Comercial - Party Plan

1. Alcance

Una estrategia de Party es una forma de vender productos o servicios a un grupo de personas en un entorno informal. Los Party suelen ser organizadas por vendedores independientes que reclutan a sus amigos, familiares y conocidos para asistir a la fiesta. El vendedor presenta los productos o servicios a los invitados y responde a cualquier pregunta que puedan tener. Los invitados pueden entonces comprar los productos o servicios en el acto o más tarde.

Las fiestas de venta directa pueden ser una forma efectiva de vender productos o servicios porque pueden llegar a un gran número de personas en un corto período de tiempo. También pueden ser una forma divertida y social de hacer negocios.

El módulo de Party en el software S4DS le permite gestionar todo lo relacionado a esta estrategia como fechas y lugares de los eventos, invitados y asistentes, los pedidos tomados y definir y llevar registro de las metas a lograr en cada uno de los eventos organizados desde el módulo de Party Plan.

1.1. Cobertura del Software

• Tipos de Eventos

  • Físicos

  • Virtuales

• Agenda de eventos

• Envío de Invitaciones

• Gestionar invitados

• Gestionar Pedidos

• Cumplimiento de metas para el evento

2. Definiciones

¿Qué es un modelo Party Plan?

Estas son las principales características del modelo Party Plan:

• Los productos se distribuyen a través de vendedores independientes.

• Los productos se promocionan y comercializan en reuniones en el hogar o fiestas privadas organizadas por un distribuidor o anfitrión.

• El objetivo principal de estas reuniones es demostrar y exponer los principales beneficios y características de los productos y servicios a un grupo de compradores potenciales.

• Después de las demostraciones, los anfitriones toman las órdenes de los asistentes al evento.

• Uno de los objetivos de un evento Party Plan es también reclutar nuevos vendedores.

• Es un sistema para la generación de ventas y / o oportunidades de negocio.

• Los principales artículos que se comercializan en este modelo de negocio son los utensilios de cocina, perfumes, artículos para el hogar, joyas, cosméticos, bolsos y ropa.

• En estos eventos, es común proporcionar incentivos y descuentos tanto a los distribuidores como a los asistentes.

• Normalmente las empresas que manejan este modelo de negocio son aquellas que tienen un portafolio de productos que se hace necesario una experiencia sensorial para oler, probar o sentir.

Los expertos en el party plan dicen que la clave para tener éxito en esto no es verlo como un trabajo sino sentirlo como si se estuviera organizando una reunión especial de amigos para compartir y disfrutar.

Una vez que los asistentes se sientan cómodos, pueden comenzar a mostrar sus productos, ofrecer pasabocas a los invitados y mantener ese mismo ambiente en el momento de mostrar los productos.

El modelo de Party Plan permite a las personas celebrar, compartir y ganar dinero.

3. Funcionalidades destacadas

Metas y listas de chequeo: El sistema tiene la opción de configurar metas para llevar a cabo los eventos con unos objetivos claros.

Se pueden configurar metas o actividades a realizar previo a la fiesta, durante el evento o al finalizar. Con esto garantizamos que el vendedor/organizador del evento pueda tener en mente y no olvide sus objetivos con ell fin de lograr un evento exitoso.

4. Condiciones

Para la adecuada utilización de las funcionalidades del SW es necesario tener definido previamente los elementos técnicos y/o de negocios, tales como:

Tipos de eventos: para configurar correctamente el módulo de party plan se debe tener claro si se van a permitir eventos de diferentes tipos, se podrían configurar eventos físicos y virtuales. Depende cual sea el modelo de negocio de la compañía se configurar uno de los tipos, o ambos. Hay algunas compañías que requieren que los eventos sean 100% presenciales, pues lo que buscan es hacer demostraciones que las personas puedan probar, oler, tocar y ver directamente los beneficios del producto.

Otras compañías consideran que los 2 tipos de eventos son necesarios y el sistema debería de tener ambos configurados para que los vendedores puedan proceder de acuerdo con necesidad con la creación de estos eventos.

