. Extracto

Se puede generar el reporte con la información de los puntos por cliente, desde el módulo de consulta centralizada en la opción de puntos.

7.3.2.2. Consulta

En el módulo de consulta centralizada tenemos la opción que nos permite hacer seguimiento a:

• Referidos

• Puntos acumulados

7.3.2.3. Vencimiento

Desde la plataforma se tiene la posibilidad de configurar el vencimiento de puntos según las políticas de cada compañía.

Esta información se puede exportar por diferentes reportes que se tienen en la plataforma.

7.3.3. Redimir

Los puntos se pueden redimir a través de las estrategias comerciales basadas en reglas, redención de puntos y canje de puntos a cuenta corriente.

7.3.3.1. Programa de redención de puntos

Es posible seleccionar productos del catálogo y configurarlos con el parámetro Redeem Points, lo cual permitirá que el cliente que cumpla con los puntos necesarios para adquirir el producto, lo añada a su pedido y le sea posible pagarlo con sus puntos.

7.3.3.2. Canje de puntos a cuenta corriente

La funcionalidad Wallet es un módulo de la plataforma S4DS que permite a los clientes y fuerza de venta canjear sus puntos, ya sea por dinero, por productos o por comisiones.

• Permite transferir puntos o incluso cambiar el dinero que se tiene de un tipo de moneda a otro, en el caso de que manejen varias monedas

• Permite intercambiar comisiones por puntos.

• Intercambiar puntos por comisiones

7.4. Soporte

7.4.1. Gestión de incidentes

Para una compañía es fundamental tener un control de todo lo que esté sucediendo con su negocio, las novedades presentadas, su estado y quien los atiende, etc.

S4DS ofrece una herramienta de reporte y control para que los incidentes del cliente queden registrados y así mismo tener un manejo en tiempo real de la gestión de ellos.

La fuerza de ventas podrá controlar la causa raíz de eventos no esperados que pueden afectar seriamente el negocio, de esta manera se intervienen y se evita su reincidencia.

En el módulo de incidentes se puede realizar gestión de:

• Estado, tipo de incidente y cola de tickets por medio de widgets (tableros dinámicos).

• Creación de tickets

• Visualizar la información detallada de la novedad y el afectado

• Historial de rastreo de todos los estados por los que ha pasado el incidente.

• Carga masiva y reporte de incidentes

• Auditoría de los procesos realizados en el incidente

Tipología de tickets

• Gestión de la red

• Activación/inactivación

• Comisiones

• Incentivos

7.4.2. Gestion Interna

S4DS ofrece distintas formas para realizar gestión en soporte, ya que esto es uno de los puntos más valiosos dado que se trata de ofrecer un buen servicio a todos los usuarios que usan el sistema.

7.5. Análisis

Son muy importantes para tener control de todas las variables del negocio, son de mucha importancia y desde S4 se puede tener toda la información desde la pantalla o mediante generación de reportes.

Para el análisis de la información se cuenta con diferentes tipos de consultas y reportes tales como:

7.5.1. Tableros dinámicos

Los widgets permiten acceder a información o indicadores de forma rápida y visual. Conteniendo información de diferentes componentes para acceder a ellos de manera resumida.

Esto permite al consultor tener una vista general de los indicadores y con base en ellos tomar decisiones para mejorar la estrategia de negocios.

La fuerza de ventas podrá acceder a información como:

• Estadísticas de venta

• Indicadores de red

7.5.2. Reportes

La recopilación y análisis de información es fundamental para la entidad comercial, ya sea para detectar áreas críticas u oportunidades en el mercado, y así mismo realizar seguimiento a varios puntos referentes a las ventas.

Los reportes permiten a la fuerza de ventas realizar una gestión masiva de datos en algún tema en específico por medio de la generación de archivos. Y de esta manera poder acceder a información detallada para llevar a cabo el debido seguimiento.

• Seguimiento a las ventas

  • Reporte de ventas

  • Reporte de facturas

  • Factura detallada de productos

• Seguimiento de incentivos

  • Reporte análisis de puntos acumulados

  • Reporte de puntos totales por campaña

  • Reporte de Incentivos - pedido pendiente

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