Plantillas de invitaciones: para que los vendedores puedan enviar las invitaciones a los invitados, la compañía debe de diseñar un formato con el logo de la compañía y un mensaje estándar que sirva a la fuerza de ventas para cuando estén invitando a sus clientes.

Esta plantilla o plantillas se pueden configurar en el software y estarán allí disponibles para el momento los vendedores creen los eventos.

5. Funcionamiento

5.1. Journey

El equipo de Comercial de la compañía ABC LLC, liderado por Ana, necesita realizar diferentes actividades para que la fuerza de ventas pueda lograr sus objetivos de negocio.

• Ana en Comercial se encarga de estos procesos:

  • Asegurar las ventas por diferentes canales:

    • Ana junto con su equipo deben asegurar que toda la fuerza de ventas esté constantemente realizando actividades con las cuales puedan incrementar el número de órdenes y aumentando cada vez más sus ventas totales. Para esto Martha y el equipo deben de hacer uso del módulo de party plan de S4DS para habilitar canales de venta que permitan lograr este objetivo, el equipo debe entonces entrar al sistema y asegurarse de:

      • Definir los tipos de eventos:

        • Físicos, Virtuales u otros.

      • Estructurar las plantillas para las invitaciones a los eventos (para esto probablemente trabajen con el equipo de comunicaciones de la compañía)

      • Definir las metas y las actividades que se les deben de crear a la fuerza de ventas para que logren el mayor beneficio posible de cada evento que se organice.

5.2. Esquema

…

6. Elementos configurables

6.1. Configuraciones Principales

• Tipos de eventos.

• Pendientes.

6.2. Configuración de Módulos Relacionados

• Configuración tipos de pedido.

• Configuración flujos de pedidos.

6.3. Configuración del Módulo

6.3.1. Tipos de Eventos

En este administrador podrás configurar los tipos de eventos (Party) que la compañía considere necesarios, tales como los presenciales (Home party), los virtuales, u otros temáticos para lanzamientos o temporadas especiales.

Los tipos de eventos que sean acá configurados, luego se verán reflejados en el campo “Party Type” del primer paso del flujo de creación de un nuevo evento desde el administrado de eventos.

6.3.2. Pendientes

El configurador de pendientes facilita al usuario una manera ordenada de conocer los pasos que debe de realizar en un módulo en específico, en este caso del módulo de eventos.

Podrá definir las acciones pendientes por realizar, antes, durante y después de cada evento; describiendo detalladamente cada una de las actividades.

Las acciones pendientes de Party se verán reflejadas en la pantalla de gestion de un evento.

6.3.3. Metas

En el piñón de “administrador de procesos”, en el grupo, bloque ó sección de “Incentivos”, podemos encontrar el acceso a la pantalla o administrador de “Metas”; en el cual se puede parametrizar, entre otras cosas, las metas para los eventos o “Parties”.

Estando en “Metas”, para parametrizar las metas de “Party” o evento, debemos usar la barra y el botón de búsqueda para hallar el registro de metas de PARTY, y luego dar click en el ícono del lápiz para editar el registro. (Se abrirá una modal de editar las metas).

Al final de la modal encontraremos una especie de tabla para parametrizar las metas de “Party”. Dicha tabla contiene los campos:

• Variable: Es el nombre que se le dará a la meta.

• Valor requerido: Es la relación de igualdad (ó desigualdad) respecto al valor de la meta. Es decir, si la meta deberá ser mayor que el valor, menor que el valor ó igual que el valor.

• Descripción: Es el valor numérico que tendrá la meta.

• Unidad: Determina sí el valor numérico de la meta representará cantidades unitarias o valor monetario.

Las metas que principalmente suelen agregarse son las de:

• Cantidad de invitados al evento.

• Cantidad de asistentes al evento.

• Cantidad de pedidos tomados.

7. Alcance detallado

7.1. Calendario de Eventos

Al ingresar al administrador de eventos se encuentra con un calendario, en el cual se puede visualizar la fecha y la hora de los diferentes eventos programados, tales como Parties, reuniones personales, ó visitas.

Desde allí también podrá ingresar a gestionar lo relacionado a los eventos tipo Party, dando click sobre el evento específico.

Se puede personalizar la visualización del calendario, por mes, por semana, por día o por lista.

7.1.1. Creación de Eventos

En la parte superior derecha encontrará un botón de acciones, entre las cuales se encuentra la de crear un nuevo evento Party.

En el primer paso del flujo de creación de un nuevo party se diligencia un formulario con los campos de información del evento como:

• Nombre del evento.

• El consultor que organiza el evento.

• El anfitrión del evento (puede ser el mismo consultor que organiza el evento u otra persona como alguno de los compradores interesados en el evento, el cual decide ofrecer su residencia para la realización)

• La dirección del evento.

• La fecha y hora.

• La duración.

• Y el tipo de evento.

En el segundo paso, se personaliza el mensaje de la plantilla de invitación, la cual será enviada por correo electrónico.

En el tercer y último paso, se valida cómo se visualizará la invitación, el recordatorio y el agradecimiento por la asistencia. Para finalmente aprobar y guardar, creando así el nuevo evento.

7.1.2. Gestionar Evento

Una vez creado un Party, se puede gestionar lo relacionado al evento como:

• Seguimiento a las metas de invitados, asistentes y pedidos.

• Agregar invitados.

• Editar datos del evento como fecha, hora, ó dirección.

• Hacer seguimiento a las acciones pendientes de antes, durante y despues del party; y marcar las que vayan quedando realizadas.

• Tomar Pedidos a los invitados.

• Cerrar el evento.

En éste primer bloque o segmento podemos ver el progreso de las metas que se hayan configurado previamente desde el módulo de “metas” como se indica en el numeral 6.3.3. Metas de este documento.

En este caso, cada que se agregue un invitado al evento, cada que uno de esos invitados acepte la invitación o cada que se le tome un pedido a alguno de los invitados, se llenará de color el porcentaje de la barra de progreso.

En esta sección o segmento de invitados podemos visualizar y gestionar, entre otras cosas:

• El agregar invitados, ya sean usuarios registrados o no registrados en el sistema.

• Las respuestas a la invitación por parte de los invitados. Un punto verde izquierdo si el invitado aceptó, un punto medio amarillo si el invitado no está seguro o un punto rojo derecho si el invitado rechazó.

• La toma de pedidos de cada invitado.

En esta sección de Checklist se verán reflejadas las tareas configuradas previamente desde el módulo de “Pending” tal como indica el numeral 6.3.2. Pendientes de este documento. En esta sección podrá marcar el checkbox de cada tarea que haya quedado realizada exitosamente, para así llevar un control y evitar que alguna de ellas se pase por alto sin realizarse.

7.1.2.1. Agregar invitados

Para agregar invitados al evento se debe dar clic en el botón “Adicionar”, ubicado en la parte superior derecha de la sección de administrar invitados. (se abrirá una modal)

Si el invitado ya está registrado en el software, al comenzar a diligenciar el campo nombre, aparecerá listado, para poder seleccionarlo, y poder autocompletar los demás campos de la modal con la información del usuario. De lo contrario deberá diligenciar manualmente todos los campos de la modal.

7.1.2.2. Toma de pedido a invitados

Para realizar el pedido de un invitado, debes acceder al menú desplegable, ubicado en el extremo derecho del registro del invitado, representado por tres puntos horizontales, y seleccionar la opción 'Órdenes'. Esta acción te redirigirá al primer paso del proceso de pedidos.

Si el usuario ya está registrado, esta acción te redirigirá al primer paso del proceso de pedidos. Y a partir de ahí, simplemente sigue los pasos del flujo de pedido, que incluyen la selección de productos, la verificación o el llenado de los datos de envío y la realización del pago, hasta completar el pedido de manera exitosa.

Luego de finalizar exitosamente la toma del pedido, éste se verá reflejado en el bloque o segmento de “Administrar invitados”.

Pero si el usuario no está registrado, la acción de ordenes lo redirigirá primero a un flujo de registro, antes que al flujo de pedido.

Este flujo de registro consta de dos pasos:

• En el primero se diligencia el campo correo electrónico.

• En el segundo se diligencian el resto de los datos personales como: documento, celular, y contraseña.

